Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Haupt-, Neben- und Vorsystemen, z. B.:
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lohnbuchführung
- Kassensysteme
- Warenwirtschaftssystem bei Bewertungen
- Fakturierung, Abrechnungssoftware
- Kostenstellenrechnung, z. B. bei Bewertungen
- Zeiterfassungssysteme
- Archivierung
- Verfahrensdokumentation
- Metadaten[1]
- Stammdaten und Bewegungsdaten[2]
- Verknüpfungen zwischen Tabellen innerhalb einer relationalen Datenbank[3]
Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, muss der Steuerpflichtige die Datenbestände so organisieren, dass der Prüfer nur auf die steuerrelevanten Daten zugreifen kann. Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot.
Strukturinformationen
Zusätzlich muss noch eine Datensatzbeschreibung (z. B. Index.xml, GdPDU-Beschreibungsstandard, ... ) zur maschinellen Verwertbarkeit der Daten mitgeliefert werden.
Die Prüfsoftware des Finanzamts erkennt z.Zt. die gängigen Datenformate ASCII, EBCDIC, EXCEL, ACCESS, dBase, Lotus1-2-3, SAP/AIS und AS/400, sofern die notwendigen Strukturinformationen mitgeliefert werden. Nicht erkennbare Dateiformate müssen in lesbare Formate konvertiert werden.
Ebenso müssen die ggf. erforderlichen Kennwörter mitgeteilt werden.[4]
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