2026 – Warum der bAV-Arbeitgeberzuschuss ohne Digitalisierung zum Risiko wird

Die gesetzliche Pflicht ist eindeutig. Dennoch zeigt die Praxis: Die Herausforderungen der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) entstehen nicht an einer einzigen Stelle – sie ergeben sich aus dem Zusammenspiel von rechtlichen Vorgaben und organisatorischen Abläufen.

Die bAV hat sich zu einem Thema entwickelt, das intern kaum ignoriert werden kann. Nicht wegen Produktentscheidungen. Nicht wegen der Mitarbeitenden. Sondern weil die administrativen Prozesse an vielen Stellen unnötig komplex, fehleranfällig und intransparent geblieben sind. Genau dort liegt das größte Risiko. Und genau dort entsteht der Punkt, an dem sich klare Strukturen unmittelbar auszahlen – organisatorisch, rechtlich und finanziell.

Warum der Arbeitgeberzuschuss 2026 immer noch zu den größten Qualitäts- und Risikofaktoren in der bAV gehört

Die Pflicht zur Leistung eines Arbeitgeberzuschusses ist gesetzlich klar verankert: Seit dem 1. Januar 2019 müssen Arbeitgeber bei neu abgeschlossenen Entgeltumwandlungsvereinbarungen mindestens 15 % des umgewandelten Entgelts als Zuschuss leisten. Seit dem 1. Januar 2022 gilt diese Zuschusspflicht grundsätzlich auch für alle bestehenden Entgeltumwandlungsverträge. Der Pflichtzuschuss ist verpflichtend, soweit durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden und die jeweiligen Durchführungswege – etwa Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds – korrekt berücksichtigt werden.

Obwohl die Zuschusspflicht bereits seit mehreren Jahren besteht, wird die korrekte Berechnung des Zuschusses in vielen Fällen weiterhin unterschätzt. In der Praxis zeigt sich regelmäßig, dass die bekannten Vorgaben nicht automatisch zu einer sauberen und konsistenten Umsetzung führen. Das macht den Arbeitgeberzuschuss auch 2026 zu einem zentralen Qualitäts- und Risikofaktor für die rechtssichere und transparente Gestaltung der bAV.

Die Fehler entstehen fast nie beim Wollen – sondern beim Rechnen.

- Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) steigt auch 2026 weiter. Jede Anpassung verändert Obergrenzen, Rechenlogiken und anteilige Zuschüsse.

- Mitarbeitende haben heute häufiger mehrere Verträge gleichzeitig.

- Viele Personalabteilungen arbeiten weiterhin mit Excel, verschiedenen Versicherungsportalen und manuellen Dreisatzrechnungen.

- Bei der Wahl zwischen § 3.63 EStG, § 40b EStG und Altbeständen besteht ein permanentes Risiko, Verträge falsch einzuordnen.

- Jede Änderung (z. B. Elternzeit, Stundenreduktion, Wechsel der Steuerklasse, Dynamik, Vertragsänderungen) erzeugt neue Berechnungen.

Das Ergebnis:

Selbst bei gut organisierten Unternehmen entstehen Fehler – oft jahrelang unentdeckt. Solche Fehler können erhebliche Haftungsrisiken erzeugen und Unternehmen teure Nachzahlungen und finanzielle Belastungen bescheren.

Die entscheidende Frage: Rechnen Sie wirklich korrekt – oder nur „wie immer“?

Viele Unternehmen verlassen sich auf Berechnungsschemata, die vor Jahren eingeführt wurden.

Das Problem: Diese Schemata waren damals schon fehleranfällig und passen heute nicht mehr zu den komplexen Vertragslandschaften.

Ein typisches Beispiel:

• Ein Mitarbeitender hat 2026 drei bAV-Verträge aus verschiedenen Jahren.
• Einer läuft nach § 40b (pauschal versteuert),
• einer ist ein Altvertrag ohne Zuschuss,
• einer wurde 2024 im Rahmen eines Arbeitgeberwechsels angepasst.

Frage:

Wie berechnet man darauf korrekt den Zuschuss – einschließlich BBG-Effekt, SV-Ersparnis, Umwandlungsanteil und gesetzlicher Zuschusspflicht? Viele Personalabteilungen beantworten diese Frage mit „Wir machen das wie immer“. Das ist exakt der Moment, in dem ein Haftungsfall entsteht.

Typische Fehlerquellen bei der Berechnung des Arbeitgeberzuschusses

Die Praxis zeigt: Fehler bei der Berechnung des Arbeitgeberzuschusses entstehen in den meisten Unternehmen immer noch regelmäßig. Die Ursachen sind vielfältig, lassen sich aber systematisch einordnen.

1. Dreisatzfehler

Ein klassisches Problem: Viele Arbeitgeber berechnen den Zuschuss fälschlich als 15 % des Gesamtbeitrags anstatt korrekt als 15 % des umgewandelten Entgelts.
Beispiel:

Gesamtbeitrag (Entgeltumwandlung + Zuschuss) = 100 €
Gesetzlicher Zuschuss = 15 % des umgewandelten Entgelts

Falsch berechnet: Zuschuss = 15 € → Arbeitnehmerbeitrag = 85 €
Korrekt berechnet: Zuschuss = 13,04 € → Arbeitnehmerbeitrag = 86,96 €

Die fehlerhafte Berechnung führt nicht nur zu Abweichungen in der Rentenhöhe, sondern kann bei Betriebsprüfungen auch rechtliche Konsequenzen haben.

2. Falsche steuerliche Einstufung

Ein weiteres häufiges Problem ist die Verwechslung von § 3 Nr. 63 EStG und § 40b EStG:

§ 3 Nr. 63 EStG = Beiträge steuerfrei für den Arbeitnehmer
§ 40b EStG = Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber

Fehlerhafte Einstufungen können zu:

• Steuernachzahlungen,
• Sozialversicherungsnachforderungen,
• Konflikten mit Mitarbeitenden

führen. In der Praxis passiert dies häufig bei Altverträgen oder automatisierten Buchungssystemen, die falsch voreingestellt sind.

3.  Altverträge ohne korrekte Anpassung

Viele Bestandsverträge wurden vor Einführung des gesetzlichen Zuschusses 2019 als individuelle Einzellösungen verwaltet.

Problem: Diese Verträge berücksichtigen den heutigen Pflichtzuschuss oft nicht korrekt.
Folge: Eine einfache Verrechnung, bei der die Entgeltumwandlung reduziert wird, damit der Arbeitgeberzuschuss „aufschlägt“, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Beispiel:

Alte Entgeltumwandlung: 100 €
Korrekt mit 15 % Zuschuss: 115 € Gesamtbeitrag
Falsch umgesetzt: Arbeitnehmer zahlt nur 85 €, Arbeitgeber 15 € → Gesamtbeitrag 100 € (gesetzlich nicht korrekt)

4.  Änderungen der Beitragsbemessungsgrenze übersehen

Die jährliche Anpassung der BBG beeinflusst die maximale Höhe des Arbeitgeberzuschusses.

Wird die Änderung übersehen, stimmen die Zuschüsse für das gesamte Jahr nicht mehr mit den Sozialversicherungsersparnissen überein.

Besonders bei mehreren Verträgen pro Mitarbeitenden oder bei dynamischen Entgeltumwandlungen summieren sich die Fehler schnell zu erheblichen Beträgen.

Die Lösung: Vollständig digitale bAV-Verwaltung – automatisiert, nachvollziehbar, fehlerfrei

Die entscheidende Erkenntnis: Die bAV scheitert nicht an der Rechtslage, sondern an der Excel-Verwaltung. Die Digitalisierung der bAV-Prozesse eliminiert genau die Fehlerstellen, die für Unternehmen teuer werden:

Automatische Zuschussberechnung

Mit korrekter Berücksichtigung von:

• SV-Ersparnis
• steuerlicher Einordnung
• BBG-Grenzen
• individuellen Vertragskonstellationen
• Dynamiken
• Mehrfachverträgen

Nahtlose Lohnbuchhaltungsschnittstelle

Alle Buchungssätze werden automatisch erzeugt – ohne manuelles Abtippen.

Vertrags- und Datenvalidierung

Fehlerhafte Altverträge werden identifiziert und korrekt neu berechnet.

Transparenz für Mitarbeitende und HR

Alle Beteiligten sehen dieselben Daten – sauber, digital, nachvollziehbar.

Rechtssicherheit auf Knopfdruck

Wenn eine Prüfung kommt, ist jeder Berechnungspfad dokumentiert. Und genau hier kommt EasyPension® ins Spiel: Die digitale Verwaltungsplattform übernimmt all diese Prozesse automatisch, zentral und DSGVO-konform. Mit EasyPension® wird die bAV nicht nur effizient und fehlerfrei gesteuert, sondern auch für Mitarbeitende und HR transparent und nachvollziehbar. Mit digitaler Verwaltung wird die bAV ein gut beherrschbarer Prozess, der Kosten, Risiken und Aufwand minimiert.

Unternehmen haben nicht die Wahl zwischen digital und manuell – sondern zwischen sicher und riskant

Unternehmen stehen in der betrieblichen Altersvorsorge nicht vor der Wahl zwischen digital und manuell, sondern zwischen sicher und riskant. Die Pflichtzuschüsse sind seit Jahren klar geregelt, doch die Komplexität der Berechnungen hat zugenommen, und die Kontrollmechanismen sind heute schärfer denn je. Wer in der bAV noch manuell arbeitet, arbeitet 2026 faktisch im Blindflug.

Digitale Verwaltung ist dabei kein technisches Spielzeug, sondern der einzige realistische Weg, die bAV rechtssicher, kostenkontrolliert, mitarbeiterorientiert und zukunftsfest zu steuern. An dieser Stelle entscheidet sich, ob Arbeitgeber die bAV als Risiko erleben oder sie als strategischen Vorteil nutzen.