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Nur notwendige Vorstellungskosten sind zu erstatten

Auch die Übernachtung im Hotel ist dem Bewerber in der Regel zu erstatten.
Bild: Michael Bamberger

Erst vor Kurzem kam es zu einem Urteil über die Erstattung von Fahrtkosten für ein Bewerbungsgespräch. Das Gericht entschied, dass die Kosten für einen Flug nicht zu zahlen waren. Wir haben die Fakten für Sie zusammengetragen, damit Sie sicher wissen, wann welche Kosten zu erstatten sind.

Fordert ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer zu einem Vorstellungsgespräch auf, muss er ihm in der Regel alle Aufwendungen ersetzen, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte. Zu den notwendigen Kosten gehören Fahrtkosten, falls erforderlich auch Kosten für Verpflegung und Übernachtung, gegebenenfalls auch der Verdienstausfall (§ 670 BGB).

Keine Rolle spielt es, ob später ein Arbeitsvertrag zu Stande kommt oder nicht.

Das Unternehmen muss jedoch nicht einen vom Bewerber genommenen Urlaubstag abgelten. Die Vorstellungskosten sind auch dann zu ersetzen, wenn der Bewerber nicht unmittelbar, sondern von einem vom Arbeitgeber beauftragten Unternehmensberater zur Vorstellung gebeten worden ist.

Ausnahme muss vorher mitgeteilt werden

Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, die Erstattung der Vorstellungskosten auszuschließen. Voraussetzung dafür ist, dass er dies dem Bewerber bei der Aufforderung zum Vorstellungsgespräch zu kommen, bereits mitteilt.

Es besteht selbstverständlich kein Ersatzanspruch auf Vorstellungskosten, wenn der Arbeitnehmer sich unaufgefordert vorstellt, da der Bewerber in diesem Fall ausschließlich im eigenen Interesse handelt. Kein Ersatzanspruch besteht auch bei "Spesenrittern", soweit sie mehrere Termine miteinander verbinden und dieselben Kosten mehrfach abrechnen.

Beispiel: Erforderlichkeit der Vorstellungskosten

Fahrtkosten:

  • Bahnfahrt Tendenz zur 1. Klasse, nur bei niedriger Qualifikation 2. Klasse

  • Eigener Pkw: Steuerliche km-Sätze wie bei Dienstreisen (nicht nur die Bahnkosten)

  • Flugkosten: grundsätzlich nur nach vorheriger Vereinbarung, es sei denn, dass sich dies bei Position und Anreiseentfernung von selbst versteht

  • Taxikosten (Bahnhof oder Flughafen)

  • Hotelkosten: Steuerlich zulässige Sätze, wenn An- und Abreise nicht an einem Tag zumutbar ist

  • Verpflegung: Steuerlich zulässige Spesensätze

Schlagworte zum Thema:  Vorstellungskosten, Recruiting, Personalabteilung, Talent Management

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