Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (2022: 1,87 EUR pro Frühstück, 3,57 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Allerdings muss der Arbeitgeber, wenn er (oder auf seine Veranlassung hin ein Dritter) seinem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung stellt, die Verpflegungspauschalen kürzen um

  • 20 % für ein Frühstück und
  • 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (28 EUR × 20 % =) 5,60 EUR für ein Frühstück und jeweils (28 EUR × 40 % =) 11,20 EUR für ein Mittag- oder Abendessen.

Der Arbeitgeber darf seinen Arbeitnehmern neben den Verpflegungspauschalen, die er lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet, nochmals denselben Betrag erstatten, wenn er den doppelten Betrag pauschal mit 25 % versteuert.[1] Vorteil ist, dass insoweit keine Sozialversicherung anfällt.

Übersicht: Verpflegungsmehraufwand

 
  mehr als 8 und weniger als 24 Stunden für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen Abwesenheit 24 Stunden
Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann 14 EUR 14 EUR 28 EUR
Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert erstatten kann 14 EUR 14 EUR 28 EUR
maximaler Erstattungsbetrag 28 EUR 28 EUR 56 EUR

Bei der Verdoppelung ist von der Verpflegungspauschale auszugehen, die sich ohne Kürzung für kostenlose Mahlzeiten ergibt. Begründung: In § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG, der die pauschale Besteuerung regelt, wird nur auf Verpflegungsmehraufwendungen i. S. d. § 9 Abs. 4a Sätze 3-6 EStG Bezug genommen. Die Kürzung ist in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt, sodass bei der Verdoppelung vom ungekürzten Betrag auszugehen ist.

Die Kürzung darf nicht höher sein als die für den jeweiligen Tag zu gewährende Verpflegungspauschale.[2] Es ist allerdings möglich, auch dann den doppelten Betrag (vor Kürzung) zu erstatten und diesen Betrag pauschal mit 25 % zu versteuern.

 
Praxis-Beispiel

Erstattung der Verpflegungspauschalen

Der Arbeitnehmer unternimmt eine 4-tägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die 3 Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für die beiden Zwischentage hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Am Abreisetag übernimmt er außerdem das Mittagessen. Der Arbeitgeber zahlt ihm zusätzlich zu den steuerfreien Verpflegungspauschalen auch die Verpflegungspauschalen, die er mit 25 % pauschal der Lohnsteuer unterwerfen kann.

Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Dafür darf er nur die gekürzten Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Die pauschal versteuerten Verpflegungspauschalen werden nicht gekürzt.

 
Verpflegungspauschalen für den Berechnung der Kürzung

Verpflegungspauschale,

steuerfrei nach

Kürzung

Verpflegungs-

pauschale,

mit 25 %iger

Pauschalsteuer
Anreisetag --- 14,00 EUR 14,00 EUR

1. Zwischentag

– Kürzung für Frühstück

– Kürzung für Mittagessen

– Kürzung für Abendessen

28,00 EUR

5,60 EUR

11,20 EUR

11,20 EUR
0,00 EUR 28,00 EUR

2. Zwischentag

– Kürzung für Frühstück

– Kürzung für Mittagessen

– Kürzung für Abendessen

28.00 EUR

5,60 EUR

11,20 EUR

11,20 EUR
0,00 EUR 28,00 EUR

Abreisetag

– Kürzung für ein Frühstück

- Kürzung für Mittagessen

(bei Negativbetrag erfolgt die Kürzung auf höchstens 0 EUR)

14,00 EUR

5,60 EUR

11,20 EUR
0,00 EUR 14,00 EUR
vom Arbeitgeber können erstattet werden   14,00 EUR 84,00 EUR

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen in Höhe von (14,00 EUR + 84,00 EUR =) 98,00 EUR erstatten. Lohnsteuerfrei ist jedoch nur der Betrag von 14,00 EUR.

 
Die pauschale Steuer ermittelt Herr Huber mit 84,00 EUR × 25 % = 21,00 EUR
Solidaritätszuschlag 21,00 EUR × 5,5 % = 1,16 EUR
Ggf. Kirchensteuer 21,00 EUR × 7 % =  1,47 EUR
Steuerbelastung insgesamt 23,63 EUR
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4554/6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand 98,00      
4198/6039 Pauschale Steuern für Arbeitnehmer 23,63 1200/1800 Bank 121,63

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