Weltreise, Weiterbildung oder Pflege von Angehörigen: Manchmal benötigen Beschäftigte eine Auszeit. Doch in welchen Fällen kann es grundsätzlich zu einer bezahlten oder unbezahlten Freistellung kommen und wann besteht sogar ein Anspruch darauf?
Die Gründe für eine längere, auch unbezahlte Auszeit von Arbeitnehmenden sind vielfältig - ob Weltreise, Bildungsurlaub oder etwa zur Pflege von Angehörigen. Denn meist reicht der Jahresurlaub dafür nicht aus. In vielen Fällen wird daher auf die Möglichkeit zurückgegriffen, zwischen Beschäftigten und Arbeitgeber eine zeitweise Freistellung von der Arbeit zu vereinbaren. Im Vorfeld stellt sich jedoch die grundsätzliche Frage, in welchen Fällen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin eine unbezahlte Freistellung gewähren muss.
Bezahlte Freistellung oder unbezahlte Freistellung?
Bei einer Freistellung verzichtet der Arbeitgeber ausdrücklich auf die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers. Dies kann unter Fortzahlung der Vergütung, als bezahlte Freistellung oder auch ohne, als unbezahlte Freistellung erfolgen. Grundsätzlich ist eine vertragliche oder gesetzliche Anspruchsgrundlage erforderlich, damit Lohnansprüche im Freistellungszeitraum entstehen. Praktisch wichtigster Fall der bezahlten Freistellung ist die Freistellung nach erfolgter Kündigung, aber auch beim Erholungsurlaub, krankheitsbedingtem Arbeitsausfall, Bildungsurlaub, Altersteilzeit oder als Ausgleich für Betriebsratstätigkeit erfolgt die Freistellung entgeltlich.
Anspruch auf unbezahlte Freistellung
Muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden die unbezahlte Freistellung gewähren? Einen allgemeinen Anspruch auf unbezahlte Freistellung gibt es nicht. Mit seinem Arbeitsvertrag hat sich der Arbeitnehmende verpflichtet, seine Arbeitsleistung zu erbringen. Daher kann er dem Grundsatz nach nicht verlangen, von seiner Pflicht zur Arbeitsleistung entbunden zu werden. Die unbezahlte Freistellung liegt allein im Ermessen des Arbeitgebers; sie kann nur im Einvernehmen mit diesem genommen werden. Nur in seltenen Ausnahmefällen wird das Ermessen des Arbeitgebers derart eingeschränkt sein, dass ihm nur noch die Möglichkeit bleibt, Sonderurlaub zu erteilen.
Unbezahlte Freistellung in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen
Wo es einen Grundsatz gibt, ist die Ausnahme nicht weit. Denn entsprechende Regelungen in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen können beispielsweise unbezahlte Freistellungen vorsehen. Ausnahmen können sich auch aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers bei familiären Problemsituationen oder betrieblicher Übung ergeben:
- Der Arbeitgeber muss die unbezahlte Freistellung aufgrund seiner Fürsorgepflicht gewähren. Das gilt für Fälle, in denen sich der Arbeitnehmende in einer Notsituation befindet, zum Beispiel weil ein Familienmitglied plötzlich erkrankt ist.
- Tarifverträge, Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen können Ansprüche auf unbezahlte Freistellung vorsehen. Die Vereinbarungen regeln dann zumeist auch Fragen zu den Voraussetzungen oder dem maximalen Zeitraum. Auch in diesen Fällen benötigt der Arbeitnehmende die Zustimmung des Arbeitgebers. Ob Krankheitstage während einer tariflichen Freistellung verfallen, beurteilen Gerichte unterschiedlich. (Mehr zum Thema Krankheit und tarifliche Freistellung lesen Sie hier).
- Ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub kann sich schließlich auch aus einer betrieblichen Übung ergeben. Hat ein Arbeitgeber in vergleichbaren Fällen unbezahlte Freistellung gewährt, kann es für die anderen Mitarbeitenden einen Anspruch darauf geben. Lesen Sie hier, warum nicht jedes Entgegenkommen des Arbeitgebers zur betrieblichen Übung führt.
Unbezahlte Freistellung zur Pflege von Angehörigen
Gesetzliche Ansprüche bestehen beispielsweise bei der Pflege naher Angehöriger (§§ 2, 3 PflegeZG) oder der Betreuung von Kindern (§ 45 SGB V). Danach muss der Arbeitgeber Beschäftigte mit Anspruch auf Krankengeld für die Dauer des Anspruchs von der Arbeitsleistung unbezahlt freistellen, wenn sie einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung pflegen oder kranke Kinder betreuen.
Unbezahlte Freistellung als Begleitung von Menschen mit Behinderung
Neu ist eine gesetzliche Anspruchsgrundlage für eine Freistellung als Assistenz im Krankenhaus (§ 44b SGB V). Künftig können Begleitpersonen aus dem privaten Umfeld eines Menschen mit Behinderung für die Dauer von dessen stationären Krankenhausaufenthalts mit aufgenommen werden. Arbeitgeber müssen Beschäftigte, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, hierfür freistellen. Die neuen Regelungen treten ein Jahr nach Verkündung des Gesetzes, am 1.11.2022, in Kraft. Lesen Sie hier mehr zum neuen Anspruch auf Krankengeld für Begleitpersonen bei stationärer Behandlung.
Unbezahlte Freistellung zur Weiterbildung
Unabhängig von der Möglichkeit eines bezahlten Bildungsurlaubs, wie er in einigen Ländergesetzen geregelt ist, gibt es prinzipiell die Möglichkeit einer unbezahlten Freistellung durch den Arbeitgeber wegen einer Weiterbildung. Möchte der Arbeitnehmende beispielsweise eine Fortbildung machen, deren zeitlicher Umfang nicht zulässt, dass sie neben der Beschäftigung im Arbeitsverhältnis durchgeführt wird, können Arbeitgeber und Arbeitnehmende einvernehmlich eine unbezahlte Freistellung für eine bestimmte oder unbestimmte Zeit vereinbaren.
Unbezahlte Freistellung: Auswirkungen auf die Sozialversicherung
Die unbezahlte Freistellung eines Arbeitnehmenden wirkt sich auf die Sozialversicherung aus. Zu beachten ist, dass es entscheidend auf die Länge der genommenen "Auszeit" ankommt. Die Versicherungspflicht der Arbeitnehmenden in den einzelnen Sozialversicherungszweigen setzt grundsätzlich eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt voraus. Bei einer unbezahlten Freistellung bleibt das Arbeitsverhältnis - ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt - weiter bestehen. Bis zu einem Monat gilt dies weiter als Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt: Es ergeben sich keine Auswirkungen auf das entgeltliche Beschäftigungsverhältnis.
Dauert die unbezahlte Freistellung allerdings länger, endet die entgeltliche Beschäftigung nach einem Monat. Mit dem Überschreiten der Monatsfrist, ist eine Abmeldung zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an die Einzugsstelle zu senden. Nach Ende der unbezahlten Freistellung muss der Arbeitnehmende neu angemeldet werden.
Wissenswertes zur lohnsteuerlichen Behandlung von unbezahltem Urlaub lesen Sie in diesem Beitrag.
Unbezahlte Freistellung: Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat zuletzt seine Rechtsprechung geändert und entschieden, dass für die Dauer eines unbezahlten Sonderurlaubs kein Erholungsurlaub entsteht. Die durch das Bundesurlaubsgesetz bezweckte Unterbrechung der Arbeitspflicht entbehre durch die Freistellung einer Grundlage, heißt es in der Begründung. Der Zeitraum des Sonderurlaubs ist somit bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs mit "null" Arbeitstagen in Ansatz zu bringen. (Alles zum (gesetzlichen) Urlaubsanspruch lesen Sie in diesem Top-Thema).
Unbezahlte Freistellung nach Elternzeit
Gemäß § 15 BEEG haben Eltern das Recht, für die Kinderbetreuung bis zu 36 Monate unbezahlt in Elternzeit zu gehen. Während der Elternzeit ist der Arbeitnehmende von seiner Pflicht, seine Arbeitsleistung zu erbringen, freigestellt. Der Arbeitgeber muss seinerseits keinen Lohn mehr zahlen. Diese unbezahlte Freistellung ist befristet: Die Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis leben nach dem dritten Geburtstag des Kindes wieder auf, ohne dass eine gesonderte Vereinbarung nötig ist.
Möchte der Arbeitnehmende eine unbezahlte Freistellung im Anschluss an die Elternzeit nehmen, kann er diese grundsätzlich einvernehmlich mit dem Arbeitgeber vereinbaren. Es handelt sich dann nicht mehr um Elternzeit, allerdings gelten besondere Voraussetzungen für die Mitgliedschaft in der Sozialversicherung: Diese bleibt für einen Monat aufgrund des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses ohne Arbeitsentgelt auch im Anschluss von beitragsfreien Zeiten wie der Elternzeit erhalten.
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