Worauf Sie jetzt bei der Auswahl von Recruiting-Software achten sollten

Die Coronakrise wirkt als Boost für die Digitalisierung im Recruiting. Was früher auf die lange Bank geschoben wurde, musste jetzt möglichst schnell umgesetzt werden. Das bestätigt der ICR-Report "Ein Jahr Recruiting in Zeiten von Corona", zu dem Sie hier gelangen. Das wichtigste Anwendungsfeld aus Sicht der befragten Personaler und Personalerinnen ist – wenig überraschend – der Bereich Live-Videointerviews. Auf Platz zwei bei den Digitalisierungsvorhaben folgt das Management von Bewerbungen und auf Platz drei steht das Active Sourcing und Posting von Stellenangeboten.

ICR-Report: Was erwarten Bewerbende – wie reagieren Arbeitgeber?

Auch die Stellensuchenden erwarten von den Arbeitgebern eine Virtualisierung des Recruiting-Prozesses. 60 Prozent gehen davon aus, dass die Firmen auf Videointerviews umstellen.

Waren die Unternehmen auf einen solchen Wandel eingestellt? Eher nicht. Obwohl einige wenige bereits nach einer Woche den gesamten Recruiting-Prozess auf digital umstellen konnten, stellte insbesondere das virtuelle Onboarding für viele Unternehmen eine große Hürde dar. Dies hat sich in den vergangenen Monaten deutlich gebessert. Erste Daten lassen vermuten, dass zum Beispiel das erste Bewerbungsinterview virtuell geführt wird und das zweite dann persönlich – und dass das auch nach der Coronakrise so bleiben wird.

Entspannt zurücklehnen konnten sich diejenigen Recruiterinnen und Recruiter, deren Bewerbermanagementsystem – sofern sie eines hatten – schon viele unterstützende Funktionen für die weitere notwendige Digitalisierung des Recruiting-Prozesses integriert hatte, zum Beispiel Videointerviews, virtuelles Onboarding oder digitale Unterschriften.

Für viele Unternehmen war 2020 auch ein Jahr, in dem sie die Leistungsfähigkeit ihrer aktuell genutzten Lösung kritisch in Frage gestellt haben oder sich mit externen Insellösungen beschäftigen mussten. Welche digitalen Tools in den vergangenen zwölf Monaten getestet wurden und welche empfehlenswert sind, steht im Recruiting Technology Report 2021, zu dem Sie hier gelangen.

Bewerbermanagementsysteme: Quell großer Enttäuschung?

Obwohl die meisten Bewerbermanagementsysteme seit vielen Jahren am Markt sind und von rund 80 Prozent der Arbeitgeber genutzt werden, ist nur eine Minderheit (20 Prozent) der Unternehmen mit dem verwendeten Bewerbermanagementsystem zufrieden und kann sagen: "Wir haben ein elektronisches Bewerbermanagementsystem, das unsere Bedürfnisse und die der Bewerber erfüllt".

Bei der Wahl eines Bewerbermanagementsystems gilt es verschiedene Beteiligte zu berücksichtigen: Bewerbende, Personaler oder Recruiter, Fachvorgesetzte und die IT-Abteilung. Das Preis-Leistungs-Verhältnis soll reell und die Datensicherheit gewährleistet sein.

Was die verschiedenen Nutzer von Recruiting-Software erwarten

Bewerbende wollen ein möglichst einfaches und kurzes Bewerbungsformular, am liebsten sowieso nur eine E-Mail schicken. In den Stellenanzeigen soll ein Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin mit Namen und Telefonnummer stehen, die Liste der offenen Stellen sollte aktuell und der ganze Prozess verständlich beschrieben sein.

Fachvorgesetzte möchten einen einfachen Selektionsprozess, damit sie sich schnell für einige wenige Kandidaten entscheiden und sich dann wieder ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden können.

Die IT-Abteilung hätte gerne eine Software, die sich einfach in bestehende Systeme integrieren lässt oder bestenfalls Teil einer bereits vorhanden IT-Infrastruktur ist, damit der Pflegeaufwand gering bleibt und Schnittstellenprobleme minimiert werden können.

Recruiterinnen und Recruiter suchen vor allem nach Nutzerfreundlichkeit, einem einfachen Management des Bewerbungseingangs sowie Datensicherheit. Dies sind vor der Candidate Experience die wichtigsten Aspekte für sie, wenn es um die Auswahl einer Recruiting-Software geht.

Wo Bewerbermanagementsysteme enttäuschen

Um herauszufinden, wo genau die Enttäuschungspotenziale liegen könnten, hilft es, die Erwartungen und die erlebten Realitäten miteinander abzugleichen. Die Unternehmen legen wie oben bereits erwähnt vor allem Wert auf Nutzerfreundlichkeit für Recruiter, das Management des Bewerbungseingangs und Datensicherheit. Das sind laut E-Recruiting-Software-Report 2020/21 die Top-Five Funktionen aus Sicht der Unternehmen.  

Große Fallstricke beim Vergleich der Erwartungen mit der Realität zeigen sich bei der Bereitstellung von Controlling-Kennzahlen, der Durchsuchungsmöglichkeit des Bewerberpools sowie der Usability für Recruiter. Recruiter, die sich große Hoffnungen auf leicht anzuwendende Lösungen machen, werden oft enttäuscht, wenn nicht schon bei der Auswahl des Bewerbermanagementsystems ein Fokus auf die Nutzerfreundlichkeit gelegt wird.

Wie Unternehmen die passende Recruiting-Software finden

Alle Bewerbermanagementsysteme haben ihre Stärken und Schwächen. Eine Recruiting-Software, die für das eine Unternehmen sehr gut passt, kann für ein anderes Unternehmen aufgrund seiner unterschiedlichen Größenordnung, Branche oder Recruiting-Prozesse nicht die Ideallösung sein. Jedes Unternehmen hat individuelle Präferenzen bei den Funktionen. Für den einen ist ein gutes Reporting wichtiger als die Möglichkeit, Videointerviews im Bewerbermanagementsystem abzubilden.

Es gibt integrierte Lösungen, sogenannte Suite-Lösungen, bei denen neben anderen HR-Funktionen auch ein Recruiting-Modul enthalten ist. Und es gibt Einzellösungen, sogenannte "Best-of-Breed-Lösungen", die nur auf Recruiting spezialisiert sind. Die letzteren weisen meist mehr Funktionsvielfalt und -tiefe auf als die integrierten Lösungen, da sie speziell auf das Recruiting abgestimmt sind.

Wichtige Fragen bei der Softwareauswahl

Damit Arbeitgeber die für ihre Bedürfnisse passende Lösung finden können, sollten sie sich zunächst diese Fragen stellen:

1. Haben Sie einen sinnvoll strukturierten Recruiting-Prozess?
2. Hat das Bewerbermanagementsystem mindestens 80 Prozent der gewünschten Funktionen?
3. Besteht das Bewerbermanagementsystem den Candidate-Experience-Check?
4. Verschafft Ihnen das Bewerbermanagementsystem die notwendige Reichweite bei Bewerbern?
5. Hat der Anbieter andere Kunden in Ihrer Größe?
6. Wie ist die Vision des Anbieters?
7. Wie kooperieren Sie mit Ihrer IT-Abteilung bei Auswahl und Re-Assessment?
8. Hören Sie auf die Nutzer?
9. Wie managen Sie den Change?
10. Ist der Anbieter für die Zukunft gerüstet?

Nachdem diese Fragen beantwortet wurden, können zur Auswahl einer Software die Erfahrungen von Recruitern aus Unternehmen vergleichbarer Größe herangezogen werden. Auch der E-Recruiting-Software-Report 2020/21 bietet Unterstützung, denn hier haben über 1.400 Kundinnen und Kunden von Bewerbermanagementsystemen die von ihnen genutzte Lösung anhand von 24 Funktionalitäten beurteilt und auch deren Wichtigkeit für die tägliche Nutzung angegeben.

Faktoren für eine fundierte Softwareentscheidung

Darüber hinaus gilt: Bei der Suche nach einer passenden Software sollte sich das Unternehmen darüber im Klaren sein, wo die eigenen Bedürfnisse liegen und welche Funktionen welche Wichtigkeit haben. Hat sich ein Unternehmen eine unternehmensspezifische Rangliste der relevanten Funktionen erstellt, kann es sich anhand einer im Report publizierten Farbskala die Anbieter heraussuchen, die in den wichtigsten Funktionen besonders gut abschneiden.

Auf Basis dieser Vorauswahl lässt sich eine Liste der drei am besten geeigneten Anbieter erstellen, die im Folgenden zu einer Demonstration ihrer Lösung eingeladen werden. Wer bei der Vorauswahl sorgfältig vorgegangen ist, kann darauf vertrauen, eine fundierte Softwareentscheidung treffen zu können.

Sämtliche Beiträge zu unseren Online-Themenwochen "Trends im Recruiting 2021" finden Sie hier.

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