Warum Offboarding an Bedeutung gewinnt

Die Bereitschaft, den aktuellen Job gegen einen neuen auszutauschen, bleibt trotz Wirtschaftsflaute hoch – dafür sorgt ein zunehmendes Bedürfnis nach beruflicher Sicherheit und einem höheren Gehalt. 36 Prozent sind an einer neuen beruflichen Herausforderung interessiert, ermittelte die Forsa-Wechselbereitschaftsstudie im Auftrag von Xing. Hierfür wurden 2025 genau 3.413 berufstätige Personen in Deutschland zu ihren Erwartungen und Bedürfnissen auf dem Arbeitsmarkt befragt. Eine weitere Erkenntnis: Vor allem die Jüngsten am Arbeitsmarkt, die Jahrgänge 1997 bis 2021, sind sehr an einem Jobwechsel interessiert. 48 Prozent zeigen sich wechselbereit, elf Prozent suchen sogar konkret nach einer Veränderung.

Vor diesem Hintergrund gewinnt es zunehmend an Bedeutung, Mitarbeitende dabei zu begleiten, wenn sie das Unternehmen verlassen. Und genau darum geht es beim Offboarding.

Offboarding: eine Definition

Im Personalmanagement bezeichnet das Offboarding oder Exit Management den professionell organisierten Austritt einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Ziel ist es, eine positive Erinnerung für die aus dem Unternehmen scheidende Person zu gestalten. Denn: Bei Mitarbeitenden zählt nicht nur der erste Eindruck, sondern immer auch der letzte.

Inhaltlich wird zwischen zwei Arten von Offboarding unterschieden: dem technischen beziehungsweise systematischen Prozess und dem sozio-emotionalen Prozess in Form eines Austrittsinterviews. Unternehmen sollten beide Prozesse reibungslos und wertschätzend gestalten.

Offboarding der Mitarbeitenden kommt häufig zu kurz

Es gibt viele verschiedene Gründe, weshalb ein Arbeitsverhältnis endet. Aber besonders schwer ist es für ein Unternehmen, wenn eine Person kündigt, die das Unternehmen hätte halten wollen. Die Kündigung eines Teammitglieds bedeutet Unsicherheit für alle, von den direkten Führungskräften bis hin zu den Kolleginnen und Kollegen. Sie wissen nicht, wer nachfolgt und wie lange es dauert, das neue Teammitglied einzuarbeiten. Da kommt das Offboarding häufig zu kurz – aus Zeitmangel oder weil es als unangenehme Aufgabe seitens HR, der Führungskraft, der Kolleginnen und Kollegen oder der scheidenden Person empfunden wird.

Ein professioneller Offboarding-Prozess lohnt sich

Die Investition in einen reibungslosen und wertschätzenden Offboarding-Prozess lohnt sich gleich mehrfach. Denn damit können Unternehmen der sozialen Verantwortung gegenüber den Mitarbeitenden gerecht werden, einem Imageverlust vorbeugen und sogar Rechtsstreitigkeiten vermeiden.

Ein wichtiger Pluspunkt ist zudem die Wissenssicherung: Schafft es ein Unternehmen, der scheidenden Person das Gefühl zu geben, dass sie und ihre Arbeit nach wie vor geschätzt werden, ist diese eher dazu bereit, Wissen weiterzugeben und eine saubere Übergabe und Dokumentation sicherzustellen. Im besten Fall werden entsprechende Übergabeprotokolle direkt in einem digitalen Tool hinterlegt – das erleichtert das Onboarding des Nachfolgers erheblich.

Hinzu kommt, dass ehemalige Mitarbeitende immer auch Botschafter des Unternehmens sind. Um einen Imageverlust zu vermeiden, ist es deshalb besonders wichtig, die genauen Gründe der Trennung zu erfahren und die eventuell bestehende Unzufriedenheit zu ergründen. Dadurch lässt sich auch für die Zukunft eine ungewollte Fluktuation vermeiden oder senken.

Sollte jemand das Unternehmen unfreiwillig verlassen, also nach einer Kündigung durch den Arbeitgeber, herrscht ein besonders hohes Konfliktpotenzial. In diesem Fall kann professionelles Offboarding, beispielsweise in Form einer Orientierungs- und Outplacement-Beratung, dazu beitragen, dass eine juristische Auseinandersetzung vor Gericht vermieden wird.

Digitale Prozesse im Offboarding schaffen Erleichterung

Gerade für administrative Aufgaben beim Offboarding empfiehlt es sich, manche Tasks in digitaler Form zu erledigen. Das spart Zeit und erhöht die Transparenz. Digitalisierung im Offboarding kann bei der Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente in einer digitalen Personalakte beginnen. Abmahnungs- und Kündigungsschreiben sowie Arbeitszeugnisse lassen sich dort beispielsweise speichern.

Auch die Kontaktpflege mit den ehemaligen Mitarbeitenden, deren Weggang bedauert wird, kann über digitale Tools gesteuert werden. Über diese kann beispielsweise zu Betriebsfesten oder Tagen der offenen Tür eingeladen werden, es können Neuigkeiten aus dem Unternehmen kommuniziert oder Geburtstagsgrüße versandt werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Profile von Leistungsträgern, die das Unternehmen verlassen, in Talent Pools zu sichern, um Rückkehrmöglichkeiten zu eröffnen und Interesse zu signalisieren (lesen Sie hierzu: Wie Sie einen Talent Pool aufbauen).

Datenschutz und Datensicherheit beim Exit Management

Ein gut organisiertes Offboarding ist auch aus Gründen des Datenschutzes wichtig. Fehlt ein klar definierter Prozess, kann eine unübersichtliche Lage hinsichtlich der ausgegebenen Arbeitsmittel sowie der Rechte des Betroffenen entstehen. Es droht zudem die Gefahr, dass personenbezogene Daten, Know-how und Geschäftsgeheimnisse verloren gehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Austritt unerwartet oder durch eine fristlose Kündigung erfolgt.

Das Risiko einer Datenschutzpanne kann minimiert werden, indem bereits beim Eintritt von neuen Mitarbeitenden festgehalten wird, welche Endgeräte sowie Zutritts- und Zugriffsrechte ihnen zur Verfügung gestellt werden. Beim Austritt sollte im Sinne der Datensicherheit vor allem darauf geachtet werden, dass alle Zugriffsrechte auf Hardware, Software und Laufwerke entzogen werden, dass der oder die Beschäftigte sämtliche Geräte wie Laptops oder geschäftlich genutzte Smartphones zurückgibt und dass keine Zutrittsmöglichkeiten mehr bestehen (Rückgabe von Schlüssel oder Token).

Ein konstruktives Offboarding-Gespräch führen

Wesentlicher Bestandteil eines professionellen Offboarding-Prozesses ist ein gut vorbereitetes Exit-Interview (eine Checkliste für ein erfolgreiches Austrittsgespräch finden Sie hier). In den meisten Fällen ergeben sich daraus wichtige Aufschlüsse über die Abwanderungsgründe. Bei gutem Arbeitsklima im Team und offener interner Kommunikation kann die direkte Führungskraft das Gespräch übernehmen. Wird jedoch vermutet, dass der Abwanderungsgrund im (wahrgenommenen) Führungsverhalten liegt, sollte das Gespräch durch die HR-Abteilung erfolgen.

Um das Gespräch richtig vorzubereiten, sollte der HR-Bereich im Vorfeld einen Leitfaden erarbeiten, der alle relevanten Punkte, die im Gespräch besprochen werden sollen, enthält. Bei Mitarbeitenden, die das Unternehmen gerne gehalten hätte, sollten folgende Punkte thematisiert werden:

1. Festlegen von "Schlüsselkriterien", zu denen sich das Unternehmen Rückmeldung wünscht, zum Beispiel Onboarding-Prozess, Unternehmenskultur, Arbeitsbedingungen, Führungsstil, Personalentwicklung, Vergütungssystem
2. Deutlich machen, dass das Unternehmen an der "ungeschminkten" Meinung und Einschätzung interessiert ist und dass sich ein kritisches Feedback in keiner Weise negativ auf das Arbeitszeugnis auswirkt
3. Dank an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter für den Einsatz und das Feedback
4. Falls vom Unternehmen gewünscht: Angebot, weiterhin in Kontakt zu bleiben – auch im Sinne einer eventuellen erneuten Zusammenarbeit

Checkliste Offboarding

Offboarding beinhaltet auch einige administrative Aufgaben, um die sich HR, die Führungskraft oder die IT-Abteilung kümmern müssen, um einen reibungslosen und professionell organisierten Austritt zu ermöglichen. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Aufgaben Führungskraft:

• Austritt frühzeitig kommunizieren
• technischen Prozess anstoßen
• Wissenstransfer sicherstellen
• Verabschiedung planen
• finales fachliches Mitarbeitergespräch führen
• weiterhin Kontakt pflegen

Aufgaben HR:

• Kündigungsbestätigung übergeben
• letzten Arbeitstag berechnen
• finanzielle Ansprüche und sonstige Verträge prüfen
• Arbeitszeugnis erstellen und übergeben
• Austrittsgespräch führen
• Nachbesetzung planen

Das könnte Sie auch interessieren:

Top-Thema "Digitale Personalakte": Alles zu Inhalt, Aufbewahrungsfrist und Datenschutz

In unserem Top-Thema "Mitarbeitergespräch" finden Führungskräfte Tipps zur Vorbereitung, nützliche Regeln für das Mitarbeitergespräch sowie einen Leitfaden zur Gesprächsführung.