Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit[1]

  • Belegprinzip
  • Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können.[2]
  • Progressive und retrograde Prüfbarkeit
  • Vorhalten der Verfahrensdokumentation

Vollständigkeit[3]

  • Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden.
  • Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein.[4]
  • Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner
  • Aufbewahrungspflicht für Schichtzettel im Taxigewerbe
  • Name des Geschäftspartners bei Taxibetrieben entbehrlich
  • Keine Einzelaufzeichnungen bei Barverkäufen über den Ladentisch mit offener Ladenkasse, sofern der Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen erfolgt und auch tatsächlich keine Aufzeichnungen geführt werden
  • Einzelaufzeichnungspflicht bei Barverkäufen über Ladentisch mit PC-Kasse erforderlich (= digitale Daten der PC-Kasse)
  • Einzelaufzeichnungen bei Bargeschäften ab 10.000 EUR erforderlich[5]
  • Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalls

Richtigkeit[6]

  • Geschäftsvorfälle sind nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden.

Zeitgerechtigkeit[7]

  • Laufende Verbuchung.
  • Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Erfassung von unbaren Geschäftsverfällen innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich.
  • Monatliche Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen möglich, wenn Vollständigkeit durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt ist.
  • Periodengerechte Verbuchung (Rechnungsabgrenzungen)

Ordnung[8]

  • Systematische Erfassung und nachvollziehbare Buchungen
  • Getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften
  • Getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen
  • Einheitliche Aufzeichnung von ermäßigt und voll versteuerten Umsätzen ist möglich (Stichwort: Trennung der Entgelte)
  • Zeitliche Ordnung (Grundbuch, Journal) und sachliche Ordnung (Hauptbuch, Kontenfunktion)

Unveränderbarkeit[9]

  • Protokollierung von Änderungen und Löschungen[10]
  • Durchgehende Protokollkette von Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung[11]
  • Historie sowohl für Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für Stammdaten, Metadaten oder Schlüssel) erforderlich (Tz 89 GoBD)
  • Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.[12]
  • Die Vorgaben sind durch eine Verfahrensdokumentation und Verarbeitungsprotokolle zu verifizieren.

Belegwesen/Belegfunktion

  • Die Belegfunktion ist Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Gewinnermittlung.[13]
  • Sofern kein Fremdbeleg vorhanden ist, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.[14]
  • Kontierung erforderlich;[15] bei digitalen Belegen elektronische Verknüpfung mit digitalem Beleg
  • Belegsicherung durch fortlaufende Nummerierung oder Scannen mit anschließender Barcodevergabe
  • Verknüpfung des Belegs mit Grundaufzeichnung mittels eindeutiger Primanota[16]

    • Mindestanforderungen an einen Beleg[17]
    • Eindeutige Belegnummer, Index, Rechnungsnummer
    • Belegaussteller/-empfänger, soweit branchenüblich
    • Buchungsbetrag
    • Währung, Wechselkurs bei Fremdwährung
    • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
    • Belegdatum
    • Aussteller (soweit nicht vom System kreiert)
    • Ggf. weitere Angaben für Umsatzsteuerzwecke (Steuersatz, Steuerbetrag etc.)[18]
    • Sonstige zur Besteuerung notwendige Angaben

      Einzelpreis (wg. Bewertung)

      Valuta Fälligkeit (wg. Bewertung)

      Skonti, Rabatte (wg. Bewertung, USt)

      Zahlungsart

      Angaben zur Steuerbefreiung

  • Bei datenverarbeitungsgestützten Prozessen kann die Belegfunktion auch durch die Generierung der Buchung in einem dem GoBD entsprechenden Programm erfüllt werden.

Bei Dauersachverhalten sind die Ursprungsbelege Basis für die Belegfunktion.

  • Buchführungspflicht der Kaufleute[19]
  • Aufbewahrungspflicht für abgesandte Handelsbriefe[20]
  • Aufbewahrungsfristen[21]
  • Lesbarmachung[22]
  • Verfügbarkeit[23]
  • Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie die Besteuerung ermöglichen.[24]
  • Kassenaufzeichnungen sind täglich zu erfassen.[25]
  • Buchführung und Aufbewahrung in Deutschland,[26]
  • Buchführung in deutscher Sprache,[27]
  • Ordnungsvorschriften gelten auch für freiwillig geführte Bücher und Aufzeichnungen.[28]
  • Aufbewahrungsvorschriften.[29]
 
Hinweis

Zwingende Papierform

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und amtliche Urkunden i. S. d. Zollanmeldung sind nicht lediglich auf Bild- oder Datenträgern, sondern zwingend in Papierform vorzuhalten.[30]

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