Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die Reisekostendefinition entspricht der von der Rechtsprechung entwickelten Begriffsbestimmung, nach der ausschließlich Mehraufwendungen begünstigt sind, die durch eine berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts v. 20.2.2013, BStBl 2013 I S. 188, wurde das bisherige Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien durch eine gesetzliche Regelung im EStG abgelöst. Reisekosten können vom Arbeitgeber in den Grenzen des § 3 Nr. 16 EStG und § 3 Nr. 13 EStG (öffentlicher Dienst) steuerfrei erstattet werden; ansonsten sind sie nach § 9 EStG als Werbungskosten ansatzfähig. In Betracht kommen Fahrtkosten gem. § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, Verpflegungsmehraufwendungen gem. § 9 Abs. 4a EStG, Übernachtungskosten gem. § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG und Reisenebenkosten gem. R 9.8 LStR, H 9.8 LStH. Ein umfangreiches BMF-Einführungsschreiben v. 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412, zu den gesetzlichen Bestimmungen der Reisekostenreform enthält Hinweise zu den lohnsteuerlichen Reisekosten. Ergänzende Bestimmungen zu beruflichen Auswärtstätigkeiten im Ausland sowie die für die einzelnen Länder geltenden Auslandsreisekostensätze regelt das BMF-Schreiben v. 9.12.2015, IV C 5 - S 2353/08/10006:006, BStBl 2015 I S. 1058.

1 Erste Tätigkeitsstätte ersetzt regelmäßige Arbeitsstätte

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Eine berufliche Auswärtstätigkeit kann gerade auch bei solchen Arbeitnehmern vorliegen, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, etwa Kundendienstmitarbeiter oder Berufskraftfahrer. Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte übt bei beruflichen Tätigkeiten außerhalb seiner Wohnung immer eine berufliche Auswärtstätigkeit aus.

Arbeits- oder dienstrechtliche Festlegung entscheidend

Mit der Ablösung der regelmäßigen Arbeitsstätte durch den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte erfolgte inhaltlich eine grundlegende Neuausrichtung der vom Gesetzgeber hierfür festgeschriebenen Kriterien: Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte wird vorrangig durch den Arbeitgeber im Rahmen dessen Direktionsrecht bestimmt und dient damit der Vereinheitlichung von arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Reisekostenvergütungen. Die bisherige wenig praxisorientierte qualitative Abgrenzung nach dem Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit ist nicht mehr zu beachten. Der Arbeitgeber hat es damit in der Hand, entsprechend seiner betrieblichen Bedürfnisse und Wünsche jedem seiner Mitarbeiter diejenige erste Tätigkeitsstätte zuzuordnen, die den jeweiligen betrieblichen Wünschen und Bedürfnissen am besten Rechnung trägt.

Folgewirkungen beachten

Die Entscheidung wird dabei häufig nicht nur unter dem Blickwinkel des betrieblichen Reisekostenrechts zu treffen sein, sondern insbesondere bei Firmenwageninhabern auch mit Rücksicht auf eine günstige Dienstwagenbesteuerung.

Die neue Reisekostendefinition ist künftig untrennbar mit der Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte verbunden. Nur wenn die tatsächliche Arbeitsstätte nicht zugleich auch die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers darstellt, ist die Gewährung von Reisekosten möglich.

2 Die erste Tätigkeitsstätte

2.1 Gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte

Durch die gesetzliche Definition wird der Arbeitsstättenbegriff ab 2014 inhaltlich völlig neu bestimmt: Von der ersten Tätigkeitsstätte ist immer dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer

  • an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung

    • des Arbeitgebers
    • eines verbundenen Unternehmens i. S. d. § 15 AktG
    • eines vom Arbeitgebers bestimmten Dritten tätig ist,
  • der er dauerhaft zugeordnet ist.

Wie bisher kann der Arbeitnehmer pro Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben. Der reisekostenrechtliche Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ist damit im Wesentlichen durch 2 Voraussetzungen gekennzeichnet:

  1. das Vorhandensein einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung und
  2. die dauerhafte Zuordnung zu diesem Tätigkeitsort.

Erste Tätigkeitsstätte ersetzt regelmäßige Arbeitsstätte

Seit 2014 entfällt die bisherige Prüfung, wo der Arbeitnehmer seinen dauerhaften Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit hat bzw. welcher betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers die zentrale Bedeutung gegenüber anderen Tätigkeitsorten zukommt. Gleichzeitig wird die hierzu ergangene BFH-Rechtsprechung gegenstandslos. Die seit 2014 geltenden gesetzlichen Reisekostenbestimmungen...

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