Die Ausübung des Vorsteuerabzugs aus elektronischen Rechnungen setzt insbesondere voraus, dass der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (oder zumindest zum Zeitpunkt der Vornahme des Vorsteuerabzugs besessen hat). Dass er hinsichtlich dieser Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung nach § 14b UStG, § 147 AO einschließlich GoBD[1] erfüllt, ist grundsätzlich nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.[2] Allerdings kann eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG als Ordnungswidrigkeit i. S. d. § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet und mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 EUR belegt werden.
Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) muss die erhaltene elektronische Rechnung in ihrem Originalzustand archiviert werden. Deshalb sollte der Eingang elektronischer Rechnungen gemäß unternehmensinterner Vorgaben grundsätzlich nur über abschließend definierte Kanäle ermöglicht werden (z. B. zentralisierte E-Mail-Adresse wie rechnungseingang@musterfirma.de oder ähnlich eindeutig definierte Portale). Dadurch wird das Risiko vermieden, dass für eingehende elektronische Rechnungen nicht immer die notwendigen Schritte ergriffen werden.[3] Z. B. könnten elektronische Rechnungen mangels besseren Wissens von dem empfangenden Mitarbeiter ausgedruckt und in den Prozess der Verarbeitung von Papierrechnungen eingespielt werden, sodass die geforderte elektronische Aufbewahrung des Urbelegs unterbleibt.[4]
In diesem Zusammenhang ist nochmals darauf hinzuweisen, dass es nach den Erfahrungen der Beratungspraxis und Ergebnissen verschiedener Studien im Finanz- und Rechnungswesen bei der digitalen Belegverarbeitung im Mittelstand und bei kleineren Unternehmen noch immer einen großen Nachholbedarf gibt.[5]
Aufbewahrung von E-Mails
Dem Grunde nach müssen auch E-Mails in elektronischer Form aufbewahrt werden, zumindest, wenn sie die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs haben. Dient eine E-Mail hingegen nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (vergleichbar mit einem Papierbriefumschlag).[6]
Praktikable Lösung für kleine Unternehmen
Sofern kleine Unternehmen ohne "eigene" ECM-Lösung nach einem möglichst einfachen Weg suchen, um ihren Vorsteuerabzug aus elektronisch empfangenen Rechnungen zu sichern und zugleich ihre Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, kann sich folgende Vorgehensweise anbieten:
- E-Mail und Rechnung ausdrucken (ggf. aus Downloadbereich im Web)
- Verwendung der Ausdrucke als Buchungsbelege
- Zusätzliche Speicherung der Rechnung und ggf. E-Mail auf PC, Server etc.
- Ggf. endgültige Speicherung (z. B.) auf einer nicht überschreibbaren CD bzw. DVD.[7]
In der Praxis ist nach wie vor – zumindest vereinzelt – feststellbar, dass Unternehmen elektronisch empfangene Rechnungen durch einfachen Ausdruck eigenmächtig in eine Papierrechnung "umswitchen". Dies hat zwar bei ordnungsgemäßer Rechnungsprüfung etc. keine unmittelbare Auswirkung auf den Vorsteuerabzug, stellt aber zumindest einen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 UStG dar und kann deshalb mit einem Bußgeld geahndet werden (siehe oben).
Interne Papierausdrucke
Werden empfangene elektronische Rechnungen ordnungsgemäß im Originalformat – also elektronisch – aufbewahrt, steht dem natürlich nicht entgegen, dass diese Rechnungen z. B. für unternehmensinterne Zwecke auf Papier ausgedruckt werden.
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