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Bild: MEV-Verlag, Germany

Datenschutz und betriebliche Mitbestimmung werden manchmal als Hürden bei Mitarbeiterbefragungen gesehen. Tatsächlich aber helfen sie, die Datenerhebung und -analyse so zu gestalten, dass sie bei den Mitarbeitern auf Akzeptanz stößz und damit die Teilnehmerzahl an der Mitarbeiterbefragung steigt.

Der Datenschutz muss aus meiner Sicht nicht als Hindernis oder „erschwerendes Merkmal“ bei einer Mitarbeiterbefragung gesehen werden. Das Bundesdatenschutzgesetz ist – das habe ich schon sehr oft von Praktikern gehört – eines der am besten durchdachten deutschen Gesetzeswerke, weil es ausgerichtet am Prozess der Datenerhebung, Datenspeicherung und Datenauswertung geschrieben wurde.

Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen

Gemäß § 32 BDSG dürfen personenbezogene Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Allerdings lässt sich daraus nicht die arbeitsvertragliche Nebenpflicht zur Meinungsabgabe bei einer Mitarbeiterbefragung ableiten. Die Zulässigkeitsalternative des § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG, soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt, scheidet auch aus, da man hier auch die Interessen des Mitarbeiters gegen die Unternehmensinteressen (das Unternehmen ist „verantwortliche Stelle“ im Sinne des BDSG) abwägen muss und das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters sicher schwerer wirkt.

Die erstgenannte Möglichkeit, die Einwilligung aller Mitarbeiter zu erlangen, ist umständlich bis schwierig und die Auswertung der Befragung würde bei einer solchen Bedingung schwierig bis unmöglich werden, bzw. mindestens würde die Repräsentativität der Ergebnisse in Frage gestellt werden, sollten einzelne Mitarbeiter der Auswertung nicht zustimmen.

Mit nicht-personenbezogenen Daten wird es einfacher. Der Datenschutz wird nicht verletzt. Um Vertrauen in die Vertraulichkeit der erhobenen Daten sicherzustellen, kommt es auf die folgenden drei Punkte an:

  • Anonymität,
  • Freiwilligkeit und
  • Transparenz

Anonymität

Die Anonymität wird vor allem durch die „Feinmaschigkeit“ der demografischen Fragen sichergestellt. Durch die Kombination von Auswertungsmerkmalen dürfen in keinem Fall kleinere Mitarbeitergruppen zu identifizieren sein als solche von 3-5 Mitarbeitern. In der Praxis ist es üblich, die Ergebnisse von Gruppen unterhalb dieser Schwelle erst in der nächsthöheren Auswertungsebene zu analysieren.

Wichtig ist dieser Aspekt auch besonders bei sogenannten Zusatzfragen. Diese kommen oft bei Online-Auswertungen zum Tragen, wenn z. B. bei negativer Beantwortung von Fragen in einem zweiten Schritt explizit nach Gründen gefragt wird. Derartige Zusatzfragen können aber unter Umständen die Anonymität wieder aufheben, wenn man durch Zusatzangaben im Fragebogen Rückschlüsse auf den beantwortenden Mitarbeiter machen kann.

In diesem Zusammenhang ist es sehr wichtig klarzustellen, ob die Zuordnung von Daten für Mitarbeitergruppen grundsätzlich möglich sind und diese dann sinnvollerweise nur beim externen Anbieter verbleiben und nicht ausgewertet werden, oder – besser – gar nicht erhoben werden oder – auf technischem Wege – gleich im ersten Auswertungsschritt „anonymisiert“ werden, d. h. der nächsthöheren Auswertungsebene zugeschlagen werden. Das ist manchmal nötig, da man ja theoretisch ausrechnen kann, bei welchen demografischen Kombinationen mindestens drei Mitarbeiter in einer Gruppe sind (z. B. 30-34jährige Männer in der Buchhaltung), aber diese Mindestmengen durch die Teilnahmequote tatsächlich geringer ausfallen können.

Außerdem ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Anonymität auch nicht durch technische Möglichkeiten zur Auswertung von E-Mail- oder IP-Adresse ausgehebelt werden kann.

Alle Aspekte der Anonymität sollten vorab zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat vereinbart und glasklar an alle Mitarbeiter kommuniziert werden (im Vorfeld, während und nach der Befragung).

Freiwilligkeit

Freiwilligkeit ist sichergestellt, wenn es freigestellt ist, ob der Mitarbeiter an der Befragung teilnimmt oder nicht, und wenn die Teilnahme nicht überprüft wird. Um Doppelabstimmungen einer Person zu vermeiden, ist es möglich, bei einer Online-Befragung einen Link zu generieren, der nur einmal gültig ist. Umgekehrt darf dies aber nicht zu einer Überwachung führen, wer schon an der Befragung teilgenommen hat. Bei Papierbefragungen kann man versuchen, Doppelabstimmungen zu vermeiden, indem man eindeutige Fragebögen mit kontinuierlich durchlaufenden Nummern verteilt.

Ob während oder außerhalb der Arbeitszeit abgestimmt werden soll, ist in diesem Zusammenhang eine entscheidende Frage und ein Spannungsfeld. Abstimmungen zu festgelegten Zeiten während der Arbeitszeit erhöhen zwar die Teilnahmequote, sind aber aufgrund des dabei entstehenden „Gruppendrucks“ in gewissem Sinne weniger freiwillig. Gegebenenfalls lassen sich mit den Interessenvertretern Kompromisse aushandeln, wie z. B. eine Zeitgutschrift auf der Basis von durchschnittlichen Antwortzeiten für diejenigen Mitarbeiter, die nachweislich an der Befragung teilgenommen haben. Ganz wichtig ist in diesem Fall, dass nur festgehalten wird, dass der jeweilige Mitarbeiter überhaupt an der Befragung teilgenommen hat, in keinem Fall jedoch weitere Informationen der Befragungsumstände oder der Antworten festzuhalten.

Transparenz

Wie schon in der Kommunikation zur Anonymität erwähnt, ist eine klare und offene Kommunikation über alle relevanten Aspekte des Datenschutzes entscheidend, einerseits um eine hohe Teilnahmequote zu generieren, als auch um offene und ehrliche Antworten sicherzustellen. Transparenz fördert hohe Teilnahmequoten, welche letztendlich über die Qualität und die Glaubwürdigkeit der Befragungsergebnisse entscheiden. Wirkliche Transparenz entsteht, wenn die Mitarbeiter über den ganzen Prozess der Befragung, d. h. von den Zielen, der Berücksichtigung von Datenschutz und Mitbestimmung über die Planung, die Durchführung der Befragung, die Ergebnisse und Interpretation bis hin zu den Nachfolgeaktionen und deren Ergebnissen, mit einfachen und verständlichen Worten regelmäßig informiert werden und wenn es im Sinne von zweiseitiger Transparenz ebenso Ansprechpartner für Fragen gibt und Fragen zeitnah und nachvollziehbar von diesen Ansprechpartnern beantwortet werden.

Betriebliche Mitbestimmung bei Mitarbeiterbefragungen

Wenn im Rahmen der Befragung Fragen zur Ausgestaltung des Arbeitsplatzes gestellt werden, die nicht personenbezogen sind bzw. nicht personenbezogen ausgewertet werden können, besteht bei allgemeinen Arbeitsplatzerhebungen kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats im Sinne des BetrVG. Der Betriebsrat darf nach § 80 Abs. 2 BetrVG vom Arbeitgeber Auskunft über die Ergebnisse und Einsicht in die erstellten Auswertungen nach der Befragung verlangen, wenn die hinreichende Wahrscheinlichkeit besteht, dass hieraus Erkenntnisse gewonnen werden können, welche sich auf Aufgaben des Betriebsrats beziehen. Es besteht also ein Informationsrecht für den Betriebsrat.

Beispielsweise wenn Fragen zur Situation der Arbeitnehmer im Unternehmen und zum Betriebsklima gestellt werden, insbesondere im Zusammenhang zu (bestehenden oder neuen) Regelungen der Ordnung des Betriebs und/oder zum Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb, also nach Sachverhalten, die nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG der Mitbestimmung unterliegen, besteht ein Informationsrecht. Wird nach Entwicklungsmöglichkeiten sowie nach der Beurteilung von Gehalt und Sozialleistungen, also nach Sachverhalten, die der Mitbestimmung bei der betrieblichen Lohngestaltung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG unterliegen, gefragt, besteht ebenso ein Informationsrecht. Direkt oder indirekt wird man bei den meisten der Fragen, die gestellt werden, zu einem Informationsrecht des Betriebsrats gelangen.

Daher sollten ganz allgemein und unabhängig von dieser rechtlichen Erörterung die betrieblichen Interessenvertreter der Mitarbeiter so frühzeitig wie möglich, idealerweise bereits in der Planungsphase von Mitarbeiterbefragungen, eingebunden werden. Eine Befragung ohne die volle Unterstützung der Mitarbeitervertreter wird kaum die gleiche Wirksamkeit erzielen wie eine solche Befragung, die von den Interessenvertretern mitgestaltet und mitgetragen wird.

Über den Autor:

Volker Nürnberg ist Unternehmensberater, Trainer und Coach und Inhaber von HR Business Transparency Consulting in Berlin. Er hat über 20 Jahren Berufserfahrung als internationaler Personalleiter.

 

Buchtipp:

Der obige Text ist ein Auszug aus dem Buch "Mitarbeiterbefragungen. Ein effektives Instrument der Mitbestimmung" von Volker Nürnberg. Hier können Sie das Buch im Haufe-Shop bestellen.

Schlagworte zum Thema:  Mitarbeiterbefragung

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