Bei der Archivierung sind die GoBD anzuwenden. Dazu gehörten Klarheit und Übersichtlichkeit, sowie Nachprüfbarkeit. Die Buchführung soll sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, ihre Entstehung und Abwicklung und die Lage des Unternehmens vermitteln (§ 238 HGB, § 239 HGB). Weitere Vorschriften für Buchführung enthalten die § 240 bis § 261 HGB.
Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen findet man in § 146 AO, § 146a AO und §146b AO. Darin sind auch Fragen der elektronischen Buchführung geregelt.
Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich der AO zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 AO). Die zuständige Finanzbehörde kann auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzung ist, dass
- der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
- der Steuerpflichtige seinen sich aus den § 90 AO, § 93 AO, § 97 AO, § 140AO bis § 147 AO und § 200 Abs. 1 und 2 AO ergebenden Mitwirkungs- und Buchführungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
- § 147 Abs. 6 AO in vollem Umfang möglich ist und die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Die neueste Version der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) kann man beim Bundesministerium der Finanzen als PDF-Datei herunterladen.
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