Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 2.4.7.6 Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Rz. 72

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvorschriften des § 26a UStG. Für einen Unternehmer bedeutet dies eine Bußgeldandrohung von bis zu 5000 EUR (vgl. § 26a Abs. 1 Nr. 2 i. V. m. Abs. 2 UStG; vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 10 UStAE – auch zum Vorsteuerabzug bei Verstößen). Die aufbewahrten Rechnungen müssen nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG während des gesamten Aufbewahrungszeitraums die Voraussetzungen des § 14 Abs. 1 S. 2 UStG erfüllen, d. h. es müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnungen gewährleistet sein (BMF vom 26.07.2011: auch die maschinelle Auswertbarkeit; vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 5 S. 1 UStAE). Ausweislich der Gesetzesbegründung (vgl. BT-Drucks. 17/5125 vom 21.03.2011, 52) gilt: "Auch bei elektronischen Rechnungen sind § 147 AO, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Danach hat die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten der elektronischen Rechnung auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar sein." Zu den GoBS bisher vgl. BMF vom 07.11.1995, Az: IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl I 1997, 738; zu den GDPdU vgl. BMF vom 16.07.2001, Az: IV D 2 – S 0316 – 136/01, BStBl I 2001, 415 jeweils mit späteren Änderungen, insbesondere BMF vom 14.09.2012, Az: IV A 4 – S 0316/12/10001, BStBl I 2012, 930 zur Aufhebung Abschn. II. Nr. 1 der GDPdU (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 6 UStAE n. F.; vgl. Pfadler, NWB 2012, 322). Für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen, vgl. BMF vom 14.11.2014, Az: IV A 4 – S 0316/13/10003 (GoBD), BStBl I 2014, 1450. Zur Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen auf CD durch (Apotheken-)Lieferanten vgl. LfSt Bayern vom 20.01.2017, S 0317.1.1-4/3 St 42, DB 2017, 280. Zu Kontierungsvermerken auf elektronisch erstellten und versandten Eingangsrechnungen vgl. LfSt Bayern vom 20.01.2017, S 0316.1.1-5/3 St 42, DStR 2017, 547. Literaturhinweis: Burbaum/Schlüter in UR 2017, 222 ff.; Herold/Volkenborn in NWB 2017, 922 ff.; Henn/Kuballa in NWB 2017, 2648 ff. und 2779 ff.