Compliance bei der Nutzung und Archivierung von betriebl ... / 4 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Bei der Archivierung sind die GoBD anzuwenden. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 in Kraft.

Die GoBD beinhalten mehrere zentrale Grundsätze, die bei der Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen beachtet werden müssen:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert sein, dass sie für Dritte nachvollziehbar und prüfbar sind.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Daten und Belege müssen vollständig erfasst und aufbewahrt werden.
• Richtigkeit: Die erfassten Daten müssen korrekt und wahrheitsgemäß sein.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen.
• Ordnung: Die Dokumente müssen systematisch und übersichtlich archiviert werden.
• Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden, ohne, dass dies dokumentiert wird.

Bei Cloud-basierten Aufbewahrungslösungen sind die zusätzlichen Anforderungen nach EU Data Act Art. 28-30 zur externen Datenpeicherung und Art. 32 DSGVO (TOMs) zu beachten.

Die Buchführung soll sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, ihre Entstehung und Abwicklung und die Lage des Unternehmens vermitteln (§ 238 HGB, § 239 HGB). Weitere Vorschriften für Buchführung enthalten die § 240 bis § 261 HGB.

Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen sind in § 146 AO, § 146a AO und §146b AO zu finden. Darin sind auch Fragen der elektronischen Buchführung geregelt.

Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich der AO zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 AO). Die zuständige Finanzbehörde kann auf schriftlichen Antrag der Steuerpflichtigen...