Einnahmen sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen,[1] das gilt auch für Bareinnahmen. Ausnahmen gibt es bei einer Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert, z. B. für Einzelhändler, die Waren an unbekannte Kunden gegen Barzahlung verkaufen. Einzelheiten sind auch dem BMF-Schreiben v. 19.6.2018 zu entnehmen.[2]

Auch wenn eine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs nicht besteht,[3] sollte die Einnahmeermittlung nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein. Im Übrigen ergibt sich der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht aus den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften in § 22 Abs. 1 Nr. 1 UStG somit auch für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.[4]

EC Kartenumsätze dürfen im Kassenbuch nicht erscheinen. Werden diese allerdings im Kassenbuch erfasst und in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen, so liegt zwar ein formeller Mangel vor, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt.[5]

Kassensysteme

Seit dem 1.1.2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Das BMF-Schreiben v. 26.10.2010[6] zur "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften" konkretisiert diese Anforderung u. a. hinsichtlich der elektronischen Kassensysteme:

  • Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren (Einzelaufzeichnungspflicht). Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.
  • Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
  • Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
  • Die Einsatzorte und -zeiträume der Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren.
  • Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen (u. a. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung) müssen aufbewahrt werden.
  • Die Aufzeichnungen müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen.[7]

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verschärft die Anforderungen an Unternehmen, die Bargeschäfte tätigen. Die Kernpunkte sind:

  • Einführung einer Kassen-Nachschau

Seit 2018 gibt es eine Kassen-Nachschau. Diese kann unangekündigt erfolgen und stellt ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung dar. Näheres zu Vorgehen und Befugnissen der Finanzverwaltung regelt ein BMF-Schreiben.[8]

  • Verpflichtender Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (keine Registrierkassenpflicht)

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Werden bisher Geräte eingesetzt, die die Voraussetzungen des BMF Schreibens v. 26.11.2010[9] erfüllen, aber nicht aufrüstbar sind, gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2022, während der die Geräte noch genutzt werden können.

  • Sanktionierung von Verstößen

Unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist, können Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 EUR geahndet werden. Das gilt auch für die unrichtige Verbuchung oder Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen.

 
Wichtig

Meldung von Kassensystemen

Ab dem 1.1.2020 müssen Steuerpflichtige ihr elektronisches Aufzeichnungssystem an die Finanzämter melden. Dem zuständigen Finanzamt sind u. a. die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen mitzuteilen. Für Steuerpflichtige, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, gilt dafür eigentlich eine Frist bis zum 31.1.2020. Die Meldung an das Finanzamt ist mittels amtlich vorgeschriebenem Vordruck vorzunehmen.

Folgen nicht ordnungsmäßiger Kassenführung

Bei nicht ordnungsmäßiger Kassenführung kann das Finanzamt die Einnahmen schätzen.[10]Vermeiden lässt sich dies durch folgende alternative Maßnahmen:

  • Einzelaufzeichnungen jeder Einnahme oder
  • Aufzeichnungen von Tagessummen, dazu müssen zusätzlich z. B. Kassenstreifen aufbewahrt werden.[11] Außerdem muss der Kassenbestand laut Aufzeichnung mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen werden oder
  • Fertigung täglicher Kassenberichte, bei denen die Bareinnahmen mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden und der Bargeld-Endbestand ausgezählt wird.

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