Offboarding Mitarbeiter: Prozess und Checkliste

Onboarding hat sich in den vergangenen Jahren zu einer eigenständigen HR-Disziplin entwickelt. Oft zu kurz kommt hingegen das Offboarding, auch Exit-Management genannt, beim Austritt eines Mitarbeiters. Denn auch dieser Prozess kann einen wichtigen Beitrag zum Employer Branding leisten.

Laut der Studie "Jobwechsel 2019", für die im Auftrag von Job-Ufo mehr als 1.000 Arbeitnehmer in Deutschland befragt wurden, sind 54 Prozent der Deutschen offen für einen Jobwechsel oder befinden sich bereits kurz davor. In der Altersgruppe der 18- bis 34-Jährigen können sich sogar 74 Prozent vorstellen, in diesem Jahr den Arbeitsplatz zu wechseln. Vor diesem Hintergrund gewinnt die Begleitung des Mitarbeiters bei seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen markant an Bedeutung. Und genau darum dreht es sich beim Offboarding.

Was ist Offboarding? Eine Definition

Im Personalmanagement bezeichnet das Offboarding oder Exit-Management den professionell organisierten Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Das Ziel ist dabei, eine positive Atmosphäre für den aus dem Unternehmen scheidenden Mitarbeiter zu gestalten. Denn: Bei Mitarbeitern zählt nicht nur der erste Eindruck, sondern immer auch der letzte. Inhaltlich wird zwischen zwei Arten des Offboardings unterschieden: dem technischen beziehungsweise systematischen Prozess auf der einen Seite und dem sozio-emotionalen Prozess in Form eines Austrittsinterviews auf der anderen Seite. Unternehmen sollten beide Prozesse reibungslos und wertschätzend gestalten.

Offboarding der Mitarbeiter kommt häufig zu kurz

Es gibt viele verschiedene Gründe, weshalb ein Arbeitsverhältnis endet. Aber besonders schwer ist es für ein Unternehmen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, den dieses gerne gehalten hätte. Die Kündigung eines Teammitglieds bedeutet für alle, aber insbesondere für die Kollegen, Unsicherheit. Sie wissen nicht, wer als nächstes kommt und wie lange es dauert, den neuen Mitarbeiter einzuarbeiten. Da kommt Offboarding häufig zu kurz – aus Zeitmangel oder weil es als unangenehme Aufgabe seitens HR, der Führungskraft, der Kollegen oder des Mitarbeiters empfunden wird.

Ein professioneller Offboarding-Prozess lohnt sich

Derweil lohnt sich die Investition in einen reibungslosen und wertschätzenden Offboarding-Prozess gleich mehrfach. Die Gründe reichen von der sozialen Verantwortung des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitern über einen drohenden Imageverlust bis hin zur Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten.

Schafft es ein Unternehmen, dem scheidenden Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass seine Person und Arbeit nach wie vor geschätzt werden, ist dieser eher dazu bereit, Wissen weiterzugeben und eine saubere Übergabe und Dokumentation sicherzustellen. Im besten Fall werden entsprechende Übergabeprotokolle direkt in einem digitalen Tool hinterlegt, das erleichtert das Onboarding des Nachfolgers erheblich.

Hinzu kommt, dass ehemalige Mitarbeiter immer auch Botschafter des Unternehmens sind. Um einen Imageverlust zu vermeiden, ist es deshalb besonders wichtig, die genauen Gründe der Trennung zu erfahren und die eventuell bestehende Unzufriedenheit zu ergründen. Dadurch lässt sich auch zukünftig eine ungewollte Fluktuation vermeiden beziehungsweise senken.

Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen unfreiwillig verlassen, herrscht ein besonders hohes Konfliktpotenzial. In diesem Fall kann professionelles Offboarding, beispielsweise in Form einer Orientierungs- und Outplacement-Beratung, dazu beitragen, dass eine juristische Auseinandersetzung vor Gericht vermieden wird.

Datenschutz und Datensicherheit beim Exit Management

Ein gut organisiertes Offboarding ist aber auch aus Datenschutz-Gründen wichtig. Fehlt ein klar definierter Prozess, kann eine unübersichtliche Lage hinsichtlich der ausgegebenen Arbeitsmittel sowie der Rechte des Betroffenen entstehen. Es droht zudem die Gefahr, dass personenbezogene Daten, Know-how und Geschäftsgeheimnisse verloren gehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Austritt des Mitarbeiters unerwartet oder durch eine fristlose Kündigung erfolgt.

Das Risiko einer Datenschutzpanne kann deutlich minimiert werden, indem bereits beim Eintritt des Mitarbeiters ins Unternehmen festgehalten wird, über welche Endgeräte sowie Zutritt- und Zugriffsrechte er verfügt. Beim Austritt des Mitarbeiters sollte im Sinne der Datensicherheit vor allem darauf geachtet werden, dass alle Zugriffsrechte auf Hardware, Software und Laufwerke entzogen werden, die Rückgabe sämtlicher Hardware und gegebenenfalls auch des geschäftlich genutzten Smartphones erfolgt sowie keine Zugangs- und Zutrittsmöglichkeiten mehr bestehen (Rückgabe von Schlüssel oder Token).

Ein konstruktives Offboarding-Gespräch führen

Wesentlicher Bestandteil eines professionellen Offboarding-Prozesses ist ein gut vorbereitetes Austrittsinterview. (Eine Checkliste für ein erfolgreiches Austrittsgespräch finden Sie hier). In der Regel ergeben sich daraus wichtige Aufschlüsse über die Abwanderungsgründe des Mitarbeiters. Bei guter interner Kommunikation / Absprache kann das Gespräch der direkte Vorgesetzte führen. Wird jedoch vermutet wird, dass der Abwanderungsgrund auch aufgrund der Führungskraft besteht, sollte das Gespräch durch die HR-Abteilung erfolgen.

Um gut auf das Gespräch vorbereitet zu sein, sollten Führungskraft beziehungsweise HR-Mitarbeiter im Vorfeld einen Leitfaden erarbeiten, der alle relevante Punkte, die im Gespräch besprochen werden sollen, enthält. Bei Mitarbeitern, die das Unternehmen eigentlich gerne gehalten hätte, sind folgende Punkte sinnvoll:

  1. Festlegen von "Schlüsselkriterien", zu denen sich das Unternehmen Rückmeldung wünscht wie zum Beispiel Onboarding-Prozess, Unternehmenskultur, Arbeitsbedingungen, Führungsstil, Personalentwicklung, Vergütungssystem.
  2. Hinweis an den Mitarbeiter, dass das Unternehmen an seiner "ungeschminkten" Meinung und Einschätzung interessiert ist und dass sich ein kritisches Feedback in keiner Weise negativ auswirkt (beispielsweise auf die Zeugniserstellung).
  3. Dank an den Mitarbeiter für dessen Einsatz und Feedback. Angebot, (falls gewünscht) weiterhin in Kontakt zu bleiben – auch im Sinne einer eventuellen erneuten Zusammenarbeit.