Feedback Dreischritt: Professionell Rückmeldung geben

Ein ehrliches und konstruktives Feedback zu geben, fällt vielen Führungskräften schwer. Der sogenannte Feedback-Dreischritt gibt eine hilfreiche Orientierung und Struktur vor, um Feedback professionell zu formulieren. Wie der Dreischritt angewendet wird, erläutert Rhetorik-Experte Frank Becher.

Der Feedback-Dreischritt ist eine nützliche Methode, um anderen Menschen Rückmeldung zu ihrem Verhalten zu geben. Feedback dieser Art ist grundsätzlich notwendig und gewinnbringend, da kein Mensch ein objektives Bild davon hat, wie er auf andere wirkt. Hier hilft entgegengebrachte Rückmeldung, sich realistischer einzuschätzen. Auf dieser Grundlage kann eine Person an ihrem Verhalten und dessen Wirkung arbeiten. Mit konstruktivem Feedback geben Sie also anderen Menschen die Möglichkeit, sich zu entwickeln.

Feedback-Dreischritt: Wahrnehmung – Interpretation - Erwartung

Erster Schritt: Wahrnehmung

Zum Einstieg sprechen Sie aus, was Sie wahrgenommen haben. Dabei sollten Sie sich um Objektivität und Klarheit bemühen sowie möglichst Zahlen, Daten und Fakten anbringen. Hier ist es Ihr Ziel, eine fundierte Grundlage zu schaffen.

Zweiter Schritt: Interpretation

Nun beschreiben Sie, wie das Wahrgenommene auf Sie wirkt: Beispielsweise was Sie darüber denken, wie Ihnen das vorkommt oder was Sie davon halten. Sie verleihen also Ihren subjektiven Eindrücken, Gedanken, Wertungen etc. Ausdruck. Die Zielsetzung ist, Ihrer sachlich beschriebenen Wahrnehmung durch diese persönliche Komponente mehr Zugänglichkeit, Akzeptanz und Nachdruck zu verleihen.

Dritter Schritt: Gefühl oder/und Wunsch – oder Erwartung

Den Abschluss machen Sie, indem Sie das bisher Angeführte auf der Gefühlsebene weiter verstärken oder/und einen Wunsch äußern oder eine Erwartung aussprechen. Hierbei harmonieren ein Gefühlsausdruck und ein Wunsch meist mit Ich-Botschaften. Dagegen passt eine Erwartung gut zu Du-Botschaften.

Richtig Feedback geben: ein Beispiel-Szenario

Die vorhergehenden Erläuterungen zum Feedback-Dreischritt sollen nun anhand von Beispielen veranschaulicht werden. Die Ausgangssituation ist dabei immer gleich: Sie arbeiten an einem neuen Projekt. Dafür sind mehrere Besprechungen zwischen Ihnen und einer deutlich höheren Führungskraft notwendig. Diese war Ihnen vor dem ersten Treffen nicht persönlich bekannt und kann Einfluss auf Ihren direkten Vorgesetzten nehmen. Nun steht bereits das dritte Gespräch zwischen Ihnen und dieser Führungskraft an, wobei Sie jedes Mal pünktlich waren, während Ihr Gegenüber stets ca. fünfzehn Minuten zu spät kam. Deshalb wollen Sie mit dem hier beschriebenen Feedback-Dreischritt Rückmeldung geben und eine Verhaltensänderung bewirken. Zugleich möchten Sie jedoch auch keine negativen Konsequenzen befürchten müssen.

Ich-Botschaften und Du-Botschaften

Zunächst gilt es für Sie, auf Basis der bisherigen zwei Gespräche einzuschätzen und zu entscheiden, ob Sie eher weich oder hart vorgehen wollen. Dementsprechend ist das erste Beispiel sehr weich, das zweite sehr hart und das dritte als Mischform angelegt. So erhalten Sie einen Einblick in die Anwendung von Ich- und Du-Botschaften sowie dem jeweils dadurch vermittelten Eindruck. Dabei unterscheidet sich insbesondere der zweite Schritt, also die Interpretation, inhaltlich. Das trägt viel zu einer verschiedenartigen Wirkung bei. Allgemein gilt: Je mehr Ich-Botschaften, desto weicher, und je mehr Du-Botschaften, desto härter kommt Ihr Feedback bei Ihrem Gegenüber an.

Beispiel 1: Weiche Form – Ich-Botschaften

1. Wahrnehmung

„Mir fällt auf, dass ich auch heute wieder zum vereinbarten Zeitpunkt allein hier war.“

2. Interpretation

„Das wirkt auf mich, als hätte ich versäumt zu erwähnen, dass ich in der Regel zeitlich sehr eingebunden bin und Folgetermine habe.“

3. Gefühl oder/und Wunsch

  • „Ich fühle mich unzufrieden, da ich diese Wartezeit auch konstruktiver nutzen könnte.“
  • „Um auch meine Arbeitszeit möglichst effizient nutzen zu können, wünsche ich mir für die Zukunft, pünktlich zu beginnen oder rechtzeitig eine kurze Nachricht, wenn es später wird.“

Beispiel 2: Harte Form – Du-Botschaften

1. Wahrnehmung

„Frau/Herr XY, heute mit eingerechnet sind Sie zu allen unserer drei Gespräche jeweils ca. fünfzehn Minuten zu spät gekommen.“

2. Interpretation

„Ich habe den Eindruck, als wäre es Ihnen völlig egal, wenn andere Leute auf Sie warten müssen und deshalb von der Arbeit abgehalten werden.“

3. Erwartung

„Frau/Herr XY, in Zukunft erwarte ich von Ihnen ein pünktliches Erscheinen oder zumindest rechtzeitig eine kurze Nachricht, wenn es bei Ihnen in Ausnahmefällen mal später werden sollte.“

Beispiel 3: Mischform – Ich- und Du-Botschaften

1. Wahrnehmung

„Frau/Herr XY, ich hoffe, Sie sind mir nicht böse, wenn ich zu Beginn mal was anspreche: Es geht darum, dass ich bei jedem unserer Gespräche pünktlich da war und auf Sie warten musste.“

2. Interpretation

„Mir ist klar, dass Sie einen sehr vollen Terminplan haben. Trotzdem erscheint es mir wichtig, das leider so direkt ansprechen zu müssen, da auch ich zeitlich sehr eingebunden bin und Folgetermine habe."

3. Gefühl oder/und Wunsch – oder Erwartung

  • „Ich bin einfach unzufrieden, weil ich diese Wartezeit auch besser nutzen könnte.“
  • „Wenn ich mir etwas wünschen darf: Tun Sie mir den Gefallen und kommen Sie in Zukunft pünktlich oder senden Sie bitte einfach rechtzeitig eine kurze Nachricht, wenn es später wird.“
  • „Auch wenn das jetzt etwas fordernd klingt, würde ich mir zukünftig beiderseitige Pünktlichkeit erwarten. Oder wir senden uns rechtzeitig eine kurze Nachricht, wenn es bei einem von uns mal später wird.“

Buchtipp: Rhetorik im Job

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Buch "Rhetorik im Job" von Frank Becher, das im Februar 2020 bei Haufe erschienen ist. Das Buch bietet vielseitige Tipps und praktische Beispiele für nahezu alle beruflichen Kommunikationssituationen, wie Präsentationen, Verhandlungen, Mitarbeitergespräche bis hin zum Smalltalk.

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Schlagworte zum Thema:  Feedbackkultur, Mitarbeitergespräch, Führung