Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind entsprechend den GoBD in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient die E-Mail jedoch lediglich als Transportmittel und enthält keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so fällt die E-Mail selbst – in Analogie zum Briefumschlag – auch nicht unter die Aufbewa... mehr

Die Finanzverwaltung gibt keine Definition von sog. "steuerrelevanten Daten". Sofern in einem der genannten Systeme Daten mit Belegfunktion anfallen, die einzeln oder in Summe Niederschlag in der Buchführung finden, kann von einer Aufbewahrungspflicht ausgegangen werden. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen ... mehr

Nein. Der reine Ausdruck einmal in elektronischer Form vorliegender Dokumente entspricht nicht den Vorgaben der GoBD. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 101 mehr

Im Grundsatz ist diese Frage mit "ja" zu beantworten. Mit den GoBD vom 28. November 2019 (Rz. 55) lässt das BMF erstmals zu, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam im Kassenbuch festgehalten werden können. Es ist eine Regelung, die Kleinunternehmer entlasten soll, da dies in der bisherigen Praxis ohnehin schon vorzufinden ist. Jedoch muss eine Trennung n... mehr

Völlig losgelöst von IT- und datenbasierten Fragestellungen sollte zunächst darauf abgestellt werden, den sachlichen Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anhand der unternehmensspezifischen Besonderheiten auszuloten (inhaltliche Sichtweise). Über eine Art "IT-Übersetzung" sind daran anschließend die betroffenen DV-Systeme und Formate zu identifizieren, die den inne... mehr

Es gibt keine allgemeinverbindliche Liste der steuerrelevanten Daten und Dokumente. Die Gründe dafür liegen zum einen in der Vielzahl unterschiedlicher Systeme in den heutigen, heterogenen IT-Landschaften, zum anderen aber auch im unternehmensspezifischen Einsatz der betrieblichen Hard- und Software. Hilfestellung gibt die AWV-Veröffentlichung "Aufbewahrungspflichten und -fr... mehr

Grundsätzlich sind im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das gilt ni... mehr

Bei der Vorgabe der inhaltlichen Übereinstimmung ist auf die aufbewahrungspflichtigen Inhalte abzustellen. Ausgenommen davon sind insbesondere (sofern ihnen keine Beweisfunktion zum Nachweis der Echtheit zukommt): Formatierungsinformationen wie Layout, Zeichensätze, Schriftfarbe; Hintergrundbilder und andere grafische Gestaltungselemente bei intern erstellten Dokumenten; Firmen... mehr

Dies erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit laut GoBD nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. Entsprechend erfordert dies ergänzende Maßnahmen, wie z. B. eine Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutzmechanismen, Kopien auf nur einmal beschreibbaren Datenträgern, Entzug von Schreibrechte... mehr

Die Gemeinsamen Grundsätze (GG) nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV i. d. F. vom 1. April 2022 enthalten sozialversicherungsrechtliche Spezialregelungen. Diese beziehen sich jedoch insbesondere auf das Vorhalten und die Vorlage von Unterlagen bei Prüfungen durch die Sozialversicherungsbehörden. Sie ersetzen die GoBD ni... mehr

Die Aufbewahrung der konvertierten Version ist nach der Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 ausreichend, soweit keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wurde, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden... mehr

Steuerlich relevante Belege fallen unter Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO. Diese können grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn dies in GoBD-konformer Weise erfolgt. Die BStBK bietet hier eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen an. Bei Vorliegen und Einhaltung der in der Muster-Verfahrensdokumentation beschriebenen Pro... mehr

Neben den Daten in Form von Datensätzen und den elektronischen Dokumenten sind auch alle zur maschinellen Auswertung der Daten und elektronischen Dokumente sowie im Rahmen des Datenzugriffs notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 92 mehr

Ja, die Anforderungen machen keinen Unterschied zwischen maschinell auswertbaren Daten und sonstigen elektronischen Daten. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 101 mehr

Ist die auf den Originaldokumenten verwendete Farbe aus Sicht der Rechnungslegung von Bedeutung (z. B. Minusbeträge in rot), so sind diese mit Farbscannern zu erfassen und farbig zu archivieren. Beim Einsatz einer Foto App ist dies grundsätzlich durch die Grundeinstellung "Farbe" gewährleistet. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewah... mehr

Nach der Konvertierung in ein Inhouse-Format sind grundsätzlich beide Versionen (die ursprüngliche und die konvertierte Fassung) aufzubewahren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 133 mehr

Sofern nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden, ist eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien unzulässig. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 133 mehr

Im Ausland entstandene/empfangene Belege (GoBD vom 14. Juli 2025, Rn. 130): § 146 Abs. 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland). Verbringung von Papierbelegen zur Ers... mehr

Grundsätzlich ja, denn die Anforderung an die Bereitstellung von originär elektronischen Daten bezieht sich auf alle Systeme, nicht nur beispielsweise auf die Systeme, mit denen die Daten Eingang ins Unternehmen finden. Allerdings sind in standardisierten, automatisierten Systemen nicht alle Daten aufbewahrungspflichtig, die während der einzelnen Verarbeitungsschritte und in... mehr

Seit dem 1. Januar 2017 muss sichergestellt sein, dass alle "Kassendaten (Einzelaufzeichnungen)" während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar gemacht werden können. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, 3152) hat der Gesetzgeber neue Anforderungen an... mehr

Bei elektronischen Belegen kann eine laufende Nummerierung auch automatisch vergeben werden. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 120 mehr

Implementierung automatischer Funktionen, welche die Doppelerfassung verhindern (z. B.: Durch die Definition des Indexfeldes "Rechnungsnummer" als "unique" im Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird darauf hingewiesen, dass mehrere Dokumente mit der gleichen Rechnungsnummer erfasst wurden, bspw. bei gescannter und kommentierter gescannter Eingangsrechnung). Implementierung von ... mehr

Bzgl. der den Kaufmann betreffenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, ist zwischen Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO) sowie anderen Unterlagen i. S. V. § 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO zu unterscheiden. Vollmachten, Beraterverträge und Vergütungsvereinbarungen dürften regelmäßig unter letztere fallen. § 257 Abs. 3 HGB regelt, das... mehr

Grundsätzlich hat die Finanzbehörde ein vollumfängliches Wahlrecht bzgl. der Zugriffsart (Z1-, Z2- oder Z3-Zugriff, auch kumulativ), dabei ist allerding der allgemeine Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten. Dieses kann sich frühestens nach Ablauf von fünf Kalenderjahren und bei gleichzeitig noch nicht begonnener Außenprüfung einschränken lassen: BMF-Schreiben GoBD vom 14.... mehr

Vom Mandanten übergebene Bescheide sind posteingangsmäßig in der Steuerkanzlei wie entsprechende Posteingänge direkt von den Finanzbehörden zu behandeln, lediglich bei der Fristberechnung ist auf das Eingangsdatum beim Mandanten hinsichtlich der Bekanntgabe abzustellen, sofern der Behörde keine Zustellvollmacht vorliegt. Ersetzendes Scannen ist grundsätzlich möglich, wenn ei... mehr

Grundsätzlich nein. Papierunterlagen vor allem i. S. d. § 147 Abs. 1 AO (z. B. Buchungsbelege, eingehende und ausgehende Handels-/Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind) sind im Inland aufzubewahren. Ausgenommen vom Grundsatz sind neben dem Führen auch die Aufbewahrung von elektronischen Büchern und sonstigen erfo... mehr

Die Unveränderbarkeit lässt sich hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) wie auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleisten; insbesondere sind auch Kombinationen davon mögli... mehr

In Papier erstellte und unterzeichnete Abschlüsse müssen im Original, das heißt in Papierform (siehe Frage 4) aufbewahrt werden. Digitale Exemplare können lediglich ergänzend erstellt werden, stellen aber nicht das Original dar. Das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift (auf Papier) besteht nur noch in Ausnahmefällen, z. B. bei nicht elektronischer Übermittlung der ESt-E... mehr

Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO können grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn dies in GoBD-konformer Weise erfolgt. Die BStBK bietet hier eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen. Bei Vorliegen und Einhaltung der in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse ist die Vernichtung von gescannten Papierunterlagen ... mehr

Für elektronische Rechnungen gilt eine spezielle Regelung, wonach eine Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet voraussetzt, dass eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet ist. Dabei hat der Unternehmer dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen. Ein Antrag und dessen Bewilligu... mehr

PDF/A (ISO 19005) ist das am weitesten verbreitete Format für die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente. Es garantiert Unveränderbarkeit: Keine externen Verweise oder eingebettete Skripte. Langzeitlesbarkeit: Alle Ressourcen (Schriften, Bilder, Metadaten) sind eingebettet. Plattformunabhängigkeit: Lesbar auf allen Systemen, auch in Jahrzehnten noch. (siehe auch: Empf... mehr

Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. In der Regel handelt es sich um eine Kombination aus mehreren Ordnungskriterien. Es muss sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in die Lage versetzt ist, innerhalb angemessener Zeit zu prü... mehr

2.2.21 Wie ist Unveränderbarkeit grundsätzlich herzustellen? Die Unveränderbarkeit lässt sich hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) wie auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gew... mehr

Für E-Mails bedeutet der Grundsatz der Ordnung, dass diese mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein sollten. Eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall muss möglich sein. Hierbei müssen die weiteren Ordnungsmäßigkeitsanforderungen (bspw. Vollständigkeit, Unveränderbarkeit) ebenfalls erfüllt werden. Um sich der Anforderung an die geor... mehr

Nein, eine elektronische Signatur kann keine Schutzfunktion übernehmen, sondern bietet lediglich die Möglichkeit nachzuweisen, von wem die Signatur stammt und ob die signierte Datei verändert wurde (sofern sie nicht gelöscht wurde, weil sie nicht in einem entsprechenden Schutzsystem aufbewahrt wurde). Änderungen sind nicht nachvollziehbar und das Löschen von signierten Daten... mehr

2.1.1 Ist eine digitale Aufbewahrung des Jahresabschlusses möglich? Nach § 245 HGB ist der Jahresabschluss vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen. Nach Ansicht des Bundesministeriums der Justiz kann die Unterzeichnung des Jahresabschlusses schon heute durch die elektr... mehr

Die derzeitigen Vorschriften gelten weiterhin, lediglich der Prozess der Unterzeichnung findet digital statt. Siehe Frage 8; Änderungen durch CSRD-UmsG (Aufstellungslösung). Somit hat der Steuerberater, soweit kein abweichender Auftrag erteilt wird, auch keine Verpflichtung die Unterzeichnung zu prüfen. mehr

Für Steuererklärungen u. ä. reicht eine Freigabe. Ein Jahresabschluss dagegen bedarf der Unterzeichnung durch den Kaufmann und kann nicht wie beispielsweise eine Steuererklärung lediglich freigegeben werden. Zur Frage, wie ein digital aufgestellter Jahresabschluss formwirksam unterzeichnet wird, siehe Frage 5. mehr

Das Signaturdatum entspricht dem Zeitpunkt der Signatur, nicht notwendigerweise dem Erstellungs- oder Ausstellungsdatum des Dokumentinhalts (z.B. Jahresabschluss). Eine Abweichung zwischen Signaturdatum und Abschlussdatum ist somit möglich und zulässig – solange das Datum im Abschluss selbst korrekt ist. mehr

2.2.23 Was muss nach der Konvertierung in ein Inhouse-Format aufbewahrt werden? Nach der Konvertierung in ein Inhouse-Format sind grundsätzlich beide Versionen (die ursprüngliche und die konvertierte Fassung) aufzubewahren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen. GoBD-Leitfaden der AWV, Ve... mehr

Die Finanzbehörde hat grundsätzlich das Wahlrecht, welche Zugriffsform/en gewählt werden. Daher besteht kein Anspruch auf die Wahl einer Zugriffsart. Je ausführlicher die Dokumentation ist, desto leichter könnte die Finanzbehörde argumentativ von einen bestimmten Zugriffsweg zu überzeugen sein. mehr

Es sind jeweils die für das jeweilige Dokument – also den handelsrechtlichen Jahresabschluss ("Erstellung") oder die (steuerliche) E-Bilanz – geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Wer diese Aufbewahrung verantwortlich übernimmt, ist abhängig von der zivilrechtlichen Vereinbarung (Steuerberatervertrag) zwischen Steuerberater und Mandant. mehr

Eine Hinweispflicht dürfte sich schon aus haftungsrechtlichen Gründen ergeben. Die Erfüllung sollte aus Beweislastgründen auch dokumentiert werden. Eine aktive Überprüfung beim Mandanten ist wohl nur zu bejahen, wenn dieser Bestandteil des Steuerberatervertrages ist. mehr

Die Bundesregierung hat am 30. Mai 2024 auf eine Kleine Anfrage der Fraktion der CDU/CSU dazu ausgeführt (Drs. 20/11573, zu Frage 20, S. 8 f.), dass das bei Aufstellung in elektronischer Form diese das Original ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass im Original elektronisch aufgestellte Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse nicht zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müsse... mehr

Ergänzend ist bei der Aufbewahrung zu berücksichtigen, dass der spätere Zugriff der Finanzverwaltung inhaltlich und zeitlich derart zu begrenzen ist, dass dem Prüfer im Rahmen der unmittelbaren Zugriffsvariante ausschließlich die Daten des maßgeblichen Prüfungszeitraums (entsprechend der Prüfungsanordnung) zugänglich gemacht werden. Auch datenschutzrechtliche Aspekte sollten... mehr

Bzgl. Unterschrift des Kaufmanns: Der Jahresabschluss ist künftig schriftlich aufzustellen (§ 245 Satz 1 HGB-E) – dabei wird klargestellt, dass die schriftliche Form i. S. d. § 126 BGB (inklusive Unterzeichnung) vorgeschrieben ist, die aber durch die elektronische Form i. S. d. § 126a BGB (versehen mit qualifiziert elektronischer Signatur) ersetzt werden darf und dass bereit... mehr

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Der Steuerberater hat eine Pflicht zur Führung der Handakten nach § 66 StBerG. Die Aufbewahrungspflicht für Handakten beträgt zehn Jahre – sofern Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen darunterfallen und Bestandteil der Handakte sind, ergibt sich daraus eine Pflicht. Ansonsten ist dies abhängig von der zivilrechtlichen Vereinbarung (Steuerberatervertrag) zwischen Steuerberate... mehr

Elektronische Signaturen können nur für begrenzte Zeit als sicher angesehen werden. Denn die für ihre Erzeugung und Prüfung eingesetzten Algorithmen und zugehörigen Parameter sind nur begrenzte Zeit als geeignet zu beurteilen: vor allem aus dem Gesichtspunkt der kryptographischen Sicherheit, aber auch der Überprüfbarkeit der Zertifikate nach einem längeren Zeitraum. Daher mu... mehr

Der Mandant kann zwar grundsätzlich elektronische Kopien auch ohne fortgeschrittene digitale Signatur erhalten. Diese Kopie ist kein Ersatz für das handschriftlich unterzeichnete Original. Da das Dokument in der Regel als Scan oder Kopie erkennbar ist, muss nicht zwingend zusätzliche Bezeichnung/Wasserzeichen angebracht werden. Für den Fall, dass dem Mandanten die bildhafte W... mehr