Rz. 46

In der Praxis besteht oftmals Unsicherheit darüber, ob Originalbelege nach erfolgter Digitalisierung vernichtet werden dürfen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung können Unterlagen, die ein Unternehmen in Papierform erhalten und danach elektronisch bildlich erfasst hat ausschließlich in digitaler Form, z. B. in Bildformaten wie pdf oder tiff, vorgehalten werden. Voraussetzung ist, dass das Verfahren und die Prozesse den GoBD entsprechen und nicht nach außensteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist.[1] Zu diesem Problemkreis hat sich der BFH in seinem Beschluss vom 26.9.2007[2] indirekt geäußert. Das im zu entscheidenden Fall vom klagenden Unternehmen vor der Vernichtung der originalen Papiereingangsrechnungen praktizierte Einscannen und Digitalisieren der in Papierform erstellten Rechnungen in Form von pdf- oder tiff-Dateien auf Festplatten, CD-ROM oder sonstigen Speichermedien bestätigte der BFH als eine zulässige Form der Aufbewahrung. Der Steuerpflichtige sollte sich vor der Vernichtung der Unterlagen überlegen, welche Dokumente zusätzlich in der Originalform aufzubewahren sind, da bei einigen Belegen deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form verloren geht (z. B. Spenden- und Steuerbescheinigungen, Vorsteuervergütungsverfahren). Schließlich darf der Verzicht auf einen Papierbeleg die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen.[3]

[1] Vgl. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 140.
[3] Vgl. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 141.

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