Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Rz. 97 Nach Auffassung der Verwaltung gilt bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax ("Normalfax") oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax als Papierrechnung. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzuges ist weiter, dass der Rechnungsaussteller grundsätzlich einen Ausdruck in ... mehr

Rz. 123 Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger, z. B. einem Mikrofilm oder auf anderen Datenträgern, beispielsweise Magnetband, Magnetbandstreamer, Diskette, CD-ROM, DVD oder WORM-Speicher, aufbewahrt werden, § 147 Abs. 2 AO. Werden Rechnungen auf Mikrofilm aufgezeichnet und werden die Originale nicht aufbewahrt, dann muss... mehr

Rz. 119 Nach § 14 b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren: ein Doppel der (Ausgangs-)Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, alle (Eingangs-)Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Rz. 120 Die zuvor genannten Aufbewahrung... mehr

Rz. 80 Für elektronische Rechnungen, die z. B. als E-Mail mit PDF oder Textanhang, über Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download übermittelt werden, muss die korrekte Übermittlung der Rechnung anhand eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens i. S. d. § 14 Abs. 1 UStG nachgewiesen werden. Die Aufgabe des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ist nicht, die materiel... mehr

Überblick Im Steuerrecht sind Einnahmen aus heilberuflicher Tätigkeit begünstigt: Sie unterliegen nicht der Gewerbesteuer und sind i. d. R. von der Umsatzsteuer befreit. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der Betriebsprüfung bei Ärzten, Zahnärzten, Heilpraktikern, Krankengymnasten, Physiotherapeuten, Hebammen und ähnlichen Berufen. Abgedeckt werden hierbei die Vorschriften ... mehr

Rz. 1070 Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher füh... mehr

Rz. 40 Stand: EL 136 – ET: 11/2023 Art und Umfang der Nutzung müssen für eine individuelle Nutzungswertermittlung im Einzelnen anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Ein Einzelnachweis setzt voraus, dass die einzelnen Gruppen von Nutzungsarten voneinander abgegrenzt werden. Zu unterscheiden sind die im Rahmen des Dienstverhältnisses anfallenden beruflichen Fahrten. Aufz... mehr

Überblick In der täglichen Praxis der Buchhaltung treten immer wieder Fragen zu Buchführung, Aufzeichnungen und Aufbewahrung auf. In unserem Beitrag haben wir die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aus 2019, Vorschriften... mehr

Folgende Mängel stellen formelle Mängel in der Buchführung und in den Aufzeichnungen dar: Verstoß gegen Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), z. B. Änderungen, ohne dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt. Fehlende getrennte Erfassung des A... mehr

Rechnungen müssen neben den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes [1] genügen. Die Rechnungserstellung kann handschriftlich, mittels Textverarbeitung bzw. Tabellenkalkulation oder elektronisch im Datenverarbeitungssystem... mehr

Die Erfassung und die Zuordnung der Geschäftsvorfälle sollen periodengerecht erfolgen. Zwingend ist die Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsjahr oder zu einer nach Gesetz, Satzung oder Rechnungslegungszweck vorgeschriebenen kürzeren Rechnungsperiode.[2] Kassenbewegungen sind täglich festzuhalten.[3] Unbare Geschäftsvorfälle sind mindestens monatlich zu buchen.[4] Um die Unveränderba... mehr

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterscheiden zwischen verschiedenen Formaten. Je nach Entstehung und Format sind unterschiedliche Aufbewahrungsmodi zu beachten. mehr

Im BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird der Begriff "bildliches Erfassen" verwendet. Durch bildliches Erfassen werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt. Das umfasst z. B. auch das Fotografieren mittels Smartphone. Be... mehr

Grundsätzlich gelten die Ordnungsvorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen nach §§ 140 AO ff. auch für die Einnahmen-Überschussrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG. Auch hier sind Aufzeichnungen auf digitalen Datenträgern möglich. Die dazu erforderlichen Unterlagen sind aufzubewahren.[1] Allerdings sind folgende Punkte zu beachten: Aufzeichnungspflichtig sind Betriebsei... mehr

Für eine Ordnungsmäßigkeit muss die Buchführung einige formelle Vorgaben erfüllen, die im Folgenden näher dargestellt werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit[1] Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beinhaltet folgende Punkte: Belegprinzip, d. h. zu jeder Buchung muss es einen entsprechenden Beleg geben. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener... mehr

Bei Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist Folgendes zu beachten: Auch ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch muss die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gewährleisten.[1] Ein mit einer Tabellenkalkulat... mehr

Zur Kassenführung existiert eine Vielzahl an Rechtsprechung. Zentral sind u. a. folgende beiden Punkte: Fehlende Kassensturzfähigkeit (z. B. wg. nicht täglich geführter Kasseneinträge) ist ein gravierender Mangel.[1] Wird ein Kassenbuch in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführt, ist die Buchführung nur ordnungsgemäß, wenn die Ursprungsaufzeichnungen über die Barg... mehr

8.1 Allgemeines Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden.[1] 8.2 Elektronische Kassensysteme Bei elektronischen Kassensystemen gelten folgende Grundsätze: Die Kassendaten müssen maschinell auswertbar sein.[1] Lediglich Kassenendsummen vorzulegen ist nicht statthaft. Bei elektronischen Kassen besteht Einzelaufzeichnungspflicht.[2] Der Bediener (Verkäuf... mehr

Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Haupt-, Neben- und Vorsystemen, z. B.: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchführung Kassensysteme Warenwirtschaftssystem bei Bewertungen Fakturierung, Abrechnungssoftware Kostenstellenrechnung, z. B. b... mehr

Zusammenfassung Überblick In der täglichen Praxis der Buchhaltung treten immer wieder Fragen zu Buchführung, Aufzeichnungen und Aufbewahrung auf. In unserem Beitrag haben wir die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aus 201... mehr

3.1 Notwendige Aufzeichnungen Grundsätzlich gelten die Ordnungsvorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen nach §§ 140 AO ff. auch für die Einnahmen-Überschussrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG. Auch hier sind Aufzeichnungen auf digitalen Datenträgern möglich. Die dazu erforderlichen Unterlagen sind aufzubewahren.[1] Allerdings sind folgende Punkte zu beachten: Aufzeichn... mehr

6.1 Allgemeines Rechnungen müssen neben den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes [1] genügen. Die Rechnungserstellung kann handschriftlich, mittels Textverarbeitung bzw. Tabellenkalkulation oder elektronisch im Datenvera... mehr

1.3.1 Formelle Mängel Folgende Mängel stellen formelle Mängel in der Buchführung und in den Aufzeichnungen dar: Verstoß gegen Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), z. B. Änderungen, ohne dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt. Fehlende getr... mehr

2.1 Umfang Der Umfang der aufzubewahrenden Unterlagen richtet sich nach der Art der Gewinnermittlung sowie den Vorschriften der Abgabenordnung und der Einzelgesetze (insbesondere Umsatzsteuergesetz). 2.2 Aufzubewahrende Unterlagen Gem. § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden: Bücher und Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[1] Inventare (Aufbewahrungsfrist 1... mehr

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden.[1] mehr

5.3.1 Allgemeines Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Haupt-, Neben- und Vorsystemen, z. B.: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchführung Kassensysteme Warenwirtschaftssystem bei Bewertungen Fakturierung, Abrechnungssoftware Kostenstellen... mehr

1.1 Beweiskraft der Buchführung Buchführung und Aufzeichnungen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden und soweit die elektronischen Daten nicht nach Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen zur Verfügung ge... mehr

Der Umfang der aufzubewahrenden Unterlagen richtet sich nach der Art der Gewinnermittlung sowie den Vorschriften der Abgabenordnung und der Einzelgesetze (insbesondere Umsatzsteuergesetz). mehr

Eine geschlossene Kassenführung ist beim Einnahmen-Überschussrechner nicht erforderlich. Erfasst der Einnahmen-Überschussrechner jedoch seine Tageseinnahmen in einer Summe, muss er das Zustandekommen der Summe – bspw. durch einen Kassenbericht – nachweisen. Das bloße Aufschreiben des täglichen (Gesamt-) Umsatzes ohne Aufbewahrung weiterer Belege genügt den Anforderungen an e... mehr

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Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beginnt[1] am Schluss des Kalenderjahres, in welchem die Bilanz aufgestellt wurde, das Inventar aufgestellt wurde, die letzte Eintragung im Geschäftsbuch vorgenommen wurde, die Aufzeichnungen gemacht worden sind, die Unterlagen entstanden sind, der Geschäfts- oder Handelsbrief eingegangen ist, der Geschäfts- oder Handelsbrief versandt worden ist. D... mehr

Bei Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen hat das Finanzamt das Recht, die aufbewahrungspflichtigen digitalen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] 5.1 Welche Prüfungsarten als Außenprüfung zählen Außenprüfungen sind: Betriebsprüfung von Betrieben mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit[1] Betriebsprüfung von Personen mit po... mehr

Ärzte, Anwälte oder Journalisten haben ein berufsbezogenes Auskunftsverweigerungsrecht.[1] Sind in den gespeicherten Datenbeständen personenbezogene bzw. dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten vorhanden, muss der Datenbestand so angepasst werden, dass der Prüfer nur auf die restlichen steuerrelevanten Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies kann z. B. durch geeigne... mehr

Im Fall eines Systemwechsels (Neuerwerb, Leasing) ist der Datenzugriff der Finanzbehörde wie folgt eingeschränkt: Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, muss nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Zugriff durch Datenträgerüberlassung (sog. "Z3-Zugriff") zur Verfügung gestellt werden.[1] Dasselbe gilt in den Fällen der Aus... mehr

Elektronische Bankkontoauszüge gelten als elektronische Rechnung i. S. d. Umsatzsteuergesetzes.[1] Hierbei gelten folgende Punkte: Seit 2011 ist keine elektronische Signatur mehr erforderlich. Die Speicherung sollte in einem unveränderbaren System erfolgen. Eine Aufbewahrung der elektronischen Bankkontoauszüge lediglich in Papierform ist nicht ausreichend. mehr

Außenprüfungen sind: Betriebsprüfung von Betrieben mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit[1] Betriebsprüfung von Personen mit positiven Überschußeinkünften über 500.000 EUR im Kalenderjahr[2] Lohnsteueraußenprüfung[3] Umsatzsteuer-Sonderprüfung[4] Keine Außenprüfungen sind: Betriebsnahe Veranlagung (punktuelle Sachverhaltsaufklärun... mehr

Im Grundbuch werden die Geschäftsvorfälle zunächst fortlaufend entweder in Papierform oder elektronisch erfasst.[1] Aufzuzeichnen sind: Die Mindestanforderungen an einen Beleg Das Erfassungsdatum (sofern abweichend vom Buchungsdatum) Die Verbuchung im Journal muss bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgen. Erfassung, Übertragung ins Journal und Verarbeitung im Journal sind zu ... mehr

Buchführung und Aufzeichnungen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden und soweit die elektronischen Daten nicht nach Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden.[1] mehr

Im Hauptbuch sollen über die Kontenfunktion die Vermögens- und Ertragslage abgebildet werden. I. d. R. ist in ein und demselben Kontenrahmen zu buchen. Gängige Kontenrahmen sind z. B. die Kontorahmen "SKR 03" und "SKR 04", die sog. "Standardkontenrahmen". Es kann sich aber auch jedes Unternehmen selbst einen eigenen, individuellen Kontenrahmen erstellen. Achtung Umsteigelisten... mehr

Die Sicherheit der Daten umfasst:[1] Schutz der Daten vor Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang oder Diebstahl Schutz vor unberechtigten Eingaben und Veränderungen Zu gewährleisten ist dies z. B. durch: Zugangskontrollen Zugriffskontrollen Berechtigungen und Kontrollen bei Datenübermittlung Berechtigungen zum Erfassen, Buchen oder Löschen Schaffen eines Archivsystems (Spiegeln, R... mehr

Sofern im Rahmen einer Außenprüfung die Mitwirkungspflicht zur Einräumung des Datenzugriffs,[1] Erteilung von Auskünften[2] oder Vorlage angeforderter Unterlagen[3] nicht innerhalb einer angemessenen Frist erfüllt wird, kann ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 EUR und 250.000 EUR festgesetzt werden.[4] Hinweis Künftig Mitwirkungsverzögerungsgeld möglich Im Rahmen der Änderung der ... mehr

Folgende sachliche Mängel können in der Praxis in der Buchführung / den Aufzeichnungen auftreten: Differenzen in der Nachkalkulation Fehlende Kassenunterlagen Nicht geklärte Kassenfehlbeträge (d. h. die Kasse hat einen rechnerischen Minusbestand) Differenzen bei der Übernahme von Grundaufzeichnungen in die Buchführung Ungeklärte Vermögenszuwächse Ungeklärte Mittelzu- und -abflüsse... mehr

Gem. § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden: Bücher und Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[1] Inventare (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[2] Jahresabschlüsse, Lageberichte (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[3] die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre... mehr

Fraglich ist, ob eine E-Mail aufbewahrt werden muss. Abzustellen ist für die Beantwortung dieser Frage auf die Funktion der E-Mail.[1] Tab. 3: Aufbewahrungspflich... mehr

Digitale Belege müssen während ihrer Aufbewahrungsdauer jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.[1] Unter maschinelle Auswertbarkeit fallen:[2] mehr

Beim sog. "Zeitreihenvergleich" werden Waren und Umsätze für jeweils einen bestimmten Zeitraum (Tag, Woche, Monat) ggf. gewichtet gegenübergestellt und der Rohaufschlag ermittelt. Der höchste Rohaufschlag wird als richtig unterstellt und für die Schätzung des Betriebsergebnisses herangezogen. Zum Zeitreihenvergleich hat die Rechtsprechung folgende Grundsätze aufgestellt: Die D... mehr

Die Journalfunktion erfordert eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung, Verarbeitung und Wiedergabe der eingegebenen Geschäftsvorfälle. Sie dient dem Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle.[1] Werden die Voraussetzungen bereits mit fortlaufender Buchung im Journal erfüllt, ist eine zusätzliche Erfassung im Grundbuch n... mehr

Einzelne (geringe) formelle Mängel berechtigen noch nicht zur Schätzung. Erst wesentliche Mängel oder die Gesamtheit aller (unwesentlichen) Mängel führen zur (Zu-) Schätzungsbefugnis. In der Rechtsprechung haben sich hierzu folgende Auffassungen entwickelt: Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010[1] aufbewahrt, kann dies... mehr

Digitale Unterlagen / Daten auf Bildträgern dürfen während der Aufbewahrungsdauer nicht verändert werden. Bei Betriebsprüfungen müssen sie lesbar gemacht und vorgelegt werden. Als zulässige Speichermöglichkeiten sind neben Festplatte (HDD) auch Cloudspeicher möglich.[1] Zunächst werden elektronische Daten im Produktivsystem generiert. Bei Betriebsprüfungen werden die Daten gru... mehr

Bei elektronischen Kassensystemen gelten folgende Grundsätze: Die Kassendaten müssen maschinell auswertbar sein.[1] Lediglich Kassenendsummen vorzulegen ist nicht statthaft. Bei elektronischen Kassen besteht Einzelaufzeichnungspflicht.[2] Der Bediener (Verkäufer, Bedienung) der Kasse ist zu vermerken.[3] Kassendaten dürfen nicht unprotokolliert editiert oder ins Buchhaltungssyst... mehr