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Willkommenskultur: Viele Unternehmen setzen beim Onboarding auf digitale Tools. Bild: Haufe Online Redaktion

Das erfolgreiche Onboarding neuer Mitarbeiter wird in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger. Nehmen Sie sich für 2018 doch mal vor, Ihre Onboarding-Prozesse zu optimieren. Wie Onboarding-Software oder Onboarding-Apps dabei unterstützen können, erfahren Sie in diesem Top-Thema.

Der Begriff „Onboarding“ bezeichnet das Einarbeiten und Integrieren, also „an Bord nehmen“ von neuen Mitarbeitern durch ein Unternehmen und umfasst alle Maßnahmen, die die Integration fördern.

Mitarbeiter vom ersten Tag an ans Unternehmen binden

Gerade die ersten Wochen an einem neuen Arbeitsplatz sind wichtig, um neue Mitarbeiter langfristig zu binden. Schon am ersten Arbeitstag denken ca. 15 Prozent aller Neuen an Kündigung. Bei den Führungskräften ist die Fluktuation innerhalb der ersten 18 Monate noch deutlich höher. Insgesamt scheidet ein Drittel der neu eingestellten Arbeitnehmer schon während der Probezeit wieder aus (siehe Infografik). Wie also können Unternehmen, HR-Verantwortliche oder Führungskräfte das „An-Bord-holen“ eines neuen Mitarbeiters so gestalten, dass es nicht zu vorzeitigen Kündigungen oder zu Demotivation in dieser frühen Phase kommt?

Hohe Erwartungen von beiden Seiten

Nicht nur aufseiten des Arbeitgebers ist diese Zeit mit hohen Erwartungen verbunden. Je nach Erfahrung und bisherigem Lebenslauf hat der neue Mitarbeiter bereits Einarbeitungsphasen in anderen Unternehmen erlebt. Er wurde dabei enttäuscht oder erfolgreich im neuen Arbeitsumfeld unterstützt – in jedem Fall wird er seine bisherigen beruflichen Erlebnissen vergleichen.

Systematisches Onboarding

Ein im Vorfeld ausgearbeiteter und mit dem neuen Mitarbeiter abgestimmter Einarbeitungsplan hilft, den Integrationsprozess zu unterstützen. Gemeinsam können Meilensteine festgelegt werden, um Fortschritte zu beobachten und

eventuelle Lücken gemeinsam zu identifizieren, sodass schließlich effizient und mit Motivation der eigentliche Job angegangen werden kann. Ein Beispiel für einen solchen Einarbeitungsplan finden Sie im Whitepaper „Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter“, das Sie kostenlos herunterladen können

Ein systematisches Onboarding trägt dazu bei, dass der Mitarbeiter…

  • die volle Leistungsfähigkeit schneller erreicht.
  • längerfristig im Unternehmen verbleibt.
  • sich motiviert und zufrieden fühlt.
  • sein Wissen gerne intern einbringt und sich weiterentwickelt.
  • sich loyal gegenüber dem Unternehmen verhält.
  • die Firma gerne als attraktiven Arbeitgeber weiterempfiehlt.

Die drei Ebenen des Onboardings

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters vollzieht sich auf drei Ebenen:

  1. Die fachliche Integration bezieht sich auf das faktische Wissen im neuen Arbeitsbereich.
  2. Die soziale Integration umfasst alle sozialen Kontakte – vom direkten Kollegen bis zum Vorgesetzen.
  3. Die werteorientierte Integration bezieht sich auf alle Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie.

Erst die kulturelle, dann die fachliche Integration

Im ersten Schritt gilt es, positive Erfahrungen ("Candidate Experience“)  zu schaffen. Nur so ist die emotionale Basis gelegt, um mögliche erste Enttäuschungen abzufedern. Denn meist ist nicht immer alles so, wie der Mitarbeiter es sich vorgestellt hat. Eine erfolgreiche Einarbeitung zielt also nicht nur auf organisatorisch-faktische Informationsvermittlung ab, sondern auch auf den affektiven Teil des „Onboarding“.  Dabei sollte das Ziel sein, eine größtmögliche Übereinstimmung zwischen der Wahrnehmung des Mitarbeiters und den in der Findungsphase kommunizierten Versprechen des Unternehmens herzustellen.  Die erfolgreiche Identifikation mit der Unternehmenskultur legt den Grundstein, erst dann sind die Abläufe im Unternehmen und die Erwartungen der Vorgesetzten zu erläutern, empfehlen Berater Joachim Gutmann und Randstad-Geschäftsführer Eckard Gatzke in ihrem Buch „Talentmanagement“, das in diesem Jahr bei Haufe erschienen ist. Dem „Erklären“ kommt dabei eine wichtige Funktion zu, denn: Was unverstanden bleibt, führt zu Frustration und Unzufriedenheit.

Alle Beiträge zum Thema "Onboarding" finden Sie auf dieser Themenseite.

Viel Verbesserungspotenzial beim Onboarding

In einer Umfrage, an der zwischen Februar und April 2017 insgesamt 227 HR-Verantwortliche teilgenommen haben, hat die Haufe Gruppe ermittelt, welche Bedeutung Onboarding in den Unternehmen hat, welche Onboarding-Maßnahmen die Unternehmen bereits bei der Mitarbeitergewinnung nutzen und wo noch Optimierungspotenzial besteht. Das Ergebnis ist deutlich: Die große Mehrheit (nämlich 84 Prozent) der befragten HR-Verantwortlichen sehen Verbesserungspotenzial bei ihrem derzeitigen Onboarding-Prozess.

Professioneller Onboarding-Prozess selten

Wie wenig verbreitet ein professioneller Onboarding-Prozess derzeit in den Unternehmen ist, zeigt sich auch daran, dass die wenigsten Firmen dafür ein Extra-Budget bereitstellen. 86 Prozent der HR-Verantwortlichen geben an, dass sie kein eigenes Budget für den Onboarding-Prozess zur Verfügung haben.

Onboarding-Programme als Teil des Talent Managements

In einigen Unternehmen sind systematische Onboarding-Programme bereits fester Bestandteil des Talent Managements. Das Onboarding wird dort als komplexer Prozess begriffen, der deutliche über eine „erste Orientierung“ hinausgeht.

Im Zeitalter der Digitalisierung setzen Unternehmen auch bei Onboarding-Prozessen auf digitale Unterstützung. Eine Reihe von Softwarelösungen und Apps bieten vielfältige Möglichkeiten, das Onboarding gestalten. In den folgenden Kapiteln stellen wir einige Möglichkeiten für „digitales Onboarding“ vor.

Weitere Themen zu HR-Software finden Sie auf dieser Themenseite.

Schlagworte zum Thema:  Onboarding, Digitalisierung, HR-Software, App

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