Reisekosten beim Finanzamt absetzen: auf das Verkehrsmittel kommt es an

Reisen kann Abenteuer sein. Für diejenigen, die beruflich viel unterwegs sein müssen, steckt dahinter oft jedoch großer Stress. Denn während die Termine drängen, entwickelt sich die Anreise immer wieder zu einer wahren Herausforderung. Staus und Verspätungen bei Bahn oder Flugzeug bringen eng abgestimmte Pläne durcheinander. Wenigstens finanziell will der Geschäftsreisende bei so viel Unannehmlichkeiten nicht den Kürzeren ziehen.

Reisekosten als Werbungskosten

Steuerlich gilt es bei der Abrechnung von Reisekosten jedoch ein paar Besonderheiten zu beachten. Erfahren musste dies ein Bundesbetriebsprüfer des Bundeszentralamts für Steuern, über dessen Fall zuletzt der Bundesfinanzhof entschieden hat (BFH, Urteil v. 11.02.2021, VI R 50/18). Der Mann war auf seinen Dienstreisen regelmäßig bundesweit im Einsatz. Sein Wohnsitz galt reisekostenrechtlich als Dienstsitz. Im Jahr 2014 erhielt er von seinem Arbeitgeber die angefallenen Kosten für seine Reisen mit Bahn und Flugzeug erstattet. Eine Fahrt mit dem Auto wurde zum Kilometersatz von 0,20 Euro erstattet. 

In seiner Einkommensteuererklärung setzte der Bundesbetriebsprüfer im Folgejahr die Differenz zwischen der erhaltenen Erstattung und den pauschalen Kilometersätzen für alle Reisen an. Dabei berücksichtigte er Bahn- und Flugreisen mit 0,20 Euro pro Kilometer und die Autofahrt mit 0,30 Euro pro Kilometer. Insgesamt kam er bei dieser Berechnung auf Werbungskosten von gut 3.000 Euro. Das zuständige Finanzamt lehnte den Abzug jedoch ab und berücksichtigte nur den Arbeitnehmer-Pauschbetrag.

BFH: Pauschalen nur für Autofahrten

In der anschließenden Klage schlossen die Richter am Finanzgericht Hamburg sich der Auffassung der Behörde an. Sie wiesen darauf hin, dass die pauschalen Kilometersätze nur für Fahrten mit dem Auto angesetzt werden können. Für Reisen mit regelmäßig verkehrenden Verkehrsmitteln wie der Bahn oder dem Flugzeug sind dagegen ausschließlich die tatsächlich entstandenen Kosten zu berücksichtigen. Diese Entscheidung bestätigte in der Revision auch der Bundesfinanzhof.

Laut Bundesreisekostengesetz bestimmt die Art des gewählten Verkehrsmittels über die Form der Kostenerstattung. Bei regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln wie Bahn oder Flugzeug werden demnach die tatsächlich angefallenen Reisekosten erstattet. Anders ist dies, wenn Geschäftsreisende mit dem Auto oder Motorrad fahren. In diesem Fall können sie die Pauschale von 0,30 Euro für den gefahrenen Kilometer geltend machen. Dieses Vorgehen dient der Vereinfachung. Denn die tatsächlichen Kosten wären beim eigenen Fahrzeug deutlich umständlicher zu ermitteln als bei der Nutzung anderer Verkehrsmittel, wo der Preis anhand der Fahrkarte oder einer Rechnung klar ersichtlich sind.

Praxistipp: Was rund um Reisekosten zu beachten ist

Grundsätzlich können Reisekosten nur dann als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie beruflich veranlasst sind. Dies ist dann der Fall, wenn ein Arbeitnehmer an einem anderen Ort als seiner ersten Arbeitsstätte tätig wird. Dazu zählen zum Beispiel alle Reisen zu anderen Filialen des Arbeitgebers. Auch Fahrten zu Kunden, Lieferanten, Messen oder Schulungen gehören zu den Dienstreisen. Voraussetzung dafür, dass die entstandenen Kosten in der Einkommensteuererklärung angesetzt werden können, ist, dass sie nicht bereits vom Arbeitgeber erstattet wurden. Haben Arbeitnehmer nur einen Teil ihrer Auslagen ersetzt bekommen, können sie die Differenz steuerlich geltend machen.

Um einen Nachweis für das Finanzamt zu haben, sollten Dienstreisende alles gründlich schriftlich festhalten. Zu den notwendigen Angaben gehört der Anlass für die Fahrt genauso wie die Strecke und die Reisedauer. Neben Rechnungen dienen der Behörde ein Fahrtenbuch, Tankquittungen und weiterer Schriftverkehr rund um die Reise als Beleg.

Wer beruflich unterwegs ist, kann neben den Fahrtkosten auch Verpflegungsmehraufwand bei der Einkommensteuer geltend machen. Dafür wurden vom Gesetzgeber Pauschalen festgelegt. Dauert die Dienstreise mehr als acht Stunden aber keinen ganzen Tag, gilt aktuell ein Betrag von 14 Euro. Diesen können Reisende bei mehrtägigen Reisen auch für den Tag der An- und Abreise ansetzen. Für vollständige Reisetage ist eine Pauschale von 28 Euro vorgesehen.

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