19.01.2016 | Top-Thema Elektronische Rechnungen: So gelingt Ihnen die Einführung

Elektronische Rechnungen: Rechtsrahmen

Kapitel
Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen sind weitestgehend gleichgestellt.
Bild: Michael Bamberger

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für elektronische Rechnungen? Welche Nachweise müssen Sie erbringen und welche Pflichten haben Sie als Unternehmer, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden?

Umsatzsteuersystem: So wird die Umsatzsteuer erfolgsneutral

Umsätze von Unternehmern unterliegen regelmäßig der Umsatzsteuer. Der Steuersatz beträgt derzeit 19 % (in Ausnahmefällen 7 %).

Der leistende Unternehmer rechnet seinen erbrachten Umsatz (100 %) ab und schlägt zusätzlich noch einmal 19 % Umsatzsteuer auf. Der Kunde muss dann den Rechnungsbetrag i. H. v. 119 % begleichen.

Der leistende Unternehmer führt die 19 % Umsatzsteuer an das Finanzamt ab; es verbleiben ihm die 100 % Umsatz (=umsatzsteuerliches Entgelt).

Sofern der Kunde ebenfalls ein Unternehmer ist und er die Leistung für sein Unternehmen bezieht, kann er sich die 19 % Umsatzsteuer des Leistenden vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten lassen. Betriebswirtschaftlich ist er dann nur mir 100 % (= umsatzsteuerliches Entgelt des Leistenden) belastet.

Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde eingeführt, dass Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden dürfen. Damit sind die Rechnung in Papierform und elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist, dass

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung,
  • Unversehrtheit des Inhalts und
  • Lesbarkeit des Inhalts

gewährleistet sind.

Echtheit der Herkunft:

Damit soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.

Unversehrtheit des Inhalts:

Darunter versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können. Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

Lesbarkeit des Inhalts:

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will das Finanzamt die Rechnungsbelege einsehen. Dazu müssen in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden. Ein Ausdruck lediglich auf Papier ist nicht zulässig.

Nachweise von elektronischen Rechnungen

Nach den Vorschriften des UStG (§ 14 Abs. 1 UStG) müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts, die Lesbarkeit und Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet sein. Dieses kann durch jedes betriebsspezifische Kontrollverfahren erreicht werden, wenn ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird. Z. B. durch Überprüfen von:

  • Übereinstimmung der Rechnung mit dem Lieferschein,
  • gelieferter Art und Menge der Ware bzw. in Rechnung gestellter Leistung oder
  • Kontonummern.

Wichtig sind hier eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens, die Dokumentation der Handlungsabläufe sowie die Aufzeichnung durchgeführter Kontrollen.

Hinweis: Qualifizierte elektronische Signatur/EDI-Verfahren

Die ehemals geforderte elektronische Signatur, wahlweise mit Anbieter-Akkreditierung bzw. das EDI-Verfahren sind seit 1.7.2011 nicht mehr zwingend erforderlich! Spezielle Verfahren werden nicht mehr vorgeschrieben.

Pflichten der Unternehmer

  • Rechnungsempfänger muss eine Rechnung vorweisen:

    Nur wer eine Leistung erhalten hat und im Besitz der dazugehörigen Rechnung ist, kann Vorsteuer abziehen.

  • Rechnungsaussteller muss eine Rechnung ausstellen:

    Um den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht zu gefährden, ist der Leistende zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.

  • Für Gutschriften gelten die gleichen Vorschriften:

    Sind sich Leistender und Leistungsempfänger einig, dass der Leistungsempfänger mit einer Gutschrift abrechnet, kann diese ebenfalls in Papier- oder elektronischer Form erstellt werden. Die vorgenannten Vorschriften gelten dann entsprechend.

Tipp: Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers

Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit, Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen oder zu archivieren, kann er auf die Erteilung einer Rechnung in Papierform bestehen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

> Elektronische Rechnungen: Übermittlung, Nachweispflichten, Aufbewahrung und Archivierung

> Elektronische Rechnung – Vorteile und Rahmenbedingungen

> Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

> Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat


Alle Informationen zum Thema "ZUGFeRD" finden Sie auf dieser Themenseite.

Schlagworte zum Thema:  Rechnung, Digitale Rechnung, Elektronische Rechnung, ZUGFeRD

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