BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Kernaussagen zur E-Rechnung im Überblick

Die Einführung des verpflichtenden Einsatzes der E-Rechnung in Deutschland ist wohl eines der Themen, die aktuell jedes Unternehmen in Deutschland beschäftigten. Die Einführung bietet vielen Unternehmen die große Chance, ihre Prozesse zu digitalisieren und somit die verbleibenden Aktenordner aus den Büros zu verbannen.

Seit dem 1.1.2025 sind Unternehmer in Deutschland bereits verpflichtet, E-Rechnung (d.h. Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format) empfangen zu können. Die Ausstellung von E-Rechnungen wird zudem ab dem 1.1.2027 (bzw. bei Unternehmern < 800.000 Vorjahresumsatz ab 1.1.2028) für ausgewählte Umsätze zwischen Unternehmern (B2B) verpflichtend.

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland führt aber auch zu vielen Rechtsfragen. Selbstredend ist der Anspruch aller Unternehmer in Deutschland, dass diese vor der verpflichtenden Einführung durch den Gesetzgeber geklärt sein sollten.

Den Auftakt zur Klärung dieser Fragen machte das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15.10.2024. Dieses umfangreiche Schreiben nahm bereits zu vielen Fragen aus der Praxis Stellung.

Schnell wurde jedoch offensichtlich, dass dieses Schreiben weitere relevante Praxisfragen unbeantwortet lässt und somit weiterer Klärungsbedarf durch das BMF besteht.

Auf den Tag genau, ein Jahr später, veröffentlichte das BMF am 15.10.2025 ein zweites Schreiben und ändert zugleich den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) in einer Vielzahl von Punkten.

Nachfolgend wird eine Auswahl der wohl relevantesten Änderungen dieses zweiten BMF-Schreibens vom 15.10.2025 vorgestellt

Validierungs- und Prüfungspflichten

Da der Vorsteuerabzug insbesondere voraussetzt, dass der Unternehmer im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist, ordnet der Gesetzgeber faktisch eine Prüfung der Rechnungen an. In dem Zeitalter vor der Einführung der E-Rechnung fokussierte sich diese Prüfung auf die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG oder des § 14a UStG sowie die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit.

Im Zeitalter der E-Rechnung wird diese Prüfung um eine technische Komponente (die sog. Validierung) erweitert. Bis zum zweiten BMF-Schreiben vom 15.10.2025 war unklar, welche Auswirkung unterschiedliche Fehlerbilder im Rahmen dieser Validierung haben.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet dabei drei Fehlerklassen:

Formatfehler

Hierunter versteht man einen Verstoß gegen die Syntax der Norm EN 16931 (UBL/CII) bzw. bei zwischen den Parteien frei vereinbarten Formaten einen Verstoß gegen die Anforderung der Extraktionsmöglichkeit in ein Format, dass der EN16931 entspricht.

Geschäftsregelfehler: („Business Rules“)

Verstoß gegen Prüf- und Plausibilitätsregeln der EN 16931, die

• umsatzsteuerliche Relevanz haben (insb. also Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG betreffen),
• keine umsatzsteuerliche Relevanz haben (sonstige Abhängigkeiten und Mindestanforderungen, die außersteuerliche Motivation haben).

Neben diesen beiden technischen Fehlerarten sind Inhaltsfehler zu beachten.

D.h. auch wenn technisch die E-Rechnung konform ist (also insbesondere keine Formatfehler oder Geschäftsfelderfehler ausweist) führen fachliche Fehler z. B. ein falscher Steuersatz oder eine falsche Leistungsbeschreibung oder ein falsches Leistungsdatum, zu einer nicht konformen Rechnung

Praxistipp

Implementieren Sie im Ihrem Rechnungseingangsprozess entsprechende automatisierte Prüfungsroutinen. Rechnungserstellern sei ans Herz gelegt, ebenfalls eine Prüfung der ausgehenden Rechnungen vorzunehmen, da Ihre Kunden zukünftig nur valide Rechnungen (ohne Formatfehler, Geschäftsregelfehler, Inhaltsfehler) annehmen werden.

Weitere Änderungen bzw. Klarstellungen des BMF-Schreibens vom 25.10.2025 zur E-Rechnung

Pflichtangaben ausschließlich im strukturierten Teil der E-Rechnung.

Alle Pflichtangaben der §§ 14, 14a UStG (z. B. die aussagekräftige Leistungsbeschreibung, das Leistungsdatum und der Leistungszeitraum, der Steuersatz etc.) müssen zwangsläufig im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Nicht zulässig sind nicht in das .xml eingebettete Anhänge oder ein Link auf ein externes Ziel.

Bei hybriden Formaten bleibt der strukturierte Teil der Rechnung führend.

Klargestellt wird erneut, dass bei hybriden Rechnungen (ZuGFeRD) der strukturierte Teil (.xml) führend ist. Signifikante Abweichungen von Bildteil und strukturiertem Teil können dazu führen, dass eine weitere Rechnung in die Welt gesetzt wird (mit Risiko des doppelten Steuerausweises und doppelter Steuerschuld).

Besondere Regelungen bei Gutschriften

Bei Gutschriften nimmt das BMF nachvollziehbare Trennungen vor:

Gutschriften im Rahmen der Änderung der Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG) (z. B. Skonto/Boni) erfordern keine Erstellung einer Gutschrift im E-Rechnungsformat. Gleichwohl steht es Ihnen frei, auch hier im E-Rechnungsformat zu agieren.

Etwaige Gutschriften im Zusammenhang mit einer Rechnungsberichtigung sind (z. B. geändertes Aufmaß/Umfang) verlangen dagegen eine Berichtigung der ursprünglichen E-Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die Ursprungsrechnung und sind daher im E-Rechnungsformat zu erteilen.

Aufbewahrungspflichten

Das Bundesministerium der Finanzen gibt vor, dass die E-Rechnung in seinem ursprünglichen Format aufzubewahren ist. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit muss gewährleistet sein.