Tipp der Woche: Schutz vor Identitätsklau

Ob rechtliche Neuerungen, Personalstrategien für die Post-Corona-Zeit oder Führungsthemen: Jede Woche gibt die Online-Redaktion Personal HRlern und Führungskräften mit einem Praxistipp neue Anreize. Diese Woche mit Tipps, wie Sie Bewerberinnen und Bewerber vor Identitätsklau auf Jobportalen schützen.


Tipp von Daniela Furkel, Redakteurin mit den Schwerpunkten Recruiting und Ausbildung

Schützen Sie Bewerberinnen und Bewerber vor Identitätsklau. Kürzlich wurden Fälle bekannt, in denen bei Online-Bewerbungen persönliche Daten gestohlen wurden: Nach Recherchen von Report München machten Bewerbende ihren Personalausweis online zugänglich. Diese Daten wurden genutzt, um im Namen der Personen schwere Straftaten zu begehen. Das konnte passieren, weil der Kontakt mit dem Fake-Arbeitgeber nur online erfolgte und weil dieser ein Video-Ident-Verfahren einsetzte, bei dem die Bewerbenden ihren Personalausweis zur Identifizierung in die Kamera halten. Die Fake-Stellenanzeige fand sich zwischen regulären Job-Anzeigen auf einem Jobportal und sah aus wie die "echten" Stellenanzeigen des jeweiligen Arbeitgebers.

Was können Arbeitgeber tun, um Bewerbende von der Echtheit ihrer Stellenausschreibung zu überzeugen?

  1. Grundsätzlich sind Jobportale nicht verpflichtet, Angebote zu verifizieren. Sprechen Sie die von Ihnen genutzten Jobportale dennoch darauf an. Vielleicht arbeiten sie schon an einer Lösung.
  2. Bieten Sie nach Möglichkeit ein persönliches Gespräch in der Firma an, damit sich die Bewerbenden vor Ort überzeugen können, dass alles mit rechten Dingen zugeht.
  3. Machen Sie schon beim ersten Kontakt deutlich, dass Sie keinen Ausweis, Kontoinformationen oder andere sensible Daten online anfordern werden.


Tipp von Bianca Schillinger, Online-Redakteurin für haufe.de/personal

Checkliste zur Gestaltung mobiler Arbeit: Homeoffice und Remote Work gehören in einigen Büros schon zum Standard, doch viele Unternehmen sind noch in der Findungsphase. Das ist auch kein Wunder, denn die Einführung von mobiler und flexibler Arbeit setzt neue Regelungen und eine gründliche Organisation voraus. Das Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) hat eine Checkliste erstellt, um diesen Wandel zu unterstützen und Unternehmen dabei zu begleiten. Die Checkliste umfasst fünf Themenbereiche: (1) Organisation und betriebliche Abläufe, (2) Arbeitszeit, (3) Arbeitsplatz und -ort sowie Ergonomie, (4) Arbeits- und Datenschutz, (5) Anforderungen an Führungskräfte und Beschäftigte. Sie soll als Einstieg in das mitunter komplexe Thema dienen und dabei helfen, konkrete Gestaltungsmaßnahmen zu formulieren. Mehr Informationen und Tipps sowie die Checkliste als PDF zum Download finden Sie hier.

Auch interessant: Was der Vertrag über den Arbeitsort regeln sollte und was bei Homeoffice und mobiler Arbeit arbeitsrechtlich gilt, lesen Sie in diesem Beitrag.


Tipp von Daniela Furkel, Redakteurin mit den Schwerpunkten Recruiting und Ausbildung

Setzen Sie auf die Zusammenarbeit mit Berufsschulen: Nur wenn Ausbildungsbetriebe und Berufsschulen an einem Strang ziehen, kann die duale Berufsausbildung ihre Vorteile ausspielen. So können digitale Lernformate gemeinsam umgesetzt werden und die Berufsausbildung kann wieder an Attraktivität gewinnen. Eine zweijährige Zusammenarbeit von jeweils zehn Berufsschulen und Ausbildungsunternehmen in Hessen hat starke Synergien ergeben, die dafür sorgten, dass Auszubildende das in Betrieb und Berufsschule Gelernte direkt und optimal verzahnt anwenden konnten. Die Ergebnisse des Projekts "#Hessenbildung.digital" können Sie hier einsehen.

Weitere Tipps für die Zukunftssicherung von dualen Ausbildungen in Ihrem Unternehmen lesen Sie in unserem Beitrag "Die Berufs­ausbildung hat Zukunft".


Tipp von Meike Jenrich, Online-Redakteurin für Arbeitsrecht

Hilfreiche Informationen zum Hitzeschutz am Arbeitsplatz: Fast 40 Grad Außentemperatur - ist Ihnen das auch viel zu heiß? Experten warnen vor hohen gesundheitlichen Belastungen für Mitarbeitende durch Sonne und Hitze in den kommenden Jahren. Während die extremen Temperaturen für Beschäftigte, die in klimatisierten Büros arbeiten, noch erträglich sind, ist der Arbeitsalltag von Mitarbeitenden, die im Freien oder der Produktion arbeiten, bereits erheblich erschwert. Setzen Sie also spätestens jetzt das Thema Hitzeschutz im Betrieb auf die Agenda! Überprüfen Sie den Status quo: Je nach Berufsgruppe sind Maßnahmen wie eine Verschattung der Arbeitsplätze, die Bereitstellung von Trinkwasser am Arbeitsplatz, Ventilatoren oder Kühlkleidung sinnvoll, notfalls auch eine Anpassung von Pausen und Arbeitszeiten. Wichtig wird es künftig auch, hitzebedingte Beschwerden zu erkennen und Mitarbeitende zu unterweisen.

Welche Schutzmaßnahmen die Hitzebelastung bei der Arbeit wirkungsvoll senken sowie eine Checkliste für die Unterweisung zum Thema Hitzebelastung, hat die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft BG Bau unter www.bgbau.de/sonne-hitze zusammengestellt.

Bei der Landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaft SVLFG können Unternehmen eine Info-Box zum Hitze- und Sonnenschutz mit umfangreichem Informations- und Unterweisungsmaterial bestellen unter www.svlfg.de/infobox-hitze-sonnenschutz.

Beim Deutschen Wetterdienst (DWD) lassen sich zudem Newsletter zu landkreisbezogenen Hitzewarnungen abonnieren.

Mehr zum Thema Hitzebelastung am Arbeitsplatz lesen Sie auch in unserem Beitrag "Haben Beschäftigte ein Recht auf Hitzefrei?".


Tipp von Marina Chelaifa, Fachredaktion Entgelt

Die Entgeltabrechnung auf die Energiepauschale vorbereiten: Arbeitgeber müssen im Herbst allen Beschäftigten, die bei ihnen in einem gegenwärtigen ersten Dienstverhältnis stehen, einmalig eine Energiepreispauschale in Höhe von 300 Euro auszahlen. Was sich zunächst simpel anhört, birgt in der Praxis viele Fragen und Herausforderungen. Bereiten Sie sich darum in der Entgeltabrechnung rechtzeitig vor:

  1. Machen Sie sich schon jetzt ein Bild davon, welchen Beschäftigten Sie die Pauschale auszahlen müssen und welchen nicht.
  2. Holen Sie sich bei Ihren geringfügig entlohnten Beschäftigten– sollte die Information noch nicht vorliegen – eine Bestätigung, dass es sich dabei um das erste Dienstverhältnis handelt. Andernfalls zahlen Sie diesen Minijobbern keine Energiepreispauschale aus.

Weitere wertvolle Tipps erhalten Sie in unserem Beitrag "Einmalige Energiepreispauschale: Was Arbeitgeber wissen müssen".


Tipp von Bianca Schillinger, Online-Redakteurin für haufe.de/personal

Jetzt herausfinden: Welcher Kollaborations-Typ sind Sie? Teamwork versus Einzelkämpfer, "einfach-kurz-anrufen" versus "lieber-schnell-eine-Mail-schreiben" und Bleiwüsten versus Diagramme und Memes: Menschen haben unterschiedliche Vorlieben und Gewohnheiten, wenn es um (digitale) Zusammenarbeit geht. Das wurde spätestens durch die Coronapandemie sehr deutlich. Doch im Arbeitsalltag wird auf diese unterschiedlichen Bedürfnisse selten Rücksicht genommen. Das hat Folgen: Eine aktuelle Studie von Lucid Software zeigt, dass 56 Prozent der Arbeitnehmenden digitale Meetings für wenig kollaborativ halten und 74 Prozent der deutschen Befragten die persönliche Zusammenarbeit vorziehen.

Um Ihre individuellen Bedürfnisse (und die der anderen Teilnehmenden) für die digitale Zusammenarbeit besser kennenzulernen, gibt es zur Studie ein passendes Quiz. Finden Sie mit nur wenigen Klicks heraus, welcher Kollaborations-Typ Sie sind – und holen Sie sich Inspiration für das nächste Meeting! Denn wenn wir ehrlich sind, könnten die durchaus ab und zu etwas Abwechslung und Auflockerung vertragen. Hier geht es zum Quiz und zur Studie.

Lesen Sie dazu auch unsere Beiträge "Meetingkultur auf dem Weg in die hybride Arbeitswelt" und "In Videokonferenzen leidet die Kreativität".


Tipp von Matthias Haller, Redakteur mit Schwerpunkt HR-Software

An Studie teilnehmen und digitalen Reifegrad von HR ermitteln: Die Spanne der Digitalisierung in HR ist gewaltig. Während die einen Unternehmen mit den Grundlagen wie der digitalen Personalakte ringen, machen sich andere bereits Gedanken über Anwendungen im Metaverse. Wo stehen Sie? Wie digital ist HR in Ihrem Unternehmen aufgestellt? Eine gemeinsame Studie der Universität Mannheim, der Hochschule RheinMain und des Personalmagazins möchte das herausfinden. Nehmen Sie teil und erhalten Sie im Anschluss ein individuelles Benchmarking Ihrer Performance. Hier geht es direkt zur Studie.

Noch mehr Tipps uns Inspiration zur virtuellen und hybriden Zusammenarbeit finden Sie in unserer News zur hybriden Mitarbeiterführung.


Tipp von Andrea Schmitt, Online-Redakteurin für haufe.de/personal

Ein Blick auf die Online-Etikette lohnt: Wie viele Gedanken machen Sie sich im Vorfeld eines Online-Meetings? Bereiten Sie sich genauso intensiv darauf vor und widmen Ihrem Gegenüber die gleiche Aufmerksamkeit wie bei einem persönlichen Meeting? Eine Umfrage des Tool-Anbieters Click Meeting im Juni 2021 zeigte, dass über die Hälfte der Befragten klare Benimmregeln bei Online-Meetings vermisst. Die gute Nachricht: Dieses Bild hat sich innerhalb des vergangenen Jahres gewandelt. Eine Wiederholung der Befragung lässt erkennen, dass sich das Verhalten in virtuellen Meetings deutlich verbessert hat. Während vor einem Jahr rund 73 Prozent der Befragten einräumten, bei Online-Meetings zumindest ab und an nebenbei andere Dinge zu erledigen, wie Essen oder E-Mails-Beantworten, schalten heute 69 Prozent der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihr Smartphone und andere elektronische Geräte während eines Meetings stumm. 

Welche Verhaltensregeln für Online-Meetings gelten und wie sich Stimmungen in virtuellen Meetings am besten erfassen lassen, können Sie in unseren Beiträgen nachlesen.


Tipp von Melanie Rößler, Redakteurin mit Themengebiet Diversity & Inclusion

Machen Sie den Diversity-Check: Wie gut ist Ihr Unternehmen beim Thema Vielfalt aufgestellt? Vielen Unternehmen fehlt ein klarer Kompass in Sachen Diversity. Wenn Sie das Thema systematisch angehen wollen, hilft der kostenlose INQA-Check "Vielfaltsbewusster Betrieb" zur ersten Orientierung. Unternehmen können mit dem Selbstcheck überprüfen, ob und inwieweit verschiedene Diversity-Aspekte bereits in ihren betrieblichen Prozessen verankert sind und wo Handlungsbedarf besteht.

Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag: Vielfalt zum Frühstück


Tipp von Anja Bek, Chefin vom Dienst der Zeitschrift "Personal Quarterly"

Jetzt in den Düsseldorfer HR-Podcast reinhören: "Hilfe, mein Chef ist ein Affe"! Wenn Sie diesen Verdacht hegen, sollten Sie sich die neuen Doppelfolgen des Düsseldorfer HR-Podcasts unbedingt anhören. Professor Stefan Süß, Inhaber des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Arbeit, Personal und Organisation, an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU), diskutiert einmal pro Monat mit wechselnden Expertinnen und Experten zum Beispiel, wie und wo wir zukünftig arbeiten, wie Unternehmen ihr Personalmanagement gestalten und welche Rolle Digitalisierung und künstliche Intelligenz für unsere tägliche Arbeit spielen. Aktuell ergründet er mit dem niederländischen Verhaltensbiologen Patrick van Veen, welche Erkenntnisse aus der Primatenforschung sich auf den Büroalltag übertragen lassen und was HR daraus ableiten kann. Die Podcasts bieten eine vergnügliche und aufschlussreiche halbe Stunde über Affenbabys, Trauben und Nüsse, Seilziehen und unser (Affen-)Arbeitsleben.

Neue Folgen erscheinen immer Mitte des Monats und sind bei Spotify oder auf der Webseite der HHU zu hören.


Tipp von Melanie Rößler, Redakteurin für Diversity- und Vereinbarkeitsthemen

Jetzt für den "Innovationspreis Vereinbarkeit" bewerben: Die Coronapandemie hat (erneut) verdeutlicht, wie wichtig die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist. Ohne gezielte familienfreundliche Maßnahmen in den Unternehmen wäre es kaum möglich gewesen, den Familien- und Berufsalltag zwischen Homeoffice, Homeschooling und Quarantäne zu managen. Das Bundesfamilienministerium hat deshalb nun den "Innovationspreis Vereinbarkeit" ins Leben gerufen. Der Preis zeichnet betriebliche Ideen und Ansätze aus, die in den vergangenen zwei Jahren entwickelt wurden und sich durch ihre Passgenauigkeit und Wirksamkeit auszeichnen. Es werden Preisträger in den drei Kategorien große, mittlere und kleine Unternehmen gekürt. Unternehmen können sich noch bis 24. Juni bewerben unter www.erfolgsfaktor-familie.de/innovationspreis.

Lesen Sie hierzu auch unsere Beiträge Corona bringt Arbeitgeber beim Thema Vereinbarkeit zum Umdenken und Wie Arbeitgeber Eltern in der Coronapandemie unterstützen können.


Tipp von Frank Bollinger, Fachredakteur für Arbeitsrecht

Rechtliche Grenzen der Mitarbeiterüberwachung kennen: Mitarbeiterüberwachung klingt im ersten Moment nach versteckten Kameras oder heimlicher Erfassung der Arbeitsleistung. In Wahrheit stecken in vielen weit verbreiteten Softwareprogrammen Funktionen, die eine Datenanalyse ermöglichen, wann, wie oft oder wie lange bestimmte Tätigkeiten erbracht wurden. Darf der Arbeitgeber das auswerten? Darf er kontrollieren, ob der dienstliche E-Mailaccount auch für private Zwecke genutzt wird? Darf er nachschauen, welche Internetseiten der Mitarbeiter aufgerufen hat? Die Grenzen werden hier vor allem durch den Datenschutz gesetzt. Die Erhebung personenbezogener Daten muss den Erfordernissen genügen, die durch das  Bundesdatenschutzgesetz und die DSGVO festgelegt werden. Außerdem hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei Software, die zur Überwachung geeignet ist.

Lesen Sie dazu auch unsere News: Was bei der Mitarbeiterüberwachung erlaubt ist


Tipp von Ramona Haas, Fachredaktion Lohnsteuer und Sozialrecht

Anforderungen für elektronische Entgeltunterlagen beachten: Seit dem 1. Januar 2022 sind die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Die elektronische Datenführung ersetzt dabei die Papierakte und ermöglicht die Durchführung einer elektronischen Betriebsprüfung, die ab 2023 verpflichtend wird. Aber Achtung: Manche der Unterlagen müssen unterschrieben werden. An die elektronische Form sind dann besondere Anforderungen geknüpft. Ohne eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss das Dokument weiterhin in Papier aufbewahrt werden.

Lesen Sie dazu unsere News "Elektronische Entgeltunterlagen: Ergänzende Unterlagen sind elektronisch zu führen".


Tipp von Daniela Furkel, Redakteurin mit den Schwerpunkten Recruiting und Ausbildung

Die Berufsausbildung zukunftsfit machen: Die berufliche Ausbildung ist für junge Menschen wenig attraktiv, wie die aktuelle Entwicklung der Ausbildungsvertragszahlen deutlich macht. Die Ursachen dafür sind vielfältig und liegen nicht nur in der Pandemie oder der demografischen Entwicklung begründet. Oftmals sind es auch die Unternehmen selbst, die zu wenig Orientierung über ihre Ausbildungsberufe geben oder ihre betrieblichen Ausbildungsstationen nicht an die Anforderungen einer dynamischen und zunehmend digitalen Wirtschaft anpassen. Wie die Berufsausbildung zukunftsfähig bleibt, hat das BIBB in "9+1 Thesen für eine bessere Berufsbildung" zusammengefasst.

Lesen Sie dazu auch unsere News: Keine Erholung auf dem Ausbildungsmarkt


Tipp von Frank Bollinger, Fachredakteur für Arbeitsrecht

Kein Ausschluss von Gratifikationen und Sonderzahlungen bei unterjährigem Ausscheiden: Viele Arbeitgeber schreiben Stichtagsklauseln in ihre Arbeitsverträge und versuchen damit, jenen Arbeitnehmenden eine Sonderzahlung vorzuenthalten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt dem Unternehmen nicht mehr angehören oder deren Arbeitsverhältnis bereits gekündigt wurde. Eine solche Stichtagsklausel sieht oft so aus: "Die Gratifikation / der Bonus wird nur an Mitarbeitende ausgezahlt, deren Arbeitsverhältnis am 31. Dezember noch besteht und ungekündigt ist." Solche Stichtagsklauseln sind in den meisten Fällen unwirksam. Ist eine Gratifikation oder ein Bonus eine Gegenleistung für kontinuierlich erbrachte Arbeitsleistung, besteht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kein Grund, die Gratifikation bei unterjährigem Verlassen des Unternehmens vollständig auszuschließen. Vielmehr besteht bei Ausscheiden vor dem 31. Dezember ein anteiliger Anspruch des Arbeitnehmenden auf die Bonuszahlung. Erst unlängst hat das LAG Stuttgart wieder eine Stichtagsklausel, welche die Zahlung vom Verbleib des Mitarbeiters bis zum Jahresende abhängig macht, für unwirksam erklärt.

Lesen Sie dazu unsere News "Dürfen Bonuszahlungen bei unterjähriger Kündigung ausgeschlossen werden?" (ID 564562) und "Bundeskabinett beschließt Pflegebonus für Pflegekräfte in Kliniken und Pflegeheimen"


Tipp von Katharina Schmitt, Redakteurin mit dem Schwerpunkt Neue Arbeitswelten

Raumkonzepte schaffen statt Tische teilen: Zwei Tage Homeoffice, drei Tage Präsenzarbeit  - so lautet die Formel für viele Unternehmen, die als Learning aus den Lockdowns hybride Arbeit als neues Modell übernommen haben. Desksharing scheint das ideale Konzept, um die reduzierte Anwesenheit im Büro zu begleiten, Workplace-Management-Software unterstützt die Buchung und Verwaltung der Arbeitsplätze. Doch auch die beste Software läuft ins Leere, wenn das dahinterliegende Konzept nicht stimmt. Denn Desksharing bedeutet viel mehr als das bloße Teilen des Schreibtischs – tatsächlich muss ein Raumkonzept geschaffen werden, das  den Beweggründen für hybride Arbeit Rechnung trägt. Mitarbeitende, die hybride Arbeit nutzen, kommen ins Büro, um all das zu machen, was nur in Präsenz möglich ist: Austausch, Brainstorming, Teamarbeit, Ideenfindung und Kreativarbeit. Im Klartext heißt das, im Büro eine Mischung aus unterschiedlichen Arbeitsplätzen und -räumen anzubieten, die je nach der spezifischen Aufgabe und den einzelnen Vorhaben belegt werden können. 

Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag "Desksharing: Weggegangen - Platz gefangen" 


Schlagworte zum Thema:  Mobiles Arbeiten, Homeoffice, Arbeitsrecht