Elektronische Rechnungen: Vorsteuerabzug sichern, Bußgel ... / 2.7 Elektronische Archivierung von Papierrechnungen

Weil Steuerrecht und Handelsrecht auch eine Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Datenträger zulassen, können eingehende Papierrechnungen unter bestimmten Voraussetzungen ausschließlich digitalisiert (Scan) aufbewahrt werden. Dem Vorsteuerabzug steht grundsätzlich nicht entgegen, wenn bzw. dass die Papierrechnungen anschließend vernichtet werden. Vor Vernichtung der Papierbelege sollte aber sehr genau geprüft werden, ob insbesondere die Anforderungen der GoBD^[1] vollständig erfüllt wurden. Im Zweifel sollte das Verfahren zusätzlich von einem Wirtschaftsprüfer bestätigt werden.

Eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Minimierung von Risiken aus den GoBD^[2] wurde u. a. vom Deutschen Steuerberaterverband e. V. (DStV)^[3] veröffentlicht und steht zum kostenlosen Download für Unternehmen und Berater zur Verfügung.

Wichtig

Aufbewahrungsvorschriften beachten

Papierbelege dürfen natürlich grundsätzlich nur dann vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

[1] Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff; vgl. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 136 ff.

[2] Erstellt durch den Arbeitskreis "Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien" der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV), Eschborn.

[3] DStV, Pressemitteilung vom 22.10.2015, www.dstv.de.