Reisekosten, doppelte Verpflegungspauschale / 4 Erstattung liegt im Ermessen des Arbeitgebers

Wie der Verpflegungsaufwand während einer Geschäftsreise abgerechnet wird, liegt im Ermessen des Arbeitgebers und wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer

• kostenlose Mahlzeiten erhält,
• einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. i. H. d. Sachbezugswerts oder eines festen Betrags,
• die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.

Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn

• er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,
• eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder
• er nicht länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird.

D. h., dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat, wenn er

• an einem Tag ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden oder
• an derselben Einsatzstelle mehr als 3 Monate auswärts tätig war.

Konsequenz: Da kein Anspruch auf Verpflegungspauschalen besteht, kann in dieser Situation auch keine pauschal zu versteuernde Verdoppelung stattfinden. Stellt der Arbeitgeber in solchen Fällen seinem Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, muss er dafür einen geldwerten Vorteil i. H. d. Sachbezugswerts als Arbeitslohn versteuern.

Der geldwerte Vorteil kann auch pauschal mit 25 % versteuert werden.^[1] Die pauschale Besteuerung hat den Vorteil, dass der geldwerte Vorteil i. H. d. Sachbezugs nicht in die Lohnabrechnung des Arbeitnehmers eingeht, sodass hierfür keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieses Entgelt den geldwerten Vorteil. Es ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn die Zahlung des Arbeitnehmers die Höhe des Sachbezugswerts erreicht oder überschreitet. Der Arbeitnehmer darf allerdings den Betrag, den er über den Sachbezugswert hinaus zahlt, nicht als Werbungskosten abziehen.

[1] § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG.