Im Grundbuch werden die Geschäftsvorfälle zunächst fortlaufend entweder in Papierform oder elektronisch erfasst.[1]
Aufzuzeichnen sind:
- Die Mindestanforderungen an einen Beleg
- Das Erfassungsdatum (sofern abweichend vom Buchungsdatum)
Die Verbuchung im Journal muss bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgen.
Erfassung, Übertragung ins Journal und Verarbeitung im Journal sind zu kontrollieren und zu protokollieren.
Ggf. sind auch außersteuerliche Werte (handelsrechtliche Abweichungen, kalkulatorische AfA etc.) zu erfassen und als solche zu kennzeichnen.
Unter dem Begriff "Stammdatenpflege" sind folgende Punkte zu erfassen:
- Änderung der Anschriften von Geschäftsfreunden
- Änderung der Umsatzsteueridentifikationsnummer von Geschäftsfreunden
Die Änderung von Parametern (z. B. Umsatzsteuerschlüssel) sind auch in den Grundbuchaufzeichnungen zu berücksichtigen.
Ebenso sind sonstige zur Besteuerung notwendige Tabellen (z. B. Währungsumrechnung) zu erfassen.
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