Arbeitszeiterfassung
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Zweck der Arbeitszeiterfassung ist es, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit wie beispielsweise Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten zu kontrollieren und zu gewährleisten. Darüber hinaus dient sie als Nachweis für die geleistete Arbeit und ist somit auch für die Entgeltabrechnung relevant.
Arbeitszeiterfassung: Definition und gesetzliche Grundlage
In Deutschland ist die Arbeitszeiterfassung bislang nur unzureichend gesetzlich geregelt. Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) müssen Arbeitgeber bisher nur die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzeichnen. Weiterhin sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit so zu gestalten, dass Arbeitnehmende nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.
Der Europäische Gerichtshof hat im Jahr 2019 entschieden, dass alle Arbeitgeber in der EU dazu verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Seitdem wird eine Reform des Arbeitszeitgesetzes in Deutschland diskutiert. Die genaue Ausgestaltung einer solchen Reform ist jedoch Gegenstand von politischen Diskussionen und Verhandlungen und nach wie vor noch nicht abschließend geklärt. Ein im April 2023 veröffentlichter Gesetzentwurf aus dem Bundesarbeitsministerium hat nie den Bundestag erreicht.
Ausnahmen: Wer ist nicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?
Laut Arbeitszeitgesetz sind bestimmte Gruppen von Arbeitnehmenden von der Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit ausgenommen. Es ist allerdings wichtig zu beachten, dass auch für diese Beschäftigten die allgemeinen Schutzbestimmungen des Arbeitszeitgesetzes wie Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten gelten.
Nicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind vor allem Leitende Angestellte: Diese Gruppe umfasst Personen, die Entscheidungen von erheblicher Bedeutung für das Unternehmen treffen können. Es handelt sich hierbei üblicherweise um Führungskräfte auf höheren Ebenen. Auch Selbstständige sind nicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet, da sie nicht in einem Beschäftigungsverhältnis stehen.
Modelle zur Arbeitszeiterfassung: Vor- und Nachteile
Es gibt verschiedene Methoden zur Arbeitszeiterfassung, die je nach Unternehmensgröße und Arbeitsumfeld geeignet sein können. Im Folgenden finden Sie die gängigsten Modelle sowie die Vor- und Nachteile der Zeiterfassungssysteme.
Bei der Zeiterfassung per Stempeluhr fügen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes eine Karte in eine Uhr ein, die die Zeit stempelt. Dieses traditionelle, analoge Zeiterfassungssystem ist zwar sehr leicht zu bedienen, hat aber große Nachteile: Es besteht großes Potenzial zur Manipulation und eine digitale Datenauswertung ist nicht möglich.
Auch die manuelle Zeiterfassung ist eher überholt. Bei diesem Modell tragen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst in Tabellen oder Formulare ein. Auch dieses System ist niedrigschwellig und leicht verständlich, gleichzeitig aber anfällig für Fehler und Manipulationen. Hinzu kommt ein hoher Verwaltungsaufwand.
Bei der digitalen Zeiterfassung melden sich die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer an einem Computer oder Terminal an und ab. Die Zeiten werden automatisch erfasst und können leicht ausgewertet werden. Für dieses Zeiterfassungsmodell sprechen die Genauigkeit, die einfache Auswertung und Überwachung sowie die Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung. Ein Nachteil können mögliche Datenschutzbedenken sein.
Tools und Apps zur Arbeitszeiterfassung
Besonders flexibel ist die mobile Zeiterfassung. Hierbei nutzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine App auf ihrem Smartphone oder Tablet, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeitende im Außendienst sowie für Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen oder dezentralen remote-arbeitenden Teams. Mögliche Nachteile der mobilen Zeiterfassung sind die Abhängigkeit von mobilen Endgeräten und einer Internetverbindung sowie gegebenenfalls Datenschutzbedenken.
Besonders interessant für große Unternehmen ist die Zeiterfassung per Software: Hierbei wird eine spezielle Software genutzt, die auf dem Computer der Mitarbeitenden installiert ist. Diese Software zeichnet die Arbeitszeiten auf und kann auch Pausen und Überstunden erfassen. Die großen Vorteile dieses Zeiterfassungssystems sind die automatisierten Prozesse, die Genauigkeit der Aufzeichnungen sowie die einfache Auswertung und ein schnelles Reporting. Allerdings eignet sich die Zeiterfassung per Software meist nur für größere Unternehmen, da kleine Unternehmen oft nicht über die nötige IT-Infrastruktur sowie über das Budget für die kostspielige Einführung verfügen.
Eine futuristisch anmutende Methode zur Arbeitszeiterfassung ist die Biometrische Zeiterfassung. Hierbei identifizieren sich die Mitarbeitenden über biometrische Merkmale wie Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Iris-Scan. Dies verhindert Manipulationen und gewährleistet eine genaue Zeiterfassung. Dieses System schützt sehr zuverlässig vor Manipulation. Nachteile können allerdings die hohen Kosten für biometrische Hardware sowie Datenschutzbedenken aufgrund der sensiblen Natur biometrischer Daten sein.
Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag "Arbeitszeiterfassung per App - ein Überblick".
