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Bild: Haufe Online Redaktion

Das Mitarbeitergespräch gilt als Eckpfeiler der Personalführung. Das zurecht, denn im Kommunikationszeitalter bekommt der Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern immer mehr Gewicht. Doch wie lässt sich das Mitarbeitergespräch erfolgreich führen? Wo liegen die Ziele? Ein Überblick mit Tipps zur Vorbereitung.

Das Mitarbeitergespräch fördert den Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. In Zeiten des kontinuierlichen Wandels gewinnt es als Instrument der Personalführung immer mehr an Bedeutung. Ein Grund dafür: Wo sich die Dinge verändern, ist Orientierung gefragt, die das Mitarbeitergespräch geben kann – das gilt bei einer Neuausrichtung der Geschäftsstrategie oder Organisationsstrukturen ebenso wie für den Wandel von Job- und Anforderungsprofilen. Diese und weitere Veränderungsprozesse sind Teil der digitalen Transformation in Unternehmen. Umso wichtiger ist heute eine gute Kommunikation zwischen den Vorgesetzten und der Belegschaft – gerade für das Change Management. Schon deshalb sollte sich eine Führungskraft wenigstens einmal im Jahr Zeit nehmen, um die Tätigkeitsbeschreibung, Aufgaben und Ziele gemeinsam mit den Mitarbeitern abzugleichen. Auch ein regelmäßiges Feedback zur Leistung der Mitarbeiter hilft nicht nur beim Performance Management: die Rückmeldung an die Mitarbeiter ist auch eine Frage der gegenseitigen Wertschätzung.




Mitarbeitergespräch: Beispiele und Arten

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Mitarbeitergesprächen unterscheiden:


  1. Das turnusmäßige Mitarbeitergespräch. Diese Art des Mitarbeitergesprächs ist oft auf Grundlage einer betrieblichen Vereinbarung geregelt und wird zuweilen auch als institutionalisiertes Mitarbeitergespräch oder Feedbackgespräch bezeichnet. Das wohl bekannteste Beispiel ist das Mitarbeiterjahresgespräch. Je nach Unternehmen kann es freilich auch halbjährlich oder in einem anderen Turnus stattfinden.
  2. Das anlassbezogene Mitarbeitergespräch, das bei Bedarf durch die Führungskraft oder einen Mitarbeiter initiiert werden kann. Anlässe, um ein solches Gespräch zu führen, sind etwa mangelnde oder auch herausragende Leistungen eines Mitarbeiters sowie hohe Fehlzeiten, anstehende Veränderungen im Betrieb oder auftretende Konflikte unter den Kollegen. Beispiele für diese Form des Mitarbeitergesprächs sind das Abmahnungsgespräch, das Konfliktgespräch oder das informierende Mitteilungsgespräch.


Mitarbeitergespräch Vorbereitung

Alle Arten des Mitarbeitergesprächs erfordern gute Vorbereitung und sollte nie spontan geführt werden. Jedes Mitarbeitergespräch ist individuell und sollte daher auf die jeweiligen Erfordernisse hin vorbereitet werden. Eine allgemeingültige Vorlage oder ein universelles Formular für das Mitarbeitergespräch gibt es nicht. Dennoch lässt sich der Ablauf grundsätzlich in drei Phasen unterteilen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Einige allgemeine Punkte, die bei der Vorbereitung abgehakt werden sollten sind:


  • Terminkoordination und Einladung. Der Termin sollte so liegen, dass auch dem Mitarbeiter genügend Zeit bleibt, sich angemessen vorzubereiten. Für die Dauer des Termins sollte je nach Art des Mitarbeitergesprächs etwa eine Stunde eingeplant werden. Tipp: Die Einladung sollte Ort, Zeit und das Thema des Gesprächs möglichst frühzeitig transparent machen – zumindest zwei Wochen im Voraus.
  • Beschaffen von Informationen. Relevant sind zum Beispiel Erfolgs-Kennzahlen (KPIs), Aussagen von Kollegen und gegebenenfalls das Protokoll eines vorausgegangenen Mitarbeitergesprächs.
  • Vorbereiten der Unterlagen. Neben den Unterlagen zur Zielvereinbarung oder möglichen Qualifizierungsmaßnahen sollten alle Dokumente zur Person griffbereit sein. Tipp: Zur Vorbereitung und als Leitfaden für das Mitarbeitergespräch kann eine Checkliste für beide Gesprächspartner hilfreich sein.
  • Ziel des Gesprächs klären. Je deutlicher vorab definiert ist, was mit dem Gespräch erreicht werden soll (siehe Mitarbeitergespräch Ziele), desto systematischer lässt sich der Ablauf des Termins planen.
  • Skizzieren der geplanten Vorgehensweise. Um das Gespräch strukturiert führen zu können, bietet es sich an, vorab Teilschritte zu notieren, um diese im Gespräch als Leitfaden zu nutzen.


Mitarbeitergespräch Ziele

Für eine erfolgreiche Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung ist es sinnvoll, sich die Ziele des Mitarbeitergesprächs vor Augen zu führen. Dies sind im Wesentlichen: 


  • Zielvereinbarung und Zielkorrektur: Zielvereinbarungen sorgen dafür, die Aktivitäten im Unternehmen zu bündeln und auf die übergeordneten Unternehmensziele hin auszurichten. Im Mitarbeitergespräch wird individuell definiert, was der einzelne Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg beitragen kann. Das Zielvereinbarungsgespräch dient entsprechend sowohl der Steuerung von Teamprozessen und der Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Unternehmensziele als auch der Förderung von Eigenverantwortung. Die individuellen Zielvereinbarungen sollten regelmäßig aktualisiert werden.
  • Kontinuierliches Feedback: Zuweilen kann der Eindruck entsteht, eine regelmäßige Rückmeldung sei wegen des alltäglichen Austauschs am Arbeitsplatz gar nicht mehr notwendig. Trotzdem sollten Führungskräfte nicht auf gezieltes Feedback verzichten. Denn es sorgt für Motivation, kann bei Fehlentwicklungen als Korrektiv dienen und drückt zudem Wertschätzung aus. Gerade das institutionalisierte Mitarbeitergespräch lässt sich effektiv nutzen, um eine zusammenfassende Einschätzung zu den Stäken und Entwicklungsperspektiven des Mitarbeiters zu geben.
  • Objektive Beurteilung: Die Mitarbeiterbeurteilung dient dazu, Vergleichbarkeit zu schaffen. Daher sollten möglichst alle Mitarbeiter anhand einheitlicher Kriterien beurteilt werden. Das Ergebnis dieses Bewertungsprozesses sollte im Mitarbeitergespräch thematisiert werden. Das schafft Transparenz und hilft den Mitarbeitern, besser einschätzen können, wo sie stehen.
  • Bedarfsorientierte Entwicklung: Die Identifizierung von Stärken und Entwicklungsfeldern stellt die Grundlage für individuelle Qualifizierungs-, Förder- oder Weiterbildungsmaßnahmen. Konkrete Perspektiven können dabei im Dialog mit dem Mitarbeiter erörtert werden. Gerade diese Funktion des Mitarbeitergesprächs ist wesentlich für eine gezielte Personalentwicklung.
  • Einschätzung des Potenzials: Das Mitarbeitergespräch bietet Führungskräften die Möglichkeit, Potenziale im Unternehmen zu identifizieren. Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind daher ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Talent Management.
  • Evaluierung des Humankapitals im Unternehmen: Neben ökonomischen Kennwerten wie der Eigenkapitalausstattung, spielen auch immaterielle Werte eine zentrale Rolle für den Unternehmenserfolg. Das Humankapital, also das summierte Wissen und Können der Belegschaft, ist ein solcher Wert, der etwa für die Innovationskraft des Unternehmens maßgeblich ist. Um hier für mehr Prognosequalität zu sorgen, können Informationen über die Kompetenz der Mitarbeiter, mithin also die Ergebnisse der Mitarbeiterbewertung herangezogen werden.
  • Lösen von Konflikten und Mitarbeiterbindung: Als Instrument der Personalführung dient das Mitarbeitergespräch nicht nur der Effizienzsteigerung. Der Dialog mit den Mitarbeitern ist für die Führungskraft auch eine Chance, auf die Anliegen der Belegschaft einzugehen. So lassen sich sowohl Konflikte gemeinsam lösen als auch neue Ideen und Ansätze erörtern – dieser Austausch fördert die Mitarbeiterbindung und ist Ausdruck einer wertschätzenden Unternehmenskultur.


Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden

Für regelmäßige Feedbackgespräche hat sich in der Praxis der folgende Ablauf bewährt, der das Mitarbeitergespräch in drei Phasen untergliedert:


  • Erste Gesprächsphase: Review der Aufgaben und Leistungsbeurteilung (Beurteilungsgespräch)
  • Zweite Gesprächsphase: Überprüfen der Zielerreichung und Schließen einer neuen Zielvereinbarung (Zielerreichungs- und -vereinbarungsgespräch)
  • Dritte Gesprächsphase: Feststellen von Personalentwicklungsbedarf und Maßnahmenplanung (Fördergespräch)


Im Anschluss an das Gespräch sollten alle Ergebnisse umfassend dokumentiert werden, sodass Absprachen und Vereinbarungen schriftlich fixiert sind. Der Mitarbeiter erhält eine unterzeichnete Abschrift des Protokolls. Außerdem gilt es, alle offenen Fragen abschließend zu klären und gegebenenfalls einen Anschlusstermin zu vereinbaren.

In der Nachbereitungsphase werden die nächsthöheren Vorgesetzten sowie die Personalabteilung informiert. Alle Änderungen oder Korrekturen sollten kommuniziert werden. Die im Gespräch vereinbarten Schritte, etwa konkrete Weiterbildungsmaßnahmen, sollten zeitnah organisiert und in ihrer Umsetzung überprüft werden.

Mitarbeitergespräch Fragen

Eine angenehme Atmosphäre ist zentral für den erfolgreichen Ablauf des Mitarbeitergesprächs. Neben der Wahl geeigneter Räume, sollte daher auch der Termin so gelegt sein, dass kein Zeitdruck entsteht. Die erste Frage der Führungskraft sollte ebenfalls darauf zielen, eine angenehme Gesprächsatmosphäre herzustellen. Es biete sich daher an, zunächst beispielsweise nach dem persönlichen Befinden oder der Familie des Mitarbeiters zu fragen. In diesem Fall dient die Frage als Instrument, um das Gespräch zu eröffnen. Schon hier zeigt sich also der Wert der richtigen Fragetechnik. Die Herausforderung liegt dabei stets darin, den Verlauf des Mitarbeitergesprächs zu steuern und zugleich den Dialog, also den Austausch von Argumenten und Gegenargumenten aufrecht zu halten. Um möglichst viel Information zu erhalten, sollten die Fragetypen in den einzelnen Phasen des Mitarbeitergesprächs variiert werden. Einen allgemeinen Fragekatalog, der jede Form und jeden Anlass eines Mitarbeitergesprächs abdecken würde, gibt es leider nicht. Jedoch bieten einige Talent Management Systeme und HR-Software-Anwendungen individualisierbare Unterstützungs-Tools für das Mitarbeitergespräch.