Ob in Ferienzeiten oder aus persönlichen Gründen überlegen manche Beschäftigte, über ihren bestehenden Urlaubsanspruch hinaus unbezahlten Urlaub zu nehmen. Hier erhalten Sie einen Überblick, ob und wenn ja, welche lohnsteuerlichen Besonderheiten zu berücksichtigen sind.
Grundsätzlich haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Anspruch auf die Fortzahlung des Arbeitsentgelts während ihres Urlaubs. Wenn jedoch Mitarbeitende über den ihnen zustehenden Urlaub und eventuelle Arbeitszeitkonten hinaus freie Tage benötigen, wird teilweise von Arbeitgebern unbezahlter Urlaub gewährt.
Unbezahlter Urlaub: Versteuerung bei Gehaltsbestandteilen
Lohnsteuerlich ergeben sich bei der Gewährung von unbezahltem Urlaub grundsätzlich keine Probleme. Das liegt vor allem am sogenannten Zuflussprinzip: Solange dem Mitarbeitenden keine Lohnbestandteile zufließen, entstehen keine steuerpflichtigen Vorteile. Erhält der Mitarbeitende aber während des eigentlich unbezahlten Urlaubs trotzdem Gehaltsbestandteile weiter, zum Beispiel einen Firmenwagen, sind diese Zahlungen auch weiterhin zu versteuern.
Was bei unbezahltem Urlaub für die Lohnabrechnung gilt
Solange das Dienstverhältnis fortbesteht, sind auch solche in den Lohnzahlungszeitraum fallenden Arbeitstage mitzuzählen, für die der Arbeitnehmende keinen Lohn bezogen hat (R 39b.5 Abs. 2 Satz 3 LStR). Es entsteht also durch Beginn / Ende des unbezahlten Urlaubs im laufenden Monat kein Teillohnzahlungszeitraum. Falls die Abrechnung ansonsten monatlich erfolgt, bleibt es auch für die Zeit des unbezahlten Urlaubs bei diesem Lohnabrechnungszeitraum.
Unbezahlter Urlaub als Unterbrechung
Allerdings ist bei unbezahltem Urlaub im Lohnkonto der Buchstabe U einzutragen (U steht für Unterbrechung), wenn die Zahlung von Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage wegfällt (§ 41 Abs 1 Satz 5 EStG; § 4 Abs 2 Nr 2 LStDV). Die Aufzeichnung der Dauer der Unterbrechung ist nicht vorgesehen.
Weil während der Unterbrechung nur der Anspruch auf die Hauptlohnbestandteile entfallen muss, schließt zum Beipiel die Fortzahlung von vermögenswirksamen Leistungen die Eintragung des Großbuchstabens U nicht aus. Dies gilt auch für die Weitergewährung eines Firmenwagens. Für jeden einzelnen Unterbrechungszeitraum ist ein neuer Buchstabe "U" einzutragen. Der Unterbrechungszeitraum von fünf Arbeitstagen bezieht sich auf das Kalenderjahr. Bei Unterbrechungen, die sich über den Jahreswechsel hinaus erstrecken, ist jedes Kalenderjahr für sich zu betrachten.
Besonderheit für die Lohnsteuerbescheinigung bei unbezahltem Urlaub
Abschließend ist die Anzahl der im Lohnkonto vermerkten Buchstaben "U" in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung einzutragen (§ 41b Abs. 1 Nr. 2 EStG). Der genaue Zeitraum der Unterbrechung braucht auch hier nicht angegeben zu werden. Hat der Mitarbeitende zum Beispiel im Kalenderjahr 2021 einmal zwei Wochen und einmal eine Woche unbezahlten Urlaub genommen, so ist in Zeile zwei der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung die Zahl "2" oder in Worten "zwei" einzutragen.
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