Nachhaltigkeitsmanagement bei Geschäftsreisen | Sustainability

Dr. Alexandra Hildebrandt

Publizistin und Nachhaltigkeitsexpertin

Bahnreisen_Pendler_Zugfenster_Landschaft — Bild: amriphoto.com Dienstreisen mit der Bahn statt mit dem Flugzeug sind eine naheliegende Nachhaltigkeitsmaßnahme – aber bei weitem nicht die einzige.

Im Fokus bei nachhaltigen Geschäftsreisen steht vor allem die Reduktion von CO₂-Emissionen. Allerdings werden in vielen Unternehmen die Möglichkeiten im Bereich Geschäftsreisen noch nicht optimal ausgeschöpft. Dabei steckt gerade in diesem Bereich ein großes Potenzial für eine bessere ökologische Unternehmensbilanz.

Zusammen mit der Mitarbeitermobilität machen Geschäftsreisen in der Klimabilanz von Unternehmen einen erheblichen Teil der Emissionen aus. Da sie häufig unter die Scope 3 Kategorie 6 des Greenhouse Gas (GHG) Protokolls fallen, gewinnt eine systematische Überprüfung für Unternehmen zunehmend an Bedeutung, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Die Berechnung der Emissionen von Geschäftsreisen stützt sich heute auf international anerkannte Standards, um Konsistenz für Nachhaltigkeitsberichte zu gewährleisten. Die Erfassung und Messung der Emissionen von Geschäftsreisen ist für viele Unternehmen durch die CSRD-Berichtspflicht zu einer zentralen Aufgabe geworden. Um eine bessere ökologische Unternehmensbilanz systematisch zu erreichen, setzen die meisten auf eine Kombination aus technologischen Lösungen, angepassten Richtlinien und finanziellen Anreizen.

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Das Nachhaltigkeitsmanagement hat in diesem Bereich die Aufgabe, ökologische, soziale und ökonomische Ziele fest in der Reiseplanung zu verankern. Da durch die CSRD die Erfassung von Emissionsdaten für viele Unternehmen zur gesetzlichen Pflicht wird, ist das Thema bei einigen Unternehmen direkt in der Nachhaltigkeitsabteilung verankert. Es gibt aber auch eigenständig arbeitende Nachhaltigkeitsmanager für Geschäftsreisen (Sustainable Travel Manager), die für die strategische Ausrichtung und operative Umsetzung umweltfreundlicher und sozial-verantwortlicher Mobilität in einem Unternehmen zuständig sind. Zu den Aufgaben gehört die Integration von Nachhaltigkeit in alle Phasen des Reiseprozesses – angefangen bei der Strategieentwicklung (Erstellung von Reiserichtlinien), über Emissionsmanagement (Messung, Analyse und Reporting des Fußabdrucks von Dienstreisen nach Standards wie der GRI-Richtlinie) bis zum Lieferantenmanagement (Auswahl von Partnern (Hotels, Fluggesellschaften, Mietwagenfirmen, basierend auf Nachhaltigkeitszertifizierungen wie EcoVadis oder ISO-Normen) und der Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden.

Unternehmensbeispiel:
Geschäftsreisen sind einer der größten Verursacher für klimaschädliche Emissionen beim Outdoor-Ausrüster VAUDE. Vor allem Flugreisen in die Produktionsländer nach Asien, aber auch der Firmenfuhrpark, Bahnreisen und Hotelübernachtungen tragen dazu bei. Mit der VAUDE Reiserichtlinie, einer freiwilligen Selbstverpflichtung, soll erreicht werden, dass Geschäftsreisen möglichst reduziert, aber auch so umweltfreundlich wie möglich durchgeführt werden. Grundsätzlich wird auch hier die Bahn gegenüber dem Fliegen bevorzugt – insbesondere innerhalb Deutschlands und auf vielen europäischen Strecken: Bis zu einer Entfernung von 600 Kilometern ist die Bahn erste Wahl (zweite Wahl: Fahrgemeinschaft). Bei Strecken von über 600 Kilometern und bei einem zeitlichen Mehraufwand von mindestens 30 Prozent ist Fliegen erlaubt. Die Randlage des Unternehmens innerhalb von Deutschland und die richtige Mischung aus Ökologie, Zeitaufwand und Kosten für Geschäftsreisen bleibt hier allerdings eine besondere Herausforderung. Bei VAUDE werden alle Emissionen aus Geschäftsreisen in der jährlichen Klimabilanz erfasst und über ein Klimaschutzprojekt der non-profit Organisation myclimate kompensiert.

Das Beispiel zeigt zugleich, wie wichtig auch die Verankerung der Nachhaltigkeitsziele in der Reiserichtlinie ist: Sie soll langfristig helfen, CO₂-Emissionen von Geschäftsreisen zu reduzieren und sie dadurch umweltfreundlicher sowie finanziell oder zeitlich attraktiver zu gestalten. Enthalten sind die Festlegung von CO₂-Grenzwerten pro Reise und die Priorisierung umweltfreundlicher Anbieter in zentralen Buchungstools. Wichtig ist auch die Festlegung einer Baseline: die Auswahl eines Referenzjahres, um Fortschritte messbar zu machen und Klimaziele zu verfolgen.

Strategische Steuerung und Unternehmensmaßnahmen

Die strategische Steuerung der CO₂-Reduktion bei Geschäftsreisen basiert auf dem Leitprinzip „Vermeiden vor Reduzieren vor Kompensieren“.

Vermeidung und Substitution (Suffizienz):
Es sollte zuerst die Notwendigkeit geprüft werden, ob die Reise unbedingt stattfinden muss. Die Vermeidung unnötiger Reisen senkt direkte Kosten. Müssen Reisen stattfinden, sollten Termine gebündelt werden, um die Anzahl der Trips zu reduzieren. Die Substitution kann durch Videokonferenzen. („Virtual First“-Ansatz für Meetings) erfolgen.

Reduktion:
Viele Unternehmen verpflichten sich bereits zum Verzicht auf Kurzstreckenflüge. Zudem wird auf emissionsärmere Verkehrsmittel gesetzt: ÖPNV und E-Mobilität, Bike-Sharing oder E-Mietwagen anstelle von klassischen Taxis. Lässt sich am Reiseziel ein Mietwagen nicht vermeiden, empfiehlt es sich, bei der Anmietung ein Elektroauto oder ein Modell mit Hybridantrieb zu wählen. Bei „Train First“-Regeln müssen Inlandsflüge oder Reisen unter einer bestimmten Zeitdauer (zum Beispiel 4 bis 6 Stunden) zwingend per Bahn erfolgen. Die BahnCard Business ist mit dem Geschäftskundenrabatt kombinierbar und bietet Unternehmen ein Sonderkündigungsrecht, falls ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt. Alle Geschäftsreisen innerhalb des Programms werden im Nah- und Fernverkehr mit 100 Prozent Ökostrom durchgeführt. Auch die Auswahl nachhaltig zertifizierter Unterkünfte gehört dazu. „Grüne Hotels“ tragen in der Regel ein Umweltsiegel (zum Beispiel Green Globe, ISO 14001 oder der DEHOGA Umweltcheck), eine Übersicht über passende Tagungs- und Businesshotels bietet zum Beispiel Biohotels.

Kompensation und CO₂-Berechnung:
Emissionen, die sich nicht vermeiden lassen (insbesondere bei unverzichtbaren Langstreckenflügen), können kompensiert werden: Dabei wird ein Geldbetrag an Anbieter wie atmosfair oder ähnliche Organisationen gezahlt, die damit zertifizierte Klimaschutzprojekte finanzieren. Einige Institutionen erheben hierfür feste Pauschalen. Reiseanbieter wie das Lufthansa City Center beraten zur Reduktion und Kompensation von Emissionen. Die Lufthansa auch Tarife mit Sustainable Aviation Fuel (SAF) und integrierter Kompensation an (Green Fares). Einige Zahlungsanbieter wie Pliant Earth berechnen Emissionen anhand von Kartentransaktionen und kompensieren diese automatisch.

Tools für nachhaltiges Travel Management

Um Emissionen zu berechnen, müssen Unternehmen zunächst Bewegungsdaten sammeln. Gängige Quellen sind beispielsweise Travel Management Systeme (OBE/TMC): Buchungsdaten von Flügen, Zügen und Hotels liefern die genauesten Kilometer- und Buchungsklassendetails. Um Geschäftsreisen nachhaltiger zu gestalten, nutzen Unternehmen auch eine Vielzahl von spezialisierten Software-Lösungen, die von der Planung über die CO₂-Berechnung bis hin zur Kompensation unterstützen. Die Tools sollten folgende Kernaspekte abdecken:

Sichtbarkeit bei Buchung: Grüne Alternativen müssen als erste Option erscheinen.
Echtzeit-Reporting: Dashboards, die Emissionen auf Individual- oder Gruppenebene visualisieren, um „Hotspots“ zu identifizieren.
Richtlinien-Check: Automatisierte Prüfung, ob eine Reise notwendig ist oder durch ein Online-Meeting ersetzt werden kann.

Zu den All-in-One Travel Management Systemen (TMC) gehören beispielsweise: Amadeus Cytric (bietet KI-gestützte Funktionen zur Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks und hebt grüne Optionen direkt bei der Buchung hervor), SAP Concur (Integration strenger Nachhaltigkeitsrichtlinien und detailliertes Reporting über Emissionen), TravelPerk/GreenPerk (ein spezialisiertes Add-on, das den CO₂-Ausstoß pro Reise berechnet und automatisierte Kompensation in zertifizierte Klimaprojekte ermöglicht). CO2mpensio ist webbasiertes Tool, das speziell für Unternehmen entwickelt wurde, um die Logistik- und Dienstreise-Emissionen zu erfassen und auszugleichen. Die systematische Erfassung und Analyse der Reise-CO₂-Daten kann auch Tools wie CO2meet erfolgen, um Fortschritte messbar zu machen und Emissionsziele zu verfolgen. Auch Tools wie BCD Travel tragen dazu bei, Emissionen präzise zu messen und ESG-konform zu dokumentieren. Die Software eco.mio integriert sich in bestehende Buchungstools und nutzt Nudging-Techniken, um Mitarbeitende zur Wahl von Bahn statt Flug oder günstigeren/nachhaltigeren Hotels zu motivieren. Weitere Tools sind SQUAKE, refundrebel und TROOP. Das deutsche Tool Atlatos priorisiert das nachhaltige Verkehrsmittel und weist CO₂-Emissionen direkt im Buchungsprozess transparent aus. Der VDR-Standard (Verband Deutsches Reisemanagement) wurde für den deutschen Markt entwickelt. Er bietet detaillierte Berechnungsformeln und Datenbanken für Flüge, Bahnfahrten, Mietwagen und Hotelübernachtungen.

Die Vorteile nachhaltiger Geschäftsreisen liegen auf der Hand: Neben der ökologischen Verantwortung und Effektivität der Arbeit sind damit auch direkte Kosteneinsparungen sowie Budgetkontrolle verbunden. Und schließlich: Vor dem Hintergrund strengerer EU-Berichtspflichten wird die Dokumentation nachhaltiger Aktivitäten von einer freiwilligen Maßnahme zu einer notwendigen Compliance-Anforderung.

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