| Reisekostenabrechnung für Unternehmer

Was tun, wenn Mahlzeiten im Beförderungspreis enthalten sind?

Snacks zählen als Mahlzeit
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Die Regeln für Reisekostenabrechnungen wurden 2014 grundlegend geändert und in der praktischen Umsetzung gibt es einige offene Frage. Eine dieser Fragen greifen wir heute auf und geben hilfreiche Beispiele und Tipps.

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer während einer Geschäftsreise kostenlos zur Verfügung stellt, gehören seit dem 1.1.2014 nicht zum Arbeitslohn. Vielmehr sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt bei einer Inlandspauschale

  • 20% für ein Frühstück = 24 EUR x 20% = 4,80 EUR und
  • 40% für ein Mittag- oder Abendessen = 24 EUR x 40% = 9,60 EUR.

Unternehmer kann Bewirtungskosten und Verpflegungspauschalen nebeneinander beanspruchen

Die Verpflegungspauschale des Unternehmers wird (anders als bei Arbeitnehmern) nicht gekürzt, wenn der Unternehmer während der Geschäftsreise bewirtet hat bzw. bewirtet wurde (R 9.6 Abs. 1 LStR). Bei einer Bewirtung muss der bewirtete Unternehmer den Vorteil einer kostenlosen Mahlzeit auch nicht als Betriebseinnahme versteuern (R 4.7 Abs. 3 EStR). Das bedeutet, dass er Bewirtungskosten und Verpflegungspauschalen nebeneinander beanspruchen kann.

Neu ab 1.1.2015: Vorsicht bei Snacks – sie zählen als Mahlzeit

Nach dem neuesten BMF-Schreiben vom 24.10.2014 (IV C 5 – S 2353/14/10002, 2014/0849647) gehören zu den Mahlzeiten auch die Snacks, die unentgeltlich bei einer Beförderung, z. B. mit dem Flugzeug, angeboten werden, also im Flugpreis enthalten sind. Das heißt, dass der Unternehmer (ebenso wie der Arbeitnehmer) bereits dann eine Mahlzeit erhält, wenn ihm während einer auswärtigen Tätigkeit ein Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen oder Kuchen oder Obst) zur Verfügung gestellt wird. Bei einem Snack, der zu allen Tageszeiten gleich ist, entscheidet nur der Zeitpunkt, zu dem das Essen verzehrt wird, darüber, ob es sich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.

Aus diesem BMF-Schreiben, das nur Reisekostenabrechnungen von Arbeitnehmern behandelt, ergeben sich für den Unternehmer selbst andere Konsequenzen. Im Beförderungspreis von Flügen ist regelmäßig ein Snack (= Mahlzeit) enthalten, ohne dass die Fluggesellschaft dafür einen Kostenteil ausweist. Es müssen dann die Kosten für eine Mahlzeit pauschal aus dem Flugpreis heraus gerechnet werden, wie dies auch bei einer Übernachtung mit Frühstück der Fall ist.

Bei innerdeutschen Flügen unterliegt das Beförderungsentgelt der Umsatzsteuer mit 19%. Das ist derselbe Steuersatz, der auch bei den Mahlzeiten anzuwenden ist. Das heißt, dass der Unternehmer, der zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, die ausgewiesene Umsatzsteuer insgesamt als Vorsteuer abziehen kann.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Bisher ist niemand davon ausgegangen, dass ein trockenes Sandwich mit einem Getränk im Flugzeug als Mahlzeit betrachtet werden kann. Das BMF wendet seine neue Betrachtungsweise deshalb erst ab dem 1.1.2015 an. Das heißt, dass ab dem 1.1.2015 auch bei „Mahlzeiten“ während der Beförderung die Kosten mit 20% oder 40% einer vollen Verpflegungspauschale heraus zurechnen sind.

Praxis-Beispiel: Flugreise mit Bordverpflegung

Ein Freiberufler aus Köln unternimmt eine Geschäftsreise nach Berlin. Er fliegt morgens nach Berlin und am Abend wieder zurück. Für den Hin- und Rückflug zahlt er 178,50 EUR. Während des Fluges erhält er (ohne zusätzliche Berechnung) jeweils ein Sandwich mit einem Getränk. Ab dem 1.1.2015 sieht die Situation wie folgt aus:

Kosten für den Flug (brutto)178,50 EUR
Vorsteuerabzug (178,50 EUR : 119 x 19 =)28,50 EUR
Kosten für den Flug (netto)150,00 EUR
abzüglich Frühstück (24 EUR x 20% =) - 4,80 EUR
abzüglich Abendessen (24 EUR x 40% =)- 9,60 EUR
abziehbare Flugkosten (Reisekosten)135,60 EUR

Der Gesamtbetrag ist somit wie folgt zu buchen:

  1. 28,50 EUR auf das Konto Vorsteuerabzug
  2. 14,40 EUR (4,80 EUR + 9,60 EUR) auf das Konto Privatentnahme
  3. 135,60 EUR auf das Konto Reisekosten/Fahrtkosten Unternehmer

Zusätzlich kann der Unternehmer eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 EUR geltend machen, weil er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist.

 Wichtig! Der Unternehmer, der selbst auswärts tätig wird, kann seinen Flug regelmäßig nicht ohne „Snack“ buchen. Bei Online-Buchungen gibt es keine Möglichkeit, den Snack als Einzelleistung abzubestellen. Somit muss der Unternehmer die Beförderungskosten kürzen.

Praxis-Tipp: Gerichte müssen klären

Ist bei einer Beförderung mit dem Flugzeug, Zug oder Schiff ein Snack enthalten, kann der Unternehmer sich gegen eine Kürzung der Beförderungskosten wehren. Eine Klärung wird allerdings nur beim Finanzgericht/BFH erreicht werden können. Wer diese Mühe nicht auf sich nehmen will, dem bleibt zunächst nichts anderes übrig, als den Vorgaben der Finanzverwaltung nachzukommen und die Beförderungskosten zu kürzen.

In unserer Newsserie zum ergänzten Einführungsschreiben zur Reisekostenreform finden Sie weitere Beispiele, geklärte Zweifelsfragen und Neuregelungen, die zu beachten sind.

Schlagworte zum Thema:  Unternehmer, Flugreise, Reisekosten, Bewirtung, Mahlzeit, Verpflegungspauschale, Verpflegungskosten

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