Folgende Mängel stellen formelle Mängel in der Buchführung und in den Aufzeichnungen dar:
- Verstoß gegen Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), z. B. Änderungen, ohne dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.
- Fehlende getrennte Erfassung des Aufwands nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG[1]
- Mängel in der Aufbewahrung von digitalen Kassenunterlagen[2]
- Mängel in der Unveränderbarkeit der Unterlagen,[3] z. B. einfaches Speichern auf Festplatte ohne zusätzliche Maßnahmen zur Unveränderbarkeit[4]
- Unvollständige bzw. fehlende Verfahrensdokumentation, wenn die Nachvollziehbarkeit bzw. Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen beeinträchtigt ist.[5]
- Export elektronischer Grund(buch)aufzeichnungen aus einem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem über eine Datenschnittstelle in ein Officeprogramm, dortige unprotokollierte Editierung und anschließender Re-Import über eine Datenschnittstelle.
- Offenhalten von Vorerfassungen, Stapelbuchungen bis zur Erstellung des Jahresabschlusses und darüber hinaus. Alle Eingaben können daher unprotokolliert geändert werden.
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