Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Nein, eine elektronische Signatur kann keine Schutzfunktion übernehmen, sondern bietet lediglich die Möglichkeit nachzuweisen, von wem die Signatur stammt und ob die signierte Datei verändert wurde (sofern sie nicht gelöscht wurde, weil sie nicht in einem entsprechenden Schutzsystem aufbewahrt wurde). Änderungen sind nicht nachvollziehbar und das Löschen von signierten Daten...mehr

2.1.1 Ist eine digitale Aufbewahrung des Jahresabschlusses möglich? Nach § 245 HGB ist der Jahresabschluss vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen. Nach Ansicht des Bundesministeriums der Justiz kann die Unterzeichnung des Jahresabschlusses schon heute durch die elektr...mehr

Bzgl. der den Kaufmann betreffenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, ist zwischen Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO) sowie anderen Unterlagen i. S. V. § 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO zu unterscheiden. Vollmachten, Beraterverträge und Vergütungsvereinbarungen dürften regelmäßig unter letztere fallen. § 257 Abs. 3 HGB regelt, das...mehr

Grundsätzlich hat die Finanzbehörde ein vollumfängliches Wahlrecht bzgl. der Zugriffsart (Z1-, Z2- oder Z3-Zugriff, auch kumulativ), dabei ist allerding der allgemeine Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten. Dieses kann sich frühestens nach Ablauf von fünf Kalenderjahren und bei gleichzeitig noch nicht begonnener Außenprüfung einschränken lassen: BMF-Schreiben GoBD vom 14....mehr

Vom Mandanten übergebene Bescheide sind posteingangsmäßig in der Steuerkanzlei wie entsprechende Posteingänge direkt von den Finanzbehörden zu behandeln, lediglich bei der Fristberechnung ist auf das Eingangsdatum beim Mandanten hinsichtlich der Bekanntgabe abzustellen, sofern der Behörde keine Zustellvollmacht vorliegt. Ersetzendes Scannen ist grundsätzlich möglich, wenn ei...mehr

Grundsätzlich nein. Papierunterlagen vor allem i. S. d. § 147 Abs. 1 AO (z. B. Buchungsbelege, eingehende und ausgehende Handels-/Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind) sind im Inland aufzubewahren. Ausgenommen vom Grundsatz sind neben dem Führen auch die Aufbewahrung von elektronischen Büchern und sonstigen erfo...mehr

2.2.23 Was muss nach der Konvertierung in ein Inhouse-Format aufbewahrt werden? Nach der Konvertierung in ein Inhouse-Format sind grundsätzlich beide Versionen (die ursprüngliche und die konvertierte Fassung) aufzubewahren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen. GoBD-Leitfaden der AWV, Ve...mehr

Die Finanzbehörde hat grundsätzlich das Wahlrecht, welche Zugriffsform/en gewählt werden. Daher besteht kein Anspruch auf die Wahl einer Zugriffsart. Je ausführlicher die Dokumentation ist, desto leichter könnte die Finanzbehörde argumentativ von einen bestimmten Zugriffsweg zu überzeugen sein.mehr

Es sind jeweils die für das jeweilige Dokument – also den handelsrechtlichen Jahresabschluss ("Erstellung") oder die (steuerliche) E-Bilanz – geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Wer diese Aufbewahrung verantwortlich übernimmt, ist abhängig von der zivilrechtlichen Vereinbarung (Steuerberatervertrag) zwischen Steuerberater und Mandant.mehr

Eine Hinweispflicht dürfte sich schon aus haftungsrechtlichen Gründen ergeben. Die Erfüllung sollte aus Beweislastgründen auch dokumentiert werden. Eine aktive Überprüfung beim Mandanten ist wohl nur zu bejahen, wenn dieser Bestandteil des Steuerberatervertrages ist.mehr

Die Finanzverwaltung hat referenzierte Belege im Rahmen des RABE-Verfahrens 15 Monate nach erfolgreicher Übermittlung im Zugriff. Für die referenzierten Belege (RABE) gelten die gleichen Anforderungen wie bei der Belegnachreichung (NACHDIGAL), bspw. maximal 20 Belege mit je 100 Seiten und max. 10 MB je Formularzeile.mehr

Die derzeitigen Vorschriften gelten weiterhin, lediglich der Prozess der Unterzeichnung findet digital statt. Siehe Frage 8; Änderungen durch CSRD-UmsG (Aufstellungslösung). Somit hat der Steuerberater, soweit kein abweichender Auftrag erteilt wird, auch keine Verpflichtung die Unterzeichnung zu prüfen.mehr

Für Steuererklärungen u. ä. reicht eine Freigabe. Ein Jahresabschluss dagegen bedarf der Unterzeichnung durch den Kaufmann und kann nicht wie beispielsweise eine Steuererklärung lediglich freigegeben werden. Zur Frage, wie ein digital aufgestellter Jahresabschluss formwirksam unterzeichnet wird, siehe Frage 5.mehr

Das Signaturdatum entspricht dem Zeitpunkt der Signatur, nicht notwendigerweise dem Erstellungs- oder Ausstellungsdatum des Dokumentinhalts (z.B. Jahresabschluss). Eine Abweichung zwischen Signaturdatum und Abschlussdatum ist somit möglich und zulässig – solange das Datum im Abschluss selbst korrekt ist.mehr

Das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/2226 soll die europäischen Vorgaben aus der DAC8-Richtlinie zum Melderahmen für Kryptowerte in nationales Recht umsetzen. Darin enthalten ist der Entwurf eines Kryptowerte-Steuertransparenzgesetzes, das eigene Sorgfalts-und Meldepflichten für Anbieter von Krypto-Dienstleistungen vorsieht. Benannt werden im Einzelnen die Inhal...mehr

Nach § 245 HGB ist der Jahresabschluss vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen. Nach Ansicht des Bundesministeriums der Justiz kann die Unterzeichnung des Jahresabschlusses schon heute durch die elektronische Form ersetzt werden. Die im Regierungsentwurf zum CSRD-Umse...mehr

Der Steuerberater hat eine Pflicht zur Führung der Handakten nach § 66 StBerG; Aufbewahrungspflicht für Handakten beträgt zehn Jahre – sofern Jahresabschlüsse darunter fallen und Bestandteil der Handakte sind, ergibt sich daraus eine Pflicht zur Aufbewahrung. Daneben ist zur Aufbewahrung zu raten (Haftungsfragen, Tätigkeitsnachweis etc.).mehr

Für aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente sollte keine Löschmöglichkeit vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist vorhanden sein. Auch sollte keine automatisierte Löschung nach Ende der Aufbewahrungsfrist (z. B.: "stets alle Daten löschen, die älter als 11 Jahre sind") erfolgen. Vor dem Löschprozess sollte zwingend eine organisatorische Freigabe eingeholt werden, um dem Umsta...mehr

Es gibt keine gesetzliche Definition eines "digitalen Jahresabschlusses". Der Gesetzgeber plant (vgl. RegE CSRD-UmsG vom 3. September 2025), durch eine Änderung des § 245 HGB für den Jahresabschluss ausdrücklich die Schriftform vorzuschreiben. Damit soll § 126 Abs. 1 BGB Anwendung finden, sodass auch die Ersetzung der Schriftform durch die elektronische Form i. S. d. § 126a ...mehr

Diese angeführten Schritte erfolgen unter Umständen nicht zeitgleich. Zur (möglichen) zeitlichen Abfolge siehe Frage 33. Das Signaturdatum entspricht dem Zeitpunkt der Signatur, nicht notwendigerweise dem Erstellungs- oder Ausstellungsdatum des Dokumentinhalts (z. B. Jahresabschluss). Siehe hierzu Frage 50.mehr

Nachfolgende Zusammenstellung ist eine Sammlung häufiger Fragen rund um Aufbewahrung und Aufbewahrungspflichten. Sie enthält insbesondere Fragen und Antworten zu handels- und steuerrechtlichen Pflichten einschließlich der GoBD und rund um das Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sich darüber hinaus ergebende Aspekte, z. B. aus Berufsrecht, Fördermittelrecht o. ä., werden nur b...mehr

Ja, das ist möglich und berufsrechtlich zulässig. Nach der Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer zu den Grundsätzen für die Erstellung von Jahresabschlüssen vom März 2022 kann der Erstellungsbericht bei einem rein digitalen Prozess mit fortgeschrittener elektronischer Signatur versehen werden. Zugleich kann ein zusätzlicher Bericht in Papierform mit handschriftlicher U...mehr

Die EU-Verordnung eIDAS (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) regelt die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen in Europa. Sie unterscheidet drei Arten:mehr

An Beweislast und Darlegungspflicht gibt es keine besonderen, über das Übliche hinausgehenden gesetzlichen Regelungen. Die Echtheit einer digital gespeicherten Unterschrift kann beispielsweise bewiesen werden durch: Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), siehe auch Frage 49 Verwendung von Audit Trails mit IP-Adresse, Zeitstempel, Ort und Identitätsdaten Zert...mehr

Seit 2018 dürfen Unternehmenssteuererklärungen (ab VZ 2017) nur noch authentifiziert über das ELSTER-Verfahren (als sicheres Verfahren nach § 87aa Abs. 6 AO) an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Dabei hat der Steuerberater (Auftragnehmer nach § 87d AO) seinem Mandanten (Auftraggeber nach § 87d AO) die Daten in leicht nachprüfbarer Form zur Zustimmung zur Verfügung zu ...mehr

Grundsätzlich bestehen keine handels- und steuerrechtlichen Sonderregelungen hinsichtlich der Aufbewahrung und Archivierung im Zusammenhang mit Kryptowerten. Die allgemeinen Regelungen – insbesondere die in diesen FAQs unter 2. dargestellten Regelungen – sind zu beachten. Im Rahmen der allgemeinen (und ggf. einer nach § 90 Abs. 2 AO erweiterten) Mitwirkungspflicht obliegt dem...mehr

Die Bundesregierung hat am 30. Mai 2024 auf eine Kleine Anfrage der Fraktion der CDU/CSU dazu ausgeführt (Drs. 20/11573, zu Frage 20, S. 8 f.), dass das bei Aufstellung in elektronischer Form diese das Original ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass im Original elektronisch aufgestellte Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse nicht zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müsse...mehr

Ergänzend ist bei der Aufbewahrung zu berücksichtigen, dass der spätere Zugriff der Finanzverwaltung inhaltlich und zeitlich derart zu begrenzen ist, dass dem Prüfer im Rahmen der unmittelbaren Zugriffsvariante ausschließlich die Daten des maßgeblichen Prüfungszeitraums (entsprechend der Prüfungsanordnung) zugänglich gemacht werden. Auch datenschutzrechtliche Aspekte sollten...mehr

Bzgl. Unterschrift des Kaufmanns: Der Jahresabschluss ist künftig schriftlich aufzustellen (§ 245 Satz 1 HGB-E) – dabei wird klargestellt, dass die schriftliche Form i. S. d. § 126 BGB (inklusive Unterzeichnung) vorgeschrieben ist, die aber durch die elektronische Form i. S. d. § 126a BGB (versehen mit qualifiziert elektronischer Signatur) ersetzt werden darf und dass bereit...mehr

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Der Steuerberater hat eine Pflicht zur Führung der Handakten nach § 66 StBerG. Die Aufbewahrungspflicht für Handakten beträgt zehn Jahre – sofern Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen darunterfallen und Bestandteil der Handakte sind, ergibt sich daraus eine Pflicht. Ansonsten ist dies abhängig von der zivilrechtlichen Vereinbarung (Steuerberatervertrag) zwischen Steuerberate...mehr

Elektronische Signaturen können nur für begrenzte Zeit als sicher angesehen werden. Denn die für ihre Erzeugung und Prüfung eingesetzten Algorithmen und zugehörigen Parameter sind nur begrenzte Zeit als geeignet zu beurteilen: vor allem aus dem Gesichtspunkt der kryptographischen Sicherheit, aber auch der Überprüfbarkeit der Zertifikate nach einem längeren Zeitraum. Daher mu...mehr

Der Mandant kann zwar grundsätzlich elektronische Kopien auch ohne fortgeschrittene digitale Signatur erhalten. Diese Kopie ist kein Ersatz für das handschriftlich unterzeichnete Original. Da das Dokument in der Regel als Scan oder Kopie erkennbar ist, muss nicht zwingend zusätzliche Bezeichnung/Wasserzeichen angebracht werden. Für den Fall, dass dem Mandanten die bildhafte W...mehr

Das amtliche Vollmachtsformular sieht die Möglichkeit vor, die Vollmacht auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten zu erweitern. Wird diese Option gewählt gilt folgendes: Bereits in der Rechtslage vor den elektronischen Verwaltungsakten konnten diese in verschiedener Form erteilt werden: "Ein Verwaltungsakt kann schriftlich, mündlich oder in an...mehr

Was hinsichtlich des Datenschutzes zu tun ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen gibt es allgemeine Empfehlungen, die immer beachtet werden sollten, auch wenn hierzu keine expliziten vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen bestehen. Diese Regeln dienen dem Schutz des Unternehmens vor vermeidbaren Unannehmlichkeiten durch einen Datenmissbrauch durch Dritt...mehr

Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch auf Datenträgern geführt werden[1], soweit diese Form der Buchführung einschl. des dabei angewandten Verfahrens den GoB entspricht (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD).[2] Technische Vorgaben oder ...mehr

Überblick Eine Bilanz dient der Gegenüberstellung des Vermögens und des Kapitals zu einem Stichtag. Sie stellt zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens dar. Darüber hinaus dient sie der periodengerechten Erfassung des der Ertragsbesteuerung zugrunde zu legenden Gewinns. Für die Erstellung einer Bilanz sind wichtige handelsre...mehr

Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu.[1] Für die Einhaltung der GoB – und ggf. der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist der Buchführungspflichtige verantwortlich. Das gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und t...mehr

Bei der Beurteilung eines Buchführungsfehlers ist nicht auf die formale Bedeutung des Mangels, sondern auf dessen sachliches Gewicht abzustellen.[1] Wurden vorwiegend Bargeschäfte getätigt, können Mängel der Kassenführung den gesamten Aufzeichnungen die Ordnungsmäßigkeit nehmen.[2] Bei Fehlen von geordnet aufzubewahrenden Belegen ist eine Buchführung nicht ordnungsgemäß. Da z...mehr

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] dient der Sicherstellung der Unveränderbarkeit digitaler Grundaufzeichnungen, z. B. in elektronischen Registrierkassen. U. a. schützt es elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und führt die Kassen-Nachschau (§ 146b AO) ein. Durch da...mehr

Die angewandten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein und durch einen Beleg nachgewiesen werden können.[1] Die Belegfunktion dient als notwendige Basis für die Beweiskraft der Buchführung.[2] Das gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems. Unabhängig von der Art der Erfüllung der Beweiskraft der Buchführung muss ein Buchungsvorgang folgendes enthal...mehr

Ausstellung von Rechnungen, Angabe von Rechnungspflichtangaben in anderen Amtssprachen der EU: Für bestimmte Rechnungsangaben können nach § 14 und § 14a UStG anstelle der deutschen Begriffe auch Formulierungen verwendet werden, die in anderen Amtssprachen für die Rechnungsangaben nach Art. 226 MwStSystRL der jeweiligen Sprachfassung verwendet werden. Das BMF gibt hierzu eine...mehr

Zunächst sollen die grundsätzlichen Regelungen zu Rechnungen und zur Rechnungspflicht beschrieben werden. Diese Grundsätze gelten auch bisher schon. Sie gelten für alle Rechnungen und damit auch für E-Rechnungen. Hinweis Rechtsgrundlagen zu Rechnungen und E-Rechnungen: Die Regelungen zu Rechnungen, auch zu E-Rechnungen, sind in §§ 14 bis 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ent...mehr

Bei der Archivierung sind die GoBD anzuwenden. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 in Kraft. Die GoBD beinhalten mehrere zentrale Grundsätze, die bei der Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen beachtet werden müssen: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit...mehr

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Bitkom-Leitfaden Backup & Restore Auf der Bitkom-Website kann ein Leitfaden Risk Assessment & Datenschutz-Folgenabschätzung heruntergeladen werden, der zu den Vorgaben in Art. 32 und 35 DSGVO erarbeitet wurde.mehr

Die Aufbewahrungspflicht kann auch für E-Mails gelten. Die Dauer richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und nach den üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Bei E-Mail-Diensten aus der Cloud sind zusätzlich die Vorgaben des EU Data Act zur Datenrückgewähr und Portabilität (Art. 5, 6) sowie die TOMs nach Art. 32 DSGVO und NIS2-Sicherheitsanforderungen zu beachten. Ei...mehr

Zulässig ist auch die Nachweisführung durch ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Der Arbeitnehmer muss den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner persönlich ergänzen. Es gelten dem Grundsatz nach dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher.[1] Auch beim elektronis...mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert darüber, welche Besonderheiten es bei der Kassenführung in der bargeldintensiven Gastronomiebranche gibt, z. B. wie sich die Betriebsprüfung in diesem Bereich gewandelt hat, weshalb die offene Ladenkasse noch genutzt werden kann oder was hinsichtlich von Bewirtungsbelegen beachtet werden muss. Außerdem wird auf die Einzelaufzeichnungspflic...mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstel...mehr