Die Reisekostenabrechnung im Bereich der Lohnbuchhaltung wirft in der Praxis viele Fragen auf. Heute greifen wir auf, wie die Reisekosten eines Kraftfahrers mit weiträumigem Tätigkeitsgebiet richtig beurteilt werden.
Fragen zum Thema „Reisekosten“
Befristung 48 Monate:
Wir beschäftigen einen Service-Kraftfahrer, dessen Arbeitsvertrag vom 1.1.2011 bis 31.12.2013 befristet war und danach unbefristet verlängert wurde.
Weiträumiges Tätigkeitsgebiet:
In seinem Arbeitsvertrag wurde der Firmenhof als Arbeitsort definiert.
Der Service-Kraftfahrer übernimmt morgens den LKW am Firmensitz (Sammelpunkt) und beliefert diverse Kunden im Umkreis von 250 km bei ihnen zu Hause mit medizinischem Sauerstoff.
Nebentätigkeiten/ Rüstzeiten:
Wenn er nachmittags wieder in die Firma zurückkehrt, betankt er auf dem Firmenhof sein Fahrzeug mit Sauerstoff und arbeitet Kundengeräte auf dem Firmengelände (Sauerstoff-Konzentratoren) auf.
Fragen zur Bestimmung des Anspruchs nach den aktuellen Definitionen des Reisekostenrechts auf Verpflegungsmehraufwendungen lauten wie folgt:
- Muss der AN (wie früher definiert war) von zu Hause UND vom Hof entfernt sein?
- Zählen die Betankungs- und Kundengeräteaufarbeitungszeiten zu den 8 Stunden dazu oder nicht?
- Sind die Spesen ab 8 h oder ab 8,25 h zu zahlen? In den Fach-Lexika findet man die Angaben „mehr als“ und „ab“ 8 Stunden.
- Stehen ihm nach den geänderten Anspruchsvoraussetzungen Spesen zu?
Beurteilung "erste Tätigkeitsstätte"
Da der Firmenhof vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer als Arbeitsort definiert wurde, befindet sich die "erste Tätigkeitsstätte" am Firmenhof. Auf weitere Kriterien (z. B. auf die 48-Monate-Regelung) kommt es dann nicht mehr an.
Beurteilung "auswärtige Tätigkeit"
Eine auswärtige Tätigkeit (Geschäftsreise) liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist.
Sobald der Service-Kraftfahrer morgens den Firmensitz mit dem LKW verlässt, um diverse Kunden im Umkreis von 250 km zu beliefern, übt er eine auswärtige Tätigkeit aus, die beendet ist, sobald er den Firmensitz wieder erreicht. Da der Firmenhof die erste Tätigkeitsstätte ist, gehören die Tätigkeiten am Firmensitz (Betanken und Bearbeitung von Kundengeräten auf dem Firmengelände) nicht mehr zur auswärtigen Tätigkeit.
Beurteilung "Verpflegungspauschale"
Ob der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat, hängt somit davon ab, ob er vom Verlassen des Firmensitzes bis zur Rückkehr dorthin mehr als 8 Stunden unterwegs ist. Seit 2014 muss die Abwesenheit "mehr als 8 Stunden" betragen (bis einschließlich 2013: ab 8 Stunden). Der Service-Kraftfahrer übt nach Verlassen des Firmensitzes eine Fahrtätigkeit aus, sodass die Verpflegungspauschale nicht durch die 3-Monats-Regelung eingeschränkt wird. Das heißt, das der Arbeitnehmer bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden vom Firmensitz einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 12 EUR hat.
Anspruch auf "Spesen"
Was der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer an "Spesen" zahlt, hängt von der Vereinbarung ab, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber miteinander getroffen haben. Sollen die steuerlich zulässigen Beträge gezahlt werden, sind die o.a. Kriterien maßgebend.
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