Abmahnung in der Personalakte: Wie lange sie dort bleibt, richtet sich vor allem danach, ob der Arbeitgeber sie zu Recht ausgesprochen hat. Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Die Abmahnung eines Mitarbeiters wird in seine Personalakte aufgenommen. Dort wird sie grundsätzlich erstmal aufbewahrt. Doch für welche Zeitdauer? Gibt es eine Aufbewahrungsfrist oder in welchen Fällen kann der Arbeitnehmer verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird? 

Ist die Abmahnung eines Mitarbeiters einmal in der Personalakte, bleibt sie da - in der Regel. Oftmals werden die Unterlagen ausgeschiedener Mitarbeiter in Unternehmen sogar jahrzehntelang aufbewahrt, obwohl es keine arbeitsrechtliche Pflicht gibt, Personalakten über eine bestimmte Zeitdauer aufzubewahren. 

Will der Arbeitnehmer die Entfernung seiner Abmahnung aus der Personalakte erreichen, ist dies nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen möglich. Zunächst ist zu differenzieren, ob die Abmahnung zu Recht erfolgte oder nicht. Zudem kommt es darauf an, ob der Mitarbeiter sich noch im Unternehmen befindet oder das Arbeitsverhältnis bereits beendet wurde. 

Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Arbeitnehmer haben grundsätzlich das Recht, unrichtige Eintragungen in der Personalakte entfernen oder berichtigen zu lassen. Eine unrichtige Abmahnung muss der Arbeitgeber also aus der Personalakte nehmen.

Bei einer zu Recht erteilten Abmahnung sieht es anders aus. Grundsätzlich gibt es für eine solche Abmahnung keine Verjährung: Das heißt, sie bleibt bestehen und verliert nicht - wie manchmal zu Unrecht angenommen - nach zwei Jahren ihre Gültigkeit. Somit existiert auch kein "Ablauf-oder Verfallsdatum", nach dem eine Abmahnung entfernt werden müsste.

Abmahnung zurücknehmen: Nur wenn sie nicht berechtigt ist

Wenn eine Abmahnung rechtswidrig erfolgt ist, sie also 

  • unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, die den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung und seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen können 
  • oder sie inhaltlich zu unbestimmt ist 
  • oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt, 

dann hat der Arbeitnehmer einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch gemäß §§ 242, §1004 Abs.1 BGB analog auf Rücknahme der Abmahnung sowie auf Entfernung des Abmahnungsschreibens aus den Personalakten.

Mehr zu den inhaltlichen Voraussetzungen einer Abmahnung. 

BAG-Rechtsprechung zur Rücknahme berechtigter Abmahnungen

Für ursprünglich zu Recht erteilte Abmahnungen von Mitarbeitern galt lange die Praxis, dass der Ar­beit­neh­mer nach zwei bis drei Jahren - in denen er sich korrekt verhalten hat - vom Ar­beit­ge­ber verlangen konnte, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. 

Diese Rechtsprechung hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) aber mit seinem Urteil vom 13. Juli 2012 , Az. 2 AZR 782/11 revidiert. Zwar darf der Arbeitgeber sich bei einer verhaltensbedingten Kündigung nicht mehr auf eine zwei bis drei Jahre alte Abmahnung stützen - denn nach dieser Zeit fehlt es an der Warnfunktion der Abmahnung -, aus der Personalakte entfernen muss er diese aus der Personalakte jedoch nur, wenn es keinerlei berechtigtes Interesse an einer weiteren Aufbewahrung für ihn gibt.

Wie lange: Gerichte entscheiden im Einzelfall

Weiter relevant sein kann eine Abmahnung für den Arbeitgeber beispielsweise im Hinblick auf eine zukünftige Entscheidung über eine Versetzung oder Beförderung, eine spätere Zeugnisbeurteilung oder Kündigung des Mitarbeiters. Nach heutiger BAG-Rechtsprechung kann der Arbeitgeber die Abmahnung also auch weit länger als drei Jahre in der Personalakte belassen, wobei Abmahnungen nach Auffassung des Gerichts auch nicht per se für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses wirksam sind. 

Ob das durch die Abmahnung gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden ist, müssen die Gerichte im Einzelfall klären. Zumindest bei leichten Pflichtverstößen wird eine Abmahnung im Normalfall nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn dem Arbeitnehmer bis dahin nichts vorzuwerfen ist. 

Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte nach Ende des Arbeitsverhältnisses? 

Der Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte besteht grundsätzlich nur im bestehenden Arbeitsverhältnis. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat ein Arbeitnehmer zwar Anspruch auf Einsicht in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrten Personalakte. Er hat aber regelmäßig keinen Anspruch mehr auf Beseitigung selbst einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte. 

Ausnahme: Ein solcher Anspruch kann ausnahmsweise gegeben sein, wenn es objektive Anhaltspunkte gibt, dass eine Abmahnung dem Arbeitnehmer auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden könnte (BAG, Urteil vom 19.4. 2012, 2 AZR 233/11). 

Schlagworte zum Thema:  Abmahnung, Personalakte, Entfernung

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