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Bild: MEV-Verlag, Germany

Bewerbermanagement umfasst den Prozess von der Ausschreibung einer Stelle über die Verwaltung der Bewerberdaten bis hin zur endgültigen Personalauswahl und dem Aufbau eines Bewerberpools. Hier finden Sie eine allgemeine Definition und einen Überblick zu verschiedenen Bewerbermanagementsystemen.

Das Bewerbermanagement trägt zur Zeit- und Kostenersparnis bei, indem alle internen Prozesse systematisiert und automatisiert werden. Der Workflow aus Zusagen, Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen wird abgebildet. Außerdem wird der Datenschutz über den gesamten Prozess hinweg gewährleistet.

Ein gutes Bewerbermanagement wirkt damit positiv auf die Arbeitgebermarke (Employer Brand). Denn, wenn der Bewerbungsprozess reibungslos abläuft, die Kommunikation gelingt und auch vertraulich bleibt, wird HR seiner Rolle als Dienstleister gegenüber den Bewerbern gerecht: Die Kandidaten bleiben über den Stand ihrer Bewerbung informiert, fühlen sich respektiert und das wiederum spricht für den Arbeitgeber.

Was ist Bewerbermanagement: Definition

Bewerbermanagement ist ein Sammelbegriff, der die verschiedenen Etappen im Bewerbungsprozess unter Maßgabe eines effektiven Personalmanagements beschreibt. In diesem Sinne hat der Begriff zwei wesentliche Dimensionen: Einerseits geht es um Kosteneffizienz, schlanke Prozesse und transparente Abläufe in der Personalgewinnung. Andererseits um eine gelungene Kommunikation mit den Bewerbern und damit auch um die Außenwahrnehmung des Unternehmens.

Bewerbermanagement wird oft synonym zum Begriff E-Recruiting verwendet, der allerdings die Technologie-Dimension der Personalgewinnung noch etwas stärker betont. Der Kerngedanke ist jedoch per Definition derselbe: Es geht jeweils darum, die Kandidaten mit nutzerfreundlichen und zeitgemäßen Kommunikationsmitteln anzusprechen – und zwar dort, wo sie sich bewegen. Gleichzeitig helfen Bewerbermanagementsysteme dabei, die Verwaltungsabläufe im Hintergrund möglichst effizient abzuwickeln. So profitieren nicht nur die Kandidaten, sondern auch das Human Resources Management.

Bewerbermanagement Aufgaben: Bewerbermanagement vs. Talentmanagement

Ein gutes Bewerbermanagement schlägt die Brücke zwischen konkreten Recruiting-Ansätzen, wie etwa dem Social Media Recruiting, und anderen, eher strategisch orientierten HR-Disziplinen – zum Beispiel dem Employer Branding und Talent Management. So geht es im Bewerbermanagement auch nur teilweise darum, den administrativen Aufwand der Personalgewinnung und -auswahl zu reduzieren. Die übergeordnete Aufgabe liegt vielmehr darin, die richtigen Mitarbeiter für erfolgskritische Aufgaben zu gewinnen – eine langfristige Herausforderung, von der letztlich die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens abhängt.

In diesem Verständnis sind die Schnittmengen zwischen Bewerbermanagement und Talent Management freilich sehr groß. Das Bewerbermanagement zielt jedoch stärker auf den konkreten Umgang mit den Kandidaten: Es geht hier eher darum, die Kommunikation zwischen den Bewerbern und dem Unternehmen sowie auch den Wissensaustausch zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen zu verbessern – etwa durch HR-Software. Damit kann das Bewerbermanagement gewissermaßen als praxis- und prozessorientierte Teildisziplin im Talent Management gelten. Dies wird am konkreten Ablauf des Bewerbermanagements deutlich.

Bewerbermanagement: Prozess und Ablauf

Der Bewerbermanagement-Prozess beginnt in der Regel damit, die Aufgaben zu durchdenken, die ein künftiger Mitarbeiter erfüllen soll. Dabei gilt es, möglichst konkret zu sein. Die wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang:

  • Was sind die wesentlichen Herausforderungen, die der Mitarbeiter bewältigen soll?
  • Welche Kompetenzen, Fähigkeiten und welches Fachwissen benötigt der Bewerber, um bei diesen Aufgaben erfolgreich zu sein?

Sind beide Fragen beantwortet, liegen bereits einige wichtige Hinweise auf die relevante Zielgruppe vor. Fraglich ist nun allerdings, wo sie zu finden ist und wie sie am besten erreicht werden kann. Hier geht es dann bereits um konkrete Software-Tools, Kommunikationsmittel und HR-Strategien, die Personaler einsetzen können.

Die "Wahl der Waffen" ist der nächste Schritt im Bewerbermanagement-Prozess. Hierbei kann es durchaus sinnvoll sein, die relevante Zielgruppe zum Beispiel mithilfe sogenannter "Kundenpersonas" weiter auszudifferenzieren. Hinweise auf die Vorlieben der in Frage stehenden Bewerbergruppe lassen sich außerdem in einschlägigen Studien finden. Insgesamt geht es jedoch darum, sich anhand einer detaillierten Zielgruppenanalyse bestmöglich in die Kandidaten hineinzuversetzen. Denn das Vorgehen und auch die entsprechenden HR-Tools und Softwareanwendungen sollten sich im Bewerbermanagement stets nach den Kandidaten richten – nicht umgekehrt.

Nachdem die passenden Maßnahmen und Instrumente gefunden sind, beginnt der konkrete Bewerbungsablauf: Es wird eine Stellenausschreibung geschaltet, die gegebenenfalls durch weitere Maßnahmen ergänzt werden kann – etwa durch eine gezielte Ansprache von Bewerbern im Sinne des sogenannten Active Sourcing oder auch durch Social-Media-Aktivitäten.

Anschließend müssen die eingehenden Bewerbungen erfasst, bestätigt, ausgewertet und an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden. Danach gilt es, Termine mit den Kandidaten zu vereinbaren, gegebenenfalls diagnostische Tests durchzuführen und schließlich einen Arbeitsvertrag aufzusetzen. Bei all diesen Schritten, die hier bei Weitem nicht vollständig dargestellt sind, kann Bewerbermanagement-Software oder eine digitale Bewerberdatenbank helfen. Denn Mittlerweile kann fast jeder Schritt im Bewerbermanagement-Prozess mit Software ergänzt werden.

Software im Bewerbermanagement: Bewerberportal einrichten, Bewerberpool aufbauen und die Bewerberdatenbank führen

Neben Anwendungen, die bei der Verwaltung von Bewerberdaten helfen, gibt es inzwischen zahlreiche Kommunikationslösungen und Reporting-Tools für beinahe alle Punkte (Touchpoints), an denen die Kandidaten mit dem Unternehmen in Kontakt kommen.

So gibt es zum Beispiel HR-Software, die es ermöglicht, Bewerbungen direkt über die eigene Karriereseite anzunehmen und unmittelbar in einen Bewerberpool zu überführen. Diese Anwendungen sind oft um weitere Funktionen ergänzt. Beispielsweise versenden einige HR-Software-Anwendungen automatisch Eingangsbestätigungen oder Zwischenstandsmeldungen an die Bewerber.

Außerdem kann die Karriereseite auf die Mediennutzung bestimmter Zielgruppen abgestimmt werden. So stellen beispielsweise IT-Dienstleister aus dem Mobile-Recruiting-Bereich Lösungen zur Verfügung, die den Bewerbungsprozess auf mobile Endgeräte optimieren. Zusätzlich bieten einige Bewerbermanagementsysteme die Möglichkeit, die Karriereseite mit Funktionen auszustatten, über die die Bewerber ihre Angaben aus vorhandenen Social-Media-Profilen übernehmen können.

Bewerbermanagementsyteme: Ein Bewerberprofil per CV-Pasing erstellen

Andere Bewerbermanagementsysteme enthalten wiederum ergänzende Analyse-Tools. Ein Beispiel dafür sind etwa sogenannte CV Parser, die auf dem gleichnamigen Verfahren, dem sogenannten CV Parsing, aufbauen. Dabei handelt es sich um HR-Software-Anwendungen, die eingehende Lebensläufe automatisiert auswerten und die wesentlichen Angaben erfassen. Dadurch lassen sich beispielsweise umständliche Eingabeformulare auf der Karriereseite ersetzen. Denn die Bewerber müssen nur noch einen Lebenslauf hochladen, den das Bewerbermanagementsystem automatisch erfasst und zu einem Bewerberprofil verdichtet. Mit diesen und anderen Funktionen vereinfachen Bewerbermanagementsysteme den Recruiting-Prozess für Kandidaten und Personaler.

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