Vorstellungsgespräch: Wann müssen Fahrtkosten und sonstige Kosten erstattet werden?

Laut der neuen Randstad-ifo-Personalleiterbefragung 2020 finden in immer mehr Unternehmen (22 Prozent) die Bewerbunsgespräche zunehmend virtuell statt. Ein Großteil der Unternehmen (53 Prozent) hält jedoch nach wie vor das persönliche Kennenlernen des Bewerbers für unverzichtbar und lässt ihn zu einem Vorstellungsgespräch anreisen. Fordert ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch auf, muss er ihm in der Regel alle Aufwendungen ersetzen, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte.

Notwendige Vorstellungkosten: nicht nur Fahrtkosten gehören dazu

Zu den notwendigen Vorstellungskosten gehören Fahrtkosten, falls erforderlich auch Kosten für Verpflegung und Übernachtung, gegebenenfalls auch der Verdienstausfall (§ 670 BGB). Das Unternehmen muss jedoch nicht einen vom Bewerber genommenen Urlaubstag abgelten. Die Vorstellungskosten sind auch dann zu ersetzen, wenn der Bewerber nicht unmittelbar, sondern von einem vom Arbeitgeber beauftragten Unternehmensberater zur Vorstellung gebeten worden ist. Keine Rolle spielt es, ob später ein Arbeitsvertrag zustande kommt oder nicht.

Ausschluss der Erstattung von Vorstellungskosten

Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, die Erstattung der Vorstellungskosten auszuschließen. Voraussetzung dafür ist, dass er dies dem Bewerber bei der Aufforderung zum Vorstellungsgespräch zu kommen, bereits mitteilt.

Wann kein Anspruch auf Erstattung der Vorstellungskosten besteht

Es besteht selbstverständlich kein Ersatzanspruch auf Vorstellungskosten, wenn der Arbeitnehmer sich unaufgefordert vorstellt, da der Bewerber in diesem Fall ausschließlich im eigenen Interesse handelt. Kein Ersatzanspruch besteht auch bei "Spesenrittern", soweit sie mehrere Termine miteinander verbinden und dieselben Kosten mehrfach abrechnen.

Erstattung der Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch

Diese Kosten für die Anreise zu einem Vorstellungsgespräch werden in der Regel erstattet:

• Bahnfahrt: Tendenz zur 1. Klasse, nur bei niedriger Qualifikation 2. Klasse
• Anreise mit eigenem Pkw: Steuerliche km-Sätze wie bei Dienstreisen (nicht nur die Bahnkosten)
• Flugkosten: grundsätzlich nur nach vorheriger Vereinbarung, es sei denn, dass sich dies bei Position und Anreiseentfernung von selbst versteht
• Taxikosten (Bahnhof oder Flughafen)

Erstattung sonstiger Vorstellungskosten

Folgende notwendige Vorstellungskosten können geltend gemacht werden:

• Hotelkosten: Steuerlich zulässige Sätze, wenn An- und Abreise nicht an einem Tag zumutbar ist
• Verpflegung: Steuerlich zulässige Spesensätze

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