In 7 Schritten in die digitale Welt

Zusammenfassung

Je nachdem welche Schritte Sie schon unternommen haben, kann es 1 bis 3 Jahre dauern, bis Sie vollständig in der digitalen Welt angekommen sind. Je früher Sie also starten, desto besser.

Schritt 1: Überzeugungsarbeit leisten

1a – Die eigene positive Einstellung

Ein Steuerberater hat es treffend ausgedrückt: "Als mir die Tragweite der digitalen Welt bewusst wurde, merkte ich: Es geht nicht weg!"

Sie selbst müssen natürlich als Erster überzeugt sein und den Weg gehen wollen. Dieses E-Magazin hat Ihnen dazu zahlreiche Informationen und Argumente geliefert. Wenn das noch nicht ausreicht, besuchen Sie Kongresse von Kammern und Verbänden, die das Thema Digitalisierung auf der Agenda haben.

1b - Holen Sie von Anfang an Ihre Mitarbeiter mit ins Boot

Suchen Sie sich Verbündete in der Kanzlei. Mitarbeiter, die der digitalen Welt gegenüber aufgeschlossen sind und eine Vorreiterrolle übernehmen. Besprechen Sie mit diesen Mitarbeitern vorab, welche Schritte in welcher Reihenfolge umgesetzt werden und bei welchen Themen sie federführend mitwirken können und wollen.

Veranstalten Sie einen Team-Workshop, in dem Sie die zukünftige Entwicklung aufzeigen und Ihren konkreten Umsetzungsplan. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter dabei ihre Ängste äußern und greifen Sie diese in einer Pro-und-Contra-Liste auf. Ablehnung ist bei Neuem normal. Nehmen Sie die "Aber" ernst und überlegen Sie gemeinsam, mit welchen Maßnahmen das "Aber" aus der Welt geschaffen wird.

Schritt 2: Mit den internen Prozessen beginnen

Falls Sie noch keinen Kontoauszugsmanager einsetzen: das ist absolutes Muss. Sollte es an den 10 EUR monatlich beim Mandanten scheitern, die einige Banken noch dafür verlangen, übernehmen Sie diese Kosten. Das ist es allemal wert, entscheidend ist eine laufend gepflegte Lerndatei. Damit automatisieren Sie 80 % und mehr der Bankbuchungen.

2a - Führen Sie ein Dokumentenmanagementsystem ein

Sprechen Sie mit Ihrem Softwarehaus bzw. sehen Sie sich nach passenden Lösungen um. Es gibt auch externe Berater, die bei der Einführung unterstützen. Die Systeme sind inzwischen voll ausgereift. Alle internen Dokumente werden digitalisiert und verschlagwortet. Die Mitarbeiter werden auf das System geschult. In den meisten Kanzleien hat es sich bewährt, das aktuelle Jahr und das Vorjahr von Aushilfskräften in einer Einmal-Aktion digitalisieren zu lassen und ab dann sämtlichen Postein- und -ausgang und interne Belege von den Mitarbeitern einscannen zu lassen. Je nach Kanzleistruktur übernimmt das dann das Sekretariat oder falls nicht vorhanden, die einzelnen Mitarbeiter.

Schaffen Sie rigoros – nachdem alles eingescannt ist - alle Ordner mit Papierbelegen ins Archiv. Und warten Sie ab, wie oft die Mitarbeiter tatsächlich dort hingehen, weil ihnen etwas fehlt. So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter mit dem DMS arbeiten.

2 Monitore pro Arbeitsplatz oder ein großer Bildschirm sind ab jetzt sinnvoll.

Bis das System rund läuft dauert es 3 bis 6 Monate.

2b - Nutzen Sie ASP

Lagern Sie Ihre Rechnerkapazitäten aus. Das ist quasi Ihr erster Schritt in die Cloud. Sie müssen sich intern nicht mehr um Hard- und Softwareaktualisierungen und die Sicherheitsroutinen kümmern.

Es gibt zahlreiche Angebote der Softwarehäuser und Systempartner dazu. Holen Sie sich entsprechende Angebote ein.

Schritt 3: Kanzleirechnungswesen digital umstellen

Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Finanz- und Lohnbuchhaltung. Scannen Sie Ihre Belege ein und nutzen Sie die von Ihrem Softwarehaus angebotenen digitalen Lösungen in vollem Umfang.

3a – Pilotteam bilden

Stellen Sie parallel dazu eine Handvoll Mandanten im Rahmen eines Pilotprojekts um. Bilden Sie dazu eine Digital-Team mit den interessierten Mitarbeitern und Mandanten, die Erfahrungen sammeln und auch bei Rückschlägen nicht gleich das ganze Projekt infrage stellen.

Prüfen Sie bei diesen Mandanten, welche Schnittstellen vorhanden sind oder geschaffen werden müssen, um die digital vorhandenen Unterlagen beim Mandanten reibungsfrei in das eigene System einzulesen.

Hier werden dann Fragen geklärt wie: wer scannt – Kanzlei oder Mandant bzw. welche Kombinationen sind möglich. Wie sieht der Buchungsrhythmus künftig aus, bis wann sind die digitalen Belege einzureichen. Ziel des Projektteams ist es, den physikalischen Pendelordner durch digitale Zusammenarbeit abzuschaffen.

3b - Umsetzungsstrategie für alle Mandanten

Dann können Sie portionsweise an Ihre bestehenden Mandanten herantreten.

Bilden Sie Kategorien, welche Mandanten sinnvoller Weise zuerst umgestellt werden. Beginnen Sie mit den Aufgeschlossenen und mit denen, für die es den größten Nutzen bringt, z. B. weil die Entfernung zur Kanzlei mehr als 30 km beträgt.

Es wird Mandanten geben, die sich darauf nicht einlassen wollen. Stellen Sie diese ans Umstellungsende. Wenn alle anderen umgestellt sind, entscheiden Sie, ob das noch die richtigen Mandanten sind oder erhöhen Sie die Preise aufgrund manueller Zusatztätigkeiten.

Der Gesamtprozess dauert erfahrungsgemäß 1 Jahr, wenn Sie eine klare Ziels...