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Digitale Personalakte: rechtliche Aspekte

Digitale Personalakten sind in Unternehmen oft schon Standard. Die Einführung spart in der Personalabteilung viel Zeit und Energie. Rund um das Thema stellen sich aber auch einige arbeits- und datenschutzrechtliche Fragen. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten?

Konkrete Regelungen zum Führen einer Personalakte finden sich nicht im Gesetz. Der Arbeitgeber darf grundsätzlich frei entscheiden, ob er Personalakten in digitaler Form führen möchte. Dennoch sind im Umgang mit digitalen Personalakten zahlreiche rechtliche Aspekte zu beachten. Hierzu zählen insbesondere das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter, der Datenschutz und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.

Was muss in die Personalakte?

Zum Inhalt einer Personalakte gehören alle, die Person eines Arbeitnehmers betreffenden Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers in einem sachlichen Zusammenhang stehen. Dazu gehören:

  • persönliche Daten wie Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen,
  • Unterlagen zur Tätigkeit,
  • Unterlagen zur Vergütung,
  • Unterlagen zu Abwesenheiten Urlaubstage, Krankheit, Elternzeit,
  • Unterlagen zur Lohnsteuer,
  • Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung.

Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die der Mitarbeiter auch einsehen darf. Privates hat in der Personalakte nichts zu suchen.

Mehr dazu, was in eine Personalakte gehört und wie sie aufgebaut wird, lesen Sie in unserem Beitrag "Personalakten richtig anlegen und führen".

Wer darf Einsicht in die Personalakte nehmen?

Nach § 83 BetrVG hat jeder Arbeitnehmer das Recht, seine Personalakte - ohne Angaben von Gründen - jederzeit einsehen zu dürfen. Das gilt grundsätzlich auch noch, nachdem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Doch dürfen auch Vorgesetzte, der Betriebsrat oder Dritte die Personalakten einsehen? Wie weit das Einsichtsrecht geht und wer Einsicht in die Personalakte fordern darf, lesen Sie in diesem Kapitel unseres Top-Themas.

Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?

Die komplette Personalakte eines Arbeitnehmers sollte grundsätzlich erst dann vernichtet werden, wenn wirklich alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis vollständig erfüllt sind. Zumindest für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren ist die Aufbewahrung sinnvoll. Für einzelne Unterlagen gelten zudem längere Aufbewahrungsfristen, beispielsweise für steuerrechtlich relevante Dokumente wie Gehaltsabrechnungen. Welche Aufbewahrungsfristen es gibt, lesen Sie hier.

Löschung der Personalakte nach Kündigung

Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber bei der Löschung der digitalen Personalakte den Datenschutz beachten. Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dürfen Unternehmen die Daten ehemaliger Mitarbeiter nur speichern, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran haben. Liegt ein solches nicht vor, sind die Daten zu löschen. Der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu behalten, wenn der Arbeitnehmer noch Ansprüche geltend machen kann oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen. 

Schlagworte zum Thema:  Personalakte, Arbeitsrecht