Rz. 47
Steuerlich relevante Daten, die in elektronischer Form vorliegen, dürfen auch nach Ausdruck dieser Daten nicht vernichtet werden. Die GoBD schreiben vor, dass im Unternehmen eingehende digitale Dokumente mit einem eindeutigen Index zu versehen und unter diesem über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicher vorzuhalten sind.[1] Trotz dieser Vorgaben werden im Prüfungsfall teilweise immer noch Ausdrucke unter Hinweis auf nicht mehr verfügbare maschinell auswertbare Datenbestände oder wirtschaftlich nicht vertretbare Extraktionsarbeiten zur Verfügung gestellt.
Rz. 48
- Obgleich in der Prüfungspraxis trotz der eindeutigen gesetzlichen Vorgaben teilweise immer noch Papierausdrucke zur Verfügung gestellt werden, wurde seitens der Finanzbehörden auf eine Verschärfung der Sanktionslage vor dem Hintergrund der bis auf wenige Ausnahmefälle vorhandenen Mitwirkungsbereitschaft der geprüften Unternehmen und steuerlichen Berater bisher verzichtet. Als drohende Sanktionen bei Nichterfüllung der Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten stehen der Finanzverwaltung Maßnahmen wie Bußgeld, Zwangsmittel und Schätzung zur Verfügung.
- Allein ein Verstoß gegen die formellen Anforderungen an die Buchführung rechtfertigt aber noch nicht eine Schätzungsbefugnis nach § 162 Abs. 2 AO. Vielmehr muss die Buchführung wegen gravierender Mängel der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden können. Eine Schätzungsbefugnis ist aber nur gegeben, wenn die formellen Mängel so weitreichend sind, dass die sachliche Richtigkeit der Buchführung nicht mehr gewährleistet ist.[2] Da Strafschätzungen unzulässig sind,[3] wird das Finanzamt ggf. die vom Steuerpflichtigen in Papierform vorgelegten Unterlagen der Besteuerung zugrunde zu legen haben. Sollte die Vorlage von Papierunterlagen allerdings dazu führen, dass bestimmte Prüfungsfelder de facto nur stichprobenartig geprüft werden können, weil der Prüfer andernfalls etwa eine Unmenge von Papierbelegen sichten müsste, die er bei Vorlage der gespeicherten Daten erheblich schneller und vollständig prüfen könnte, sind diese Mängel so gravierend, dass sie m. E. eine Schätzung nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO rechtfertigen können. Dies gilt insbesondere, wenn bei der stichprobenartigen Überprüfung der Belege eine falsche steuerliche Behandlung festgestellt wurde.
- Da sich der Steuerpflichtige mit einer wie auch immer gearteten Zugriffsverweigerung nicht rechtskonform verhält, können auch negative Auswirkungen bei der Entscheidung über Billigkeitsmaßnahmen wie etwa dem Erlass von Steuern oder auch im Zusammenhang mit Unbedenklichkeitstatbeständen nicht ausgeschlossen werden.
- Nach Einsatz des zwecks gezielter Fallauswahl der prüfungswürdigen Betriebe geplanten bundeseinheitlichen Risikomanagementsystems in der Außenprüfung könnte die mangelhafte Bereitstellung steuerlich relevanter Datenbestände in elektronischer Form die Finanzbehörden dazu veranlassen, dies als Risikoparameter aufzunehmen.
- Eine entsprechende Verweigerungshaltung des Steuerpflichtigen führt ferner zu einer erheblichen Verschlechterung des Prüfungsklimas.
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