Ob die Personalakte digital geführt wird oder die Unterlagen zu Mitarbeitern althergebracht in Papierform gesammelt werden – Arbeitgeber müssen die arbeits-und datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Welche Rechte und Pflichten beim Umgang mit Personalakten gelten, zeigt dieser Überblick.

Dass eine Abmahnung in die Personalakte gehört, ist selbstverständlich. Damit verbunden sind die Fragen, wann der Arbeitnehmer die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangen kann oder wann der Arbeitgeber ihm Einsicht in die Personalakte gewähren muss. Im Gegenzug stellt sich die Frage, wie der Arbeitgeber eine Personalakte zu führen hat, denn die eine gesetzliche Grundlage zur Führung einer Personalakte existiert nicht. Zwar verpflichten einzelne arbeitsschutzrechtliche Vorschriften – wie solche aus dem Arbeitszeit-, Nachweis- oder dem Mutterschutzgesetz – den Arbeitgeber dazu, Unterlagen zu führen und diese eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Eine Personalakte für die entsprechenden Mitarbeiter muss er danach jedoch nicht anlegen.

Personalakte: Definition

Dennoch kann das Gesetz eine Orientierungsmöglichkeit bieten, nämlich eine in § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz vorhandene Definition: Danach gehören zur Personalakte "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen", ähnlich definiert es das BAG, wonach die Personalakte "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen ist, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen".

Was darf in der Personalakte aufbewahrt werden?

Was darf also in eine Personalakte hinein und was nicht? Grundsätzlich ist der Arbeitgeber recht frei, ob er etwas und was genau er in die Personalakte aufnimmt – solange es mit dem Arbeitsverhältnis in einem Zusammenhang steht. Wichtig dabei ist, dass die gesammelten Informationen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben. Dabei ist darauf zu achten, die datenschutzrechtlichen Grenzen nach § 26 Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Verbindung mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten (siehe unten). In der Praxis sind für das Arbeitsverhältnis relevante Informationen

  • der Personalstammbogen sowie personelle Änderungsmitteilungen,
  • Bewerbungsunterlagen,
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen (Beförderungen, Versetzungen, Entsendungen),
  • Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweisheft /-unterlagen,
  • Angaben zu Krankheits-/Urlaubstagen, Gesundheitszustand,
  • Gehaltsentwicklung (inkl. Pfändungen, Darlehen),
  • Fortbildungen, Qualifizierungen,
  • Korrespondenz mit dem Mitarbeiter,
  • arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen,
  • dienstliche Beurteilungen,
  • Zwischen- und Endzeugnisse.

Personalakte: Welche Arbeitgeberpflichten gibt es?

Eine gesetzlich verankerte Pflicht des Arbeitgebers, eine Personalakte für seine Mitarbeiter zu führen gibt es - wie bereits ausgeführt - nicht. Dies ist jedoch für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen sinnvoll. Frei von Pflichten ist der Arbeitgeber bei der Führung der Personalakte aber nicht. Aufgrund der arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht muss er Folgendes beachten:

  • Unterlagen oder Daten sorgfältig aufbewahren
  • Keine Weitergabe an Dritte
  • Keine Unterlagen über den Arbeitnehmer sammeln, die dessen Einblick entzogen sind und deren Richtigkeit der Arbeitnehmer deshalb nicht überprüfen kann. 
  •  Begründungspflicht bei Leistungsbeurteilungen
  • Nur Berechtigte dürfen Personalakte einsehen. Arbeitgeber sollten die Anzahl von Personen, die Zugriff auf Personalakten haben, gering halten.  

Personalakte und Datenschutz

Die DSGVO hat auch für den Datenschutz beim Umgang mit Personalakten Neuerungen für Arbeitgeber gebracht. So sollten sich Arbeitgeber bewusst sein, dass das erstmalige Anlegen sowie das Fortführen einer Personalakte eine Datenverarbeitung nach Art. 4 DSGVO darstellen. 

Dies führt zu einer erheblichen administrativen Mehrbelastung beim Umgang mit Personalakten: Arbeitnehmer müssen sich ausdrücklich damit einverstanden erklären, dass ihre Daten erhoben, gespeichert und übermittelt werden. Bei vielen Unternehmen ist dies sinnvollerweise in einer Betriebsvereinbarung geregelt, die dann für alle Mitarbeiter gilt. 

Arbeitgeber müssen zudem einen Datenschutzbeauftragten bereitstellen, wenn die Daten von zehn Mitarbeitern über einen automatisierten Prozess verarbeitet werden, oder bei 20 Mitarbeitern, falls die Verarbeitung in einer anderen Form erfolgt.

Insgesamt sollten Arbeitgeber auf Datensparsamkeit und Erforderlichkeit der Datenerhebung achten.

Einsicht in die Personalakte

Das Recht des Arbeitnehmers auf Einsicht in seine Personalakte ist in § 83 Abs. 1 S. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Danach darf jeder Arbeitnehmer - unabhängig davon, ob ein Betriebsrat besteht oder nicht und unabhängig von der Betriebsgröße - Einsicht in die Personalakte nehmen, sich Notizen machen oder Kopien anfertigen. Unrichtige Eintragungen in der Personalakte können Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen entfernen oder berichtigen lassen. 

Der Arbeitgeber ist verpflichtet diese Einsicht zu gewähren, aber er ist nicht verpflichtet, den Arbeitnehmer auf Änderungen in der Personalakte aufmerksam zu machen. 

Der Betriebsrat hat dagegen kein eigenständiges Recht auf Einsicht und andere Beschäftigte dürfen die Personalakte nur in besonderen Fällen einsehen: Nämlich wenn dies für eine Personalentscheidung notwendig ist. 

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Schlagworte zum Thema:  Personalakte, Fürsorgepflicht, Datenschutz