Wann Urlaubsverfall und Urlaubsübertragung möglich sind

Ein Blick ins Bundesurlaubsgesetz (BurlG) reicht beim Thema Urlaubsverfall nicht mehr aus. Denn danach muss der Jahresurlaub von Beschäftigten grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG) - ansonsten verfällt er zum 31. Dezember. Nur unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung ins darauffolgende Jahr zulässig - und auch dann verfallen die restlichen Urlaubstage spätestens zum 31. März (§ 7 Abs. 3 S. 2 BurlG).

Nach mehreren wichtigen Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum Urlaubsverfall hat das BAG diese neuen Vorgaben in seiner Rechtsprechung umgesetzt. Für Arbeitgeber sind seither die Mitwirkungsobliegenheiten besonders relevant: Sie müssen Beschäftigte rechtzeitig auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen, ansonsten hat dies gravierende Folgen. Wann also verfällt der Urlaubsanspruch und wann ist eine Urlaubsübertragung möglich?

Urlaubsübertragung ins Folgejahr

Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Im Fall einer Übertragung des Urlaubs auf das nächste Jahr, muss er in den ersten drei Monaten, also bis zum 31. März, genommen werden.

Dringende persönliche Gründe sind beispielsweise 

• Arbeitsunfähigkeit, 
• Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss 
• oder die Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte. 

Dringende betriebliche Gründe können sein: 

• termin- oder saisongebundene Aufträge,
• technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf.

Urlaubsübertragung ins Folgejahr: mit Grund kein Antrag nötig

Wenn tatsächlich ein Übertragungsgrund besteht, verschiebt sich die zeitliche Grenze des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31. Dezember eines Jahres auf den 31. März des Folgejahres. Ein Antrag ist also nicht nötig.

Urlaubsverfall zum Jahresende oder zum 31. März

Grundsätzlich verfällt Urlaub, der bis zum Jahresende oder bei möglicher Übertragung bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres nicht genommen wird, nach dem BUrlG ersatzlos. Dies gilt jedoch nur noch eingeschränkt. Der gesetzliche (Mindest-)Urlaubsanspruch von Arbeitnehmenden kann nur noch unter sehr strengen Voraussetzungen verfallen. Dafür muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er seinen erforderlichen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. 

Hinweispflicht des Arbeitgebers für Urlaubsverfall

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden jetzt rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, in vollem Umfang genommen werden muss und er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.

Was heißt rechtzeitig? Der Hinweis muss grundsätzlich unverzüglich nach der Entstehung des Urlaubsanspruchs -meist zu Beginn des Urlaubs- erfolgen, konkretisierte das BAG. In der Regel reiche eine Woche, wobei es auf die Umstände im Einzelfall ankomme.

Daher ist es sinnvoll, die Mitwirkungsobliegenheiten regelmäßig bereits zu Beginn des Kalenderjahres in nachweisbarer Form zu erfüllen und sie gegebenenfalls später zu wiederholen. 

Urlaubsverfall und Verjährung: Fragen geklärt

Die Hinweispflicht des Arbeitgebers umfasst auch Urlaub aus vergangenen Jahren. Wie wichtig die Aufforderungs- und Hinweispflichten des Arbeitgebers sind, hat der EuGH wiederholt bestätigt. Nunmehr ist klar: Urlaubsansprüche können nicht einfach so verjähren, wenn der Arbeitgeber zuvor nicht auf den Resturlaub und den möglichen Verfall der Urlaubstage hingewiesen hat. In unionskonformer Auslegung entschied das BAG, dass die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche erst nach Erfüllung der Hinweispflicht beginnt.

Urlaubsverfall bei Krankheit

Probleme hinsichtlich der Übertragung von Urlaub und dem Urlaubsverfall ergeben sich insbesondere immer dann, wenn Beschäftigte dauerhaft erkranken. Grundsätzlich bleibt ihnen der Urlaubsanspruch als Freizeitanspruch zunächst erhalten, wenn sie ihren Urlaub aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende des Übertragungszeitraumes nicht nehmen konnten.

Urlaubsverfall nach 15 Monaten bei Langzeiterkrankung?

Weil sich die jährlich erworbenen Urlaubsansprüche von Arbeitnehmenden, die über mehrere Jahre arbeitsunfähig erkrankt sind, ins Unermessliche addieren würden, legte der EuGH und im Anschluss auch das BAG eine Grenze fest. Danach ist nunmehr gefestigte Rechtsprechung, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Urlaubsjahrs verfällt. Für Fälle der Scheinselbstständigkeit eines Arbeitnehmenden gilt nach Auffassung des EuGH diese Grenze von 15 Monaten nicht.

Was gilt aber in solchen Fällen, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheit verletzt? Darf der Urlaubsanspruch dann auch nach 15-Monaten verfallen? Das BAG auch hier seine Rechtsprechung den EuGH-Vorgaben entsprechend angepasst und weiterentwickelt. Jetzt steht fest: Jahresurlaub darf auch bei längerer Krankheit nicht einfach so verfallen. 

Der Europäische Gerichtshof hat die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich bestätigt. Wenn der Arbeitgeber aber seine Mitwirkung versäumt, dürfen Urlaubstage in dem Urlaubsjahr, in dem Beschäftigte auch tatsächlich gearbeitet haben und dann erkranken, nicht verfallen. Entscheidend ist also, ob im Urlaubsjahr noch gearbeitet wurde. Eine Ausnahme hiervon hat das BAG in einer Entscheidung gemacht, indem die Arbeitsunfähigkeit so früh im Urlaubsjahr eintrat, dass es dem Arbeitgeber nicht möglich war, zuvor seiner Obliegenheiten nachzukommen.

Wenn Beschäftigte bereits zu Beginn des Urlaubsjahres arbeitsunfähig erkrankt sind und dies durchgehend bis zum 31. März des darauffolgen Jahres, verfällt der Urlaubsanspruch jedoch weiter nach 15 Monaten. Das ist dem BAG zufolge unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat.

Ausnahmen Mutterschutz und Elternzeit

Ausnahmen für den Urlaubsverfall bestehen beispielsweise für Arbeitnehmende, die in Mutterschutz oder in Elternzeit gehen: Der vor Mutterschutz und Elternzeit bestehende Urlaub verfällt nicht und kann nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nachgeholt werden.

Übertragung und Verfall von Urlaub: Tarifvertraglich großer Spielraum

Davon unabhängig dürfen Arbeits- oder Tarifvertragsparteien, die -den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch übersteigenden- Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsansprüche frei regeln. Eine tarifliche Übertragung des Urlaubs auf das erste Quartal des Folgejahres kann ohne das Vorliegen besonderer Gründe festgelegt werden. Genauso kann auch der Verfall von Resturlaub mit einer ausdrücklichen Regelung vereinbart werden. 

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