Time-to-Hire verkürzen und Kosten sparen

In der Industrie und im Maschinenbau benötigen Arbeitgeber durchschnittlich knapp 85 Tage, um einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin einzustellen. Auch in Lehre, Forschung und Entwicklung vergehen gut 85 Tage bis zur Stellenbesetzung. Noch länger dauert es in der IT und Softwareentwicklung sowie im Ingenieurwesen/der Technik. Hier gehen knapp 87 Tage ins Land, bis eine offene Stelle neu besetzt wird. Deutlich schneller geht es im Pflegebereich. Hier liegt die durchschnittliche Time-to-Hire bei knapp 58 Tagen. Das fand der Xing Bewerbungsreport 2025 auf Basis aus einer Analyse von 2,5 Millionen Bewerbungen im deutschsprachigen Raum heraus.

Ein weiteres Ergebnis: Remote-Arbeit wirkt offenbar als Einstellungs-Turbo. Werden Stellen mit dieser Option ausgeschrieben, erhalten die Unternehmen im Schnitt acht Bewerbungen mehr und die Zeit bis zur Stellenbesetzung kann sich verkürzen.

Time-to-Hire vs. Time-to Fill: Kennzahlen im Vergleich

Die Time-to-Hire ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting. Sie beschreibt die durchschnittliche Zeit, die das Recruiting-Team eines Unternehmens benötigt, um eine offene Position zu besetzen. Sie gibt Auskunft darüber, wie schnell und effizient das Recruiting arbeitet.

Sie ist eine Recruiting-Kennzahl, die relativ einfach zu erheben ist, weil sie aus dem Bewerbermanagementsystem zur Verfügung gestellt werden kann. (Mehr zu den gängigsten Kennzahlen und KPIs für das Recruiting lesen Sie hier).

In vielen Unternehmen wird die Time-to-Hire mit der Time-to-Fill gleichgesetzt. Tatsächlich unterscheiden sich diese Kennzahlen. Die Time-to-Fill gibt den gesamten Zeitraum für die Besetzung einer offenen Position an. Die Time-to-Hire startet bei der Anbahnung, Genehmigung oder Veröffentlichung einer neuen Stellenausschreibung und endet je nach Definition mit dem unterzeichneten Arbeitsvertrag oder dem ersten Arbeitstag. Die Time-to-Hire ist also kleiner als die Time-to-Fill.

Time-to-Hire berechnen

Als Startpunkt für die Berechnung der Time-to-Hire können Arbeitgeber zum Beispiel den Eingang der ersten Bewerbungen ins elektronische Bewerbungspostfach nehmen. Als Endpunkt kann die Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag definiert werden.

Die jeweiligen Prozessschritte, die zwischen Start- und Endpunkt anfallen, können gemessen werden: Prüfen der Bewerbungen, Background-Check der Bewerberinnen und Bewerber, Bewertung der Bewerbungen, Jobinterviews und andere Auswahlinstrumente, Auswahlentscheidung, Aufsetzen und Verhandeln des Arbeitsvertrags. Die Time-to-Hire ergibt sich aus der Anzahl der Tage, die in dieser Zeitspanne anfallen. Je kleiner diese Zahl ist, desto effizienter arbeitet das Recruiting.

Besonders auffällig im Xing Bewerbungsreport: Ein erheblicher Teil der Time-to-Hire entfällt auf die Zeit nach dem ersten Interview. Zwar vergehen im Schnitt nur 21 Tage bis zum ersten Gespräch, doch von dort bis zur finalen Einstellung ziehen sich die Prozesse oft unnötig in die Länge – im Schnitt weitere 49 Tage. Die Gründe: manuelle Abstimmungen, fehlende Transparenz im Prozess und eine langsame interne Kommunikation.

Effizienter einstellen: So optimieren Sie die Time-to-Hire

Um die Time-to-Hire zu optimieren, sollten Unternehmen die einzelnen Prozessschritte genauer betrachten: Wo dauert es besonders lange? Liegen Bewerbungen vier Wochen im Fachbereich, bevor eine Entscheidung fällt, ist der Optimierungsbedarf offensichtlich. Aber auch die Zeitdauer bis zur Interview-Einladung bringt Aufschluss über Optimierungsmöglichkeiten.

An diesen Punkten sollten Arbeitgeber ansetzen, wenn ihre Time-to-Hire zu lang ist: 

Reibungslose Prozesse: Eine professionelle Software für das Bewerbermanagement sorgt dafür, dass keine Bewerbungen liegenbleiben, dass nachfolgende Prozessschritte automatisiert angestoßen werden und dass Prozessbeteiligte automatisch daran erinnert werden, dass sie offene Aufgaben zu bearbeiten haben.

Interne Kommunikation: Die meiste Zeit verlieren Unternehmen bei der Abstimmung zwischen der einstellenden Abteilung und dem Recruiting. Eine Optimierung der internen Abläufe sorgt dafür, dass schnell eine qualifizierte Rückmeldung an die Bewerberinnen und Bewerber erfolgt. Das verkürzt nicht nur die Time-to-Hire, sondern trägt auch dazu bei, dass Talente während des Bewerbungsprozesses nicht abspringen.  

KI-Unterstützung: Tools, die auf Künstlicher Intelligenz basieren, können den Mitarbeitenden im Recruiting Arbeit abnehmen und so zu einer erheblichen Zeitersparnis beitragen. Softwareanbieter oder Jobportale stellen beispielsweise Tools zur Verfügung, die Interviewfragen formulieren, Gespräche zusammenfassen und Berichte über Kandidaten erstellen und an die Fachabteilung weiterleiten.

Lange Time-to-Hire beeinflusst Recruiting-Kosten direkt

Die Time-to-Hire zeigt nicht nur den Optimierungsbedarf im Recruiting-Prozess an, sondern beeinflusst auch die Kosten je Einstellung (Cost-per-Hire). Je länger die Stellenbesetzung dauert und je länger die Stelle vakant bleibt, desto mehr Kosten fallen für das Unternehmen an.

Dabei ist zwischen direkten und indirekten Kosten zu unterscheiden. Direkte Kosten entstehen beispielsweise beim Schalten der Stellenanzeige oder durch die Übernahme von Reisekosten für die Auswahlinterviews oder -tests. Die indirekten Kosten betreffen Überstunden, Produktionsausfälle oder Engpässe bei Dienstleistungen, weil die Stelle noch nicht besetzt werden konnte. In Positionen mit hoher Wertschöpfung sind die indirekten Kosten besonders hoch.

Das könnte Sie auch interessieren:

KI-Bewerbungen und Fake-Lebensläufe erkennen

Best-Recruiters-Studie: Wo deutsche Unternehmen im Recruiting punkten

Fünf Recruiting-Maßnahmen, die garantiert abschrecken