Elektronische Rechnungen, Kontierung

LfSt Bayern, 20.1.2017, S 0316.1.1 - 5/3 St 42

Das BMF-Schreiben vom 29.1.2004 (BStBl 2004 I S. S. 258) setzt die Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) in nationales Recht um und führt unter Tz. 2 Grundsätze für eine elektronisch übermittelte Rechnung auf.

In der Praxis werden derzeit vermehrt elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser Art der Rechnungsstellung liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg kann dabei nicht erfolgen.

Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD – BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450; für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen) muss der Originalzustand eines elektronischen Dokuments jederzeit lesbar gemacht werden können und damit prüfbar sein; etwaige Bearbeitungsvorgänge oder andere Veränderungen, wie z.B. das Anbringen von Buchungsvermerken müssen protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert werden (Rz. 123, 110f.). Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum jedoch zwingend erforderlich. Anders als beim Papierbeleg, bei dem diese Angaben auf dem Beleg angebracht werden müssen, können sie bei einem elektronischen Beleg dagegen auch durch die Verbindung mit einem Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen (Rz. 64).

Insoweit ändert sich die Handhabe nicht wesentlich im Vergleich zu jenen Veranlagungszeiträumen, welche noch nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS – Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU – BMF-Schreiben vom 16.7.2001, BStBl 2001 I S. 415) zu beurteilen waren, aus denen sich dies jedoch nicht ausdrücklich ergeben hatte.

Normenkette

AO 1977 § 146