Verpflegungsmehraufwendungen werden immer dann gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung stellt. Nicht relevant ist, ob die Mahlzeiten tatsächlich eingenommen werden und ob der Mitarbeitende eine erste Tätigkeitsstätte hat. Beides hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit aktuellen Urteilen geklärt.
Mitarbeitende können für tatsächlich entstandene Verpflegungsmehraufwendungen aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nach der Abwesenheitszeit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gestaffelte Verpflegungspauschalen (im Inland derzeit 14 oder 28 Euro) als
- Werbungskosten ansetzen oder
- in entsprechender Höhe einen steuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten.
Verpflegungspauschale bei Auswärtstätigkeit: wann sie zu kürzen ist
Wird den Mitarbeitenden vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, werden die Pauschalen gekürzt: im Inland derzeit um 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils 11,20 Euro für ein Mittag- und Abendessen - dies entspricht 20 bzw. 40 Prozent der Ganztagespauschale in Höhe von 28 Euro.
Kürzung der Verpflegungspauschalen auch ohne erste Tätigkeitsstätte
Mit Urteil vom 12. Juli 2021 (VI R 27/19) hat der BFH entschieden, dass die Verpflegungspauschalen im Fall einer Mahlzeitengestellung auch dann zu kürzen sind, wenn der oder die Betroffene nicht über eine erste Tätigkeitsstätte verfügt.
Der Kläger war als Offizier auf See an Bord von Schiffen tätig. Dort erhielt er seine Mahlzeiten unentgeltlich. In den sogenannten Heuerabrechnungen wurden sie als steuerfreier Sachbezug behandelt. An einzelnen Hafentagen blieb die Bordküche jedoch kalt, sodass sich der Kläger selbst versorgen musste. Den trotz der unentgeltlichen Gestellung der Mahlzeiten geltend gemachten Abzug der Verpflegungspauschale für alle Tage an Bord des Schiffes lehnte das Finanzamt ab. Das Finanzgericht Niedersachsen ließ in erster Instanz zwar den Abzug der Verpflegungspauschale für die Tage der Selbstversorgung zu, für die übrigen Tage lehnte es den Werbungskostenabzug ebenfalls ab ( Urteil vom 02.07.2019 - 15 K 266/16).
Mit seinem Urteil hat der BFH nun die Vorentscheidung bestätigt. Mitarbeitende, die außerhalb ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind (Auswärtstätigkeit), können zur Abgeltung tatsächlich entstandener, beruflich veranlasster Mehraufwendungen nach Abwesenheitszeiten gestaffelte Verpflegungspauschalen abziehen bzw. steuerfrei erstattet bekommen (§ 9 Abs. 4a Sätze 2 und 3 EStG). Diese sind allerdings zu kürzen, wenn vom Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Gleichstellung von Beschäftigten mit und ohne erste Tätigkeitsstätte bei Kürzung der Verpflegungspauschalen
Für Mitarbeitende, die nicht über eine erste Tätigkeitsstätte verfügen, ordnet das Gesetz eine entsprechende Handhabung an (§ 9 Abs. 4a Satz 4 Halbsatz 1 EStG). Während der Kläger jedoch meinte, der gesetzliche Verweis umfasse nur den Ansatz, nicht aber die Kürzung der Verpflegungspauschalen, sah der BFH die Verweisung als umfassend an. Daher gelte die Kürzung der Verpflegungspauschalen im Fall der Mahlzeitengestellung auch für solche Beschäftigte, die - wie der Kläger - nicht über eine erste Tätigkeitsstätte verfügten. Andernfalls würde sich nach Auffassung der Richter eine systemwidrige Ungleichbehandlung ergeben. Zutreffend weisen die Richter darauf hin, dass im Gegenzug zur Spesenkürzung eine Versteuerung der Mahlzeiten (mit dem Sachbezugswert) unterbleibt.
Mahlzeitengestellung führt auch bei Nichtverzehr zur Kürzung
In einem weiteren Fall aus Baden-Württemberg ging es um die Frage, ob die Kürzung nur bei tatsächlich eingenommenen Mahlzeiten erfolgen muss. Ein Soldat stritt sich mit dem Finanzamt über den Ansatz von Verpflegungspauschalen, die ihm im Rahmen von Dienstreisen und doppelter Haushaltsführung entstanden waren. Dem Grunde nach waren sie unstrittig, nur über die Höhe lagen unterschiedliche Meinungen vor. Dem Soldaten wurden sämtliche Mahlzeiten vom Arbeitgeber bereitgestellt. Das Finanzamt berücksichtigte daher nur die Zuzahlungen, die der Soldat bei der Inanspruchnahme leisten musste. Der Soldat nahm jedoch nur am Mittagessen teil, die anderen Mahlzeiten organisierte er sich selbst.
Das Finanzgericht Baden-Württemberg (Urteil v. 12. Dezember 2017, 5 K 432/17) hatte die Klage abgewiesen. Das hat der BFH im Revisionsverfahren ebenfalls bestätigt (BFH Urteil vom 07.07.2020 - VI R 16/18). Die Verpflegungspauschalen sind im Hinblick auf die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten zu kürzen. Dies gilt auch in Bezug auf Frühstück und Abendessen, obwohl der Kläger diese Mahlzeiten nicht in der Kaserne eingenommen hat.
Verpflegungsmehraufwendungen sollen eine Vereinfachung sein
Der BFH begründet sein Urteil auch mit dem Gesetzeszweck unter Hinweis auf die Neuregelung durch die Reisekostenreform 2014. Durch den Verzicht auf die Besteuerung des geldwerten Vorteils einerseits bei gleichzeitiger Kürzung der Spesen andererseits wollte der Gesetzgeber insbesondere die Arbeitgeber und die Finanzverwaltung im Besteuerungsverfahren von Verwaltungsaufwand entlasten. Dieses Ziel würde verfehlt, wenn Arbeitgeber und Finanzverwaltung jeweils im Einzelnen aufzeichnen und feststellen müssten, ob der Betroffene eine ihm zur Verfügung gestellte Mahlzeit auch tatsächlich eingenommen hat.
Verwaltung übernimmt Rechtsprechung
Die Finanzverwaltung hat die Sichtweise des BFH inzwischen in ihren Reisekostenerlass übernommen: Ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmenden tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag, ist für die Kürzung der Verpflegungspauschalen unbeachtlich. Aus welchen Gründen eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht eingenommen wird, ist unerheblich (BMF, Schreiben v. 25. November 2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, Rz 75). Die pauschale Kürzung unterbleibt nach Verwaltungsauffassung nur, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z. B. weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Mitarbeitende die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.
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