Vorstellungsgespräch
Bild: Corbis
Ein Bewerbungsgespräch oder Vorstellungsgespräch ist sowohl für Führungskräfte als auch für Kandidatinnen und Kandidaten eine besondere Situation: Arbeitgeber erhalten einen Einblick in die Persönlichkeit der Bewerbenden und können sehen, wie sie die Stresssituation meistern. Eine gute Vorbereitung auf beiden Seiten ist dafür unerlässlich.
Vorstellungsgespräche gehören zum Recruiting wie die Spree zu Berlin und der Eiffelturm zu Paris – ohne sie geht es einfach nicht. Damit das Gespräch für beide Seiten angenehm und erfolgreich abläuft, sollte es gut vorbereitet werden. In den meisten Fällen führen zukünftige Linienvorgesetzte das Gespräch. HR kann diese jedoch dabei unterstützen, den idealen Ablauf vorgeben und das Gespräch begleiten.
Ein Bewerbungsgespräch führen
Schon von der Begrüßung an sollten Sie für einen geordneten, zielgerichteten und positiven Gesprächsverlauf sorgen. Fühlen die Bewerberinnen und Bewerber sich wohl, lässt das positive Rückschlüsse auf das Betriebsklima zu. Gleichzeitig begünstigt eine angenehme Atmosphäre, dass Ihre Fragen offen und unbefangen beantwortet werden. Schließlich dient das Vorstellungsgespräch dazu, dass Arbeitgeber in kurzer Zeit möglichst viel über die jeweilige Person erfahren und dass Stellensuchende für sich abklären können, ob der Job und das Unternehmen zu ihnen passt.
Der Ablauf des Vorstellungsgesprächs lässt sich in diese fünf Phasen unterteilen:
- Begrüßung und Smalltalk.
- Kennenlernen und Vorstellung des Unternehmens.
- Selbstpräsentation der Kandidatin oder des Kandidaten.
- Fragen zu Lebenslauf/Berufserfahrung und Rückfragen.
- Abschluss und Ankündigung, wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist.
Vorbereitung zum Vorstellungsgespräch
Nichts ist für Bewerbende ärgerlicher, als wenn sie den Eindruck haben, ihr Gegenüber hat sich nicht auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet. Gleichzeitig bringt es Recruiterinnen und Recruiter wie auch Führungskräfte nicht weiter, im Gespräch lediglich Dinge abzufragen, die sie auch aus dem Lebenslauf herauslesen könnten. Eine gute Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs umfasst daher sowohl fachliche als auch organisatorische Aspekte:
Inhaltliche / fachliche Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs:
Notieren Sie sich Auffälligkeiten zum Lebenslauf und Anschreiben. So können Sie im Gespräch gezielt darauf eingehen und zum Beispiel Brüche oder unklare Jobtitel hinterfragen. Neben fachlichen Fragen können Sie sich auch Smalltalk-Themen für den Einstieg notieren. In bestimmten Fällen kann es angebracht sein, Bewerbenden eine Aufgabe zu geben, die sie im Vorfeld oder während des Gesprächs bearbeiten sollen.
Legen Sie den Lebenslauf, das Anschreiben und das Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Stelle bereit, damit Sie während des Gesprächs darauf zugreifen können.
Organisatorische Vorbereitung:
Zunächst sollte die Einladung zum Gespräch rechtzeitig versendet werden und eindeutig sein. Bewerbende müssen genau wissen, wann sie sich wo melden sollen.
Definieren Sie den Teilnehmerkreis des Vorstellungsgesprächs rechtzeitig und klären Sie die Zuständigkeiten vorab. Wer übernimmt die Begrüßung, wer stellt das Unternehmen vor? Ist ein Team-Recruiting geplant? Eventuell kann ein Teammitglied die Führungskraft im Gespräch unterstützen und "auf Augenhöhe" Auskunft darüber geben, welche Aufgaben die Stelle beinhaltet. (Lesen Sie dazu "Teamsport Recruiting: Gemeinsam über die Einstellung entscheiden").
Sind auf Unternehmensseite mehrere Personen beteiligt, bietet es sich an, einen Entscheidungsweg für den Bewerbungsprozess zu definieren. So ist klar, wer wie viel Einfluss auf die endgültige Bewerberauswahl hat.
Schließlich sollten Sie darauf achten, dass der Raum für das Vorstellungsgespräch vorbereitet ist – also aufgeräumt und frisch gelüftet.
Den Bewerbern und Bewerberinnen die richtigen Fragen stellen
Dank einer guten Vorbereitung sollten Sie nun in der Lage sein, die richtigen Fragen zu stellen. Klären Sie ab, welche Tätigkeit der Kandidat oder die Kandidatin aktuell ausübt und welche Erfahrungen vorhanden sind. Fragen SIe nach den größten beruflichen Erfolgen und sprechen sie auch die berühmte "Lücke" im Lebenslauf an. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag "Gute Fragen im Vorstellungsgespräch – und nutzlose".
Besonders aussagekräftig für die Bewerberauswahl sind strukturierte Interviews. Diese folgen einem festen Ablauf. Der Fragenkatalog ist auf das Stellenprofil abgestimmt und alle Bewerberinnen und Bewerber bekommen die gleichen Fragen gestellt. So erhalten Sie ein vergleichbares Bild aus den unterschiedlichen Gesprächen. Lesen Sie dazu: "Einstellungsinterviews und Vorstellungsgespräche: ein Methoden-Überblick".
Fast genauso wichtig, wie die richtigen Fragen im Bewerbungsgespräch zu stellen, ist es, die "falschen" Fragen zu vermeiden. Zulässig sind nur Fragen, an denen das Unternehmen im Hinblick auf das angestrebte Arbeitsverhältnis ein berechtigtes Interesse hat. Nicht zulässig sind zum Beispiel Fragen zur Familienplanung. Stellen Sie eine unzulässige Frage, kann der Kandidat oder die Kandidatin die Antwort verweigern – oder sogar lügen, ohne arbeitsrechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag "Was Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch fragen und wann Bewerber lügen dürfen".
Besonderheiten in Zeiten von Online-Bewerbungsgesprächen
Die Coronapandemie und die damit verbundene Kontaktreduzierung leisteten dem Einsatz von Online-Bewerbungsgesprächen Vorschub. Video-Interviews wurden schon zuvor gerne für eine Vorauswahl genutzt, nun sind sie häufig die einzig praktikable Möglichkeit, das Bewerbungsgespräch zu führen. Bei der Vorbereitung und Gesprächsführung können Sie sich an Vor-Ort-Gesprächen orientieren. Allerdings gilt es, ein besonderes Augenmerk auf die Technik zu legen: Unabhängig davon, welche Software Sie für das Gespräch nutzen, muss sichergestellt sein, dass die Übertragungsrate bei Ihnen – aber auch beim Bewerbenden – schnell genug ist, um Bild-Ruckler zu vermeiden. Achten Sie auch auf eine gute Beleuchtung. Der Zugang zum Video-Interview sollte für Bewerbende möglichst leicht sein. Im Idealfall nutzen Sie eine spezielle Lösung für Video-Interviews. Damit können Sie einfach einen persönlichen Link an die Kandidatin oder den Kandidaten versenden, mit dem der Video-Chat zur vereinbarten Zeit aufgerufen wird.
