Zusammenfassung
Die gesetzliche Festlegung der steuerlichen Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen umfasst auch berufliche Auswärtstätigkeiten, die im Ausland ausgeübt werden (§ 9 Abs. 4a EStG). Für die steuerliche Behandlung von Auslandsreisen gelten dieselben Grundsätze wie für inländische Dienstreisen. Die Regelungen machen keinen Unterschied zwischen inländischen und ausländischen Reisekosten. Auch für die im Ausland anfallenden Verpflegungskosten besteht keine Möglichkeit, durch Rechnungsbelege einen Einzelnachweis zu führen. Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland sind ebenfalls nur in Form von Pauschbeträgen zulässig.
Die für die einzelnen Länder geltenden Verpflegungspauschalen unterscheiden sich wegen des anderen Preisniveaus von den für Inlandsreisen maßgeblichen Verpflegungssätzen. Für berufliche Reisetätigkeiten im Ausland sind weiterhin die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend. Allerdings wird auch hier die Zweistufigkeit der Verpflegungspauschbeträge umgesetzt. Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit von 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland sind die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend. Für Reisetage ab 1.1.2024 treten neue Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder in Kraft. Sie sind sowohl für den Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer als auch den steuerfreien Ersatz durch den Arbeitgeber im Kalenderjahr 2024 anzuwenden. Welche Auslandsreisekosten für die einzelnen Länder anzuwenden sind und welche Besonderheiten beachtet werden müssen, behandelt dieser Beitrag.
Die steuerlichen Reisekosten ergeben sich aus dem Einkommensteuergesetz. Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbeteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts v. 20.2.2013, BStBl 2013 I S. 188, wurde das bisherige Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien wird durch ein gesetzliches Regelwerk im Einkommensteuergesetz (EStG) abgelöst. Ein umfangreiches, zum Jahreswechsel 2021 aktualisiertes Anwendungsschreiben des BMF gibt Auslegungshinweise für die lohnsteuerlichen Reisekostenvorschriften (BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228). Die länderunterschiedlichen Auslandstagegelder und Auslandsübernachtungsgelder werden vom BMF jährlich festgelegt; für 2024 s. BMF, Schreiben v. 21.11.2023, IV C 5 – S 2353/19/10010 :005, BStBl 2023 I S. 2076.
1 Anwendungsbereich
Die Auslandssätze für Verpflegung und Unterbringung, die am Ende dieses Beitrags abgedruckt sind, finden unabhängig davon Anwendung, ob die Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers im Ausland eine Dienstreise, eine Einsatzwechseltätigkeit oder eine Fahrtätigkeit darstellt. Im Einzelnen sind folgende Anwendungsbereiche zu unterscheiden:
- Der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer für Auslandsreisekosten, die anlässlich einer Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit im Ausland entstehen,
- die steuerfreie Vergütung von Auslandsreisekosten durch den Arbeitgeber,
- der Werbungskostenabzug und der steuerfreie Arbeitgeberersatz, die Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterbringung, die aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung im Ausland entstehen,
- der Betriebsausgabenabzug für ausländische Geschäftsreisen des Unternehmers, Freiberuflers und anderen selbstständig Tätigen.
Umfang des Arbeitgeberersatzes bestimmt sich nach den arbeitsrechtlichen Vereinbarungen
Die vom BMF festgelegten Auslandstagegelder stellen die steuerlich zulässigen Reisekosten dar. Welche steuerfreien Auslösungen für die Verpflegung und Unterbringung bei Auslandsreisen der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zu zahlen hat, richtet sich aber ausschließlich nach den arbeitsrechtlich getroffenen Vereinbarungen. Maßgebend sind die im Tarifvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder in dem Einzelarbeitsvertrag enthaltenen Bestimmungen.
Ergeben sich danach für den steuerfreien Arbeitgeberersatz geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer den Unterschiedsbetrag zu den höheren lohnsteuerlichen Auslandsreisekostensätzen in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Um arbeitsrechtliche Streitigkeiten hinsichtlich der Höhe der steuerfreien Auslösungen zu vermeiden, sollten klare und eindeutige vertragliche Abmachungen getroffen werden. Wer dabei an die sich von Jahr zu Jahr ändernden lohnsteuerlichen Reisekostensätze anknüpfen möchte, dem ist zu empfehlen, die arbeitsrechtliche Übernahme schriftlich zu regeln.
2 Verpflegungskosten
2.1 Zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder
Die Länderübersicht macht deutlich, dass zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder zu beachten sind. Die Zweistufigkeit der Verpflegungspauschbeträge gilt auch hinsichtlich der Auslandstagegelder. Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit von 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz.[1] Die Höhe der steuerlichen Verpf...
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