Rz. 28
Durch § 147 Abs. 2 AO wird der technischen Entwicklung auf dem Gebiet der Datenverarbeitung auch für das Gebiet der Aufbewahrung Rechnung getragen. Die Beweiskraft der gespeicherten oder verfilmten Unterlagen[1] wird durch diese Vorschrift gesetzlich anerkannt. Hierdurch wird den Unternehmen, insbesondere bei umfangreichem Anfall von Geschäftsunterlagen, eine Möglichkeit zur Rationalisierung eröffnet.[2]
Rz. 29
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz (s. Rz. 13) sowie der Zollunterlagen (s. Rz. 18), die wegen ihrer Bedeutung für die steuerliche Gewinn- und Vermögensermittlung stets im Original aufzubewahren sind,[3] können alle übrigen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen auf einem Bildträger (z. B. Fotokopien, Mikrokopien) oder anderen Datenträgern, z. B. Lochkarten bzw. -streifen, Magnetbändern bzw. -platten, Disketten, pdf- oder tif-Dateien auf Festplatten, CD-ROM oder sonstigen Speichermedien[4], aufbewahrt werden. Dies gilt auch für Organisationsunterlagen.[5] Hiernach hat der Aufbewahrungspflichtige insbesondere durch geeignete Sicherungsmaßnahmen Sorge zu tragen, dass die Speicherung oder Verfilmung geordnet und vollständig erfolgt.[6] Unvollständige Aufbewahrung hat zur Konsequenz, dass der Buchführung die Ordnungsmäßigkeit zu versagen ist (s. Rz. 51).
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