Personalakte anlegen: Inhalt und Aufbau

Personalakten können digital oder traditionell in Papierform geführt werden – wichtig ist alleine, dass alle arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Was in eine Personalakte gehört und wie sie aufgebaut wird, zeigt dieser Überblick.

Eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht nur im öffentlichen Dienst. Dennoch empfiehlt sich die Anlage von Personalakten auch in der Privatwirtschaft, um diejenigen Mitarbeiterunterlagen geordnet und datensicher zu verwahren, die der Arbeitgeber nach arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften (Arbeitszeit-, Nachweis- oder Mutterschutzgesetz) aufbewahren beziehungsweise den Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden gegenüber vorlegen muss. Hat er sich einmal dazu entschieden, ist der Arbeitgeber bei der Führung der Personalakte dennoch nicht frei von Pflichten. Die wichtigsten Vorgaben finden Sie nachfolgend.   

Was ist eine Personalakte? Definition

Für den öffentlichen Dienst gilt die Definition einer Personalakte nach § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz. Danach gehören zu einer Personalakte "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen". Ähnlich definiert es das Bundesarbeitsgericht: Danach ist die Personalakte  "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen" (BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11).

Personalakte: Inhalt und Aufbau

Was darf also in eine Personalakte hinein und was nicht? Grundsätzlich ist der Arbeitgeber recht frei, ob er etwas und was er genau in die Personalakte aufnimmt – solange es mit dem Arbeitsverhältnis in einem Zusammenhang steht. Eingeschränkt ist sein Ermessen durch datenschutzrechtliche und betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben sowie Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers.

Verpflichtungen zu einer Mindestdokumentation in der Personalakte ergeben sich für den Arbeitgeber in erster Linie aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht, das bestimmte Aufzeichnungen vorschreibt.  Auch die schriftliche Dokumentation des Arbeitsverhältnisses nach dem Nachweisgesetz gehört in die Personalakte. 

Inhaltsverzeichnis: Was gehört in die Personalakte?

In der Praxis zählen zu den für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen:

  • der Personalstammbogen sowie personelle Änderungsmitteilungen,
  • Bewerbungsunterlagen,
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen (Beförderungen, Versetzungen, Entsendungen),
  • Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweisheft/-unterlagen,
  • Angaben zu Krankheits-/Urlaubstagen und Gesundheitszustand,
  • Gehaltsentwicklung (inkl. Pfändungen, Darlehen),
  • Fortbildungen, Qualifizierungen,
  • Korrespondenz mit dem Mitarbeiter,
  • arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen,
  • dienstliche Beurteilungen,
  • Zwischen- und Endzeugnisse.

Checkliste und Muster für die Personalakte

Die folgenden Daten gehören in eine Personalakte:

Persönliche Daten

  • Vertragsdaten (beispielsweise Arbeitsvertrag mit Anlagen und Änderungen, Vollmachten, Kündigung)
  • Polizeiliches Führungszeugnis
  • Allgemeine Daten (wie Arbeits-/Aufenthaltserlaubnisse, Pfändungen, Vorschüsse, Vermerke über Fehlzeiten wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub, Arbeitsunfälle)
  • Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (z. B. Arbeitsamt, Sozialversicherung)
  • Vorvertragsdaten (Bewerbungsunterlagen, Auswahlverfahren)

Unterlagen zur Tätigkeit

  • Stellenbeschreibung
  • Dokumentation der Mitarbeiterentwicklung (Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Zwischenzeugnisse, Abmahnungen, Versetzungen und ähnliches)

Unterlagen zur Vergütung

  • Stammdaten der Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Variable Zahlungen wie Prämien, Sonderzahlungen, Aufwandserstattung
  • Verträge zur bAV

Unterlagen zu Abwesenheiten

  • Urlaubstage
  • Krankheitstage
  • Mutterschutz
  • Elternzeit

Unterlagen zur Lohnsteuer (ELStAM-Verfahren)

Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung

Was gehört nicht in eine Personalakte

Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die der Mitarbeiter auch einsehen darf. Der Umfang der in die Personalakte aufzunehmenden Daten soll zwar möglichst lückenlos über die Person des Mitarbeiters Auskunft geben und insbesondere seine Tätigkeit und Entwicklung im Betrieb nachweisen. Gleichzeitig aber findet dieser Grundsatz seine Grenzen in der Privatsphäre des Arbeitnehmers. Unterlagen oder Daten, die seine Persönlichkeitsrechte berühren, dürfen weder erhoben noch aufbewahrt werden. Eine dementsprechende Interessenabwägung ist beispielsweise notwendig bei der Aufnahme von Strafurteilen gegen den Arbeitnehmer in die Personalakte.


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