Das Onboarding neuer Mitarbeitender erfolgreich gestalten

Der Begriff Onboarding bezeichnet das Einarbeiten und Integrieren, also das "an Bord nehmen", von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch ein Unternehmen. Onboarding umfasst alle Maßnahmen, die die Integration fördern.

Onboarding neuer Mitarbeiter: Schon vor dem ersten Tag ans Unternehmen binden

Onboarding beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag: Der Prozess kann bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages gestartet werden. In einer Onboarding-Umfrage von Haufe gaben stolze 36 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie schon vor dem ersten Arbeitstag einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters Kündigungen erhalten haben. Diese hohe Anfangsfluktuation zeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihre neuen Mitarbeitenden schon in der "Warte-Phase" an sich binden.

Unternehmen sollten daher schon vor dem ersten Arbeitstag mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter regelmäßig Kontakt aufnehmen und ein positives Verhältnis aufbauen. Es ist sinnvoll, dass neue Mitarbeitende beispielsweise schon vorab die für sie wichtigen Informationen und Ansprechpartner erhalten. Ein Willkommensschreiben, eine Begrüßungsmappe und ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag können diese frühe Phase unterstützen.

Aber auch die ersten Wochen an einem neuen Arbeitsplatz sind wichtig, um neues Personal langfristig zu binden. Schon bei einem schlecht vorbereiteten ersten Arbeitstag denken viele Beschäftigte an Kündigung oder sind schon zu Anfang demotiviert. Wie also können Unternehmen, HR-Verantwortliche oder Führungskräfte das "an Bord holen" von neuen Mitarbeitenden so gestalten, dass es nicht zu vorzeitigen Kündigungen oder zu Demotivation in dieser frühen Phase kommt?

Onboarding neuer Mitarbeitender erfolgreich gestalten

Nicht nur auf Seiten des Arbeitgebers ist diese Zeit mit hohen Erwartungen verbunden. Je nach Erfahrung und bisherigem Lebenslauf haben die neuen Mitarbeitenden bereits Einarbeitungsphasen in anderen Unternehmen erlebt. Sie wurden dabei enttäuscht oder erfolgreich im neuen Arbeitsumfeld unterstützt – in jedem Fall werden sie bisherigen beruflichen Erlebnisse vergleichen.

Ein im Vorfeld ausgearbeiteter und mit den neuen Mitarbeitenden abgestimmter Einarbeitungsplan hilft, den Integrationsprozess zu unterstützen. Gemeinsam können Meilensteine festgelegt werden, um Fortschritte zu beobachten und eventuelle Lücken gemeinsam zu identifizieren, sodass schließlich effizient und mit Motivation der eigentliche Job angegangen werden kann.

Ein systematisches Onboarding trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden

• die volle Leistungsfähigkeit schneller erreichen,
• längerfristig im Unternehmen verbleiben,
• sich motiviert und zufrieden fühlen,
• ihr Wissen gern intern einbringen und sich weiterentwickeln,
• sich loyal gegenüber dem Unternehmen verhalten und
• die Firma als attraktiven Arbeitgeber weiterempfehlen.

Die drei Ebenen des Onboardings

Das Onboarding von neuen Mitarbeitenden vollzieht sich auf drei Ebenen:

1. Die fachliche Integration bezieht sich auf das faktische Wissen im neuen Arbeitsbereich.
2. Die soziale Integration umfasst alle sozialen Kontakte – von den direkten Kolleginnen und Kollegen bis zu den Vorgesetzen.
3. Die werteorientierte Integration bezieht sich auf alle Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie.

Onboarding: Neue Mitarbeitende fachlich und kulturell integrieren

Im ersten Schritt gilt es, positive Erfahrungen (Candidate Experience) zu schaffen. Nur so ist die emotionale Basis gelegt, um mögliche erste Enttäuschungen abzufedern. Denn meist ist nicht immer alles so, wie der oder die Neue es sich vorgestellt hat. Eine erfolgreiche Einarbeitung zielt also nicht nur auf organisatorisch-faktische Informationsvermittlung ab, sondern auch auf den affektiven Teil des Onboardings. Dabei sollte das Ziel sein, eine größtmögliche Übereinstimmung zwischen der Wahrnehmung der Mitarbeitenden und den in der Findungsphase kommunizierten Versprechen des Unternehmens herzustellen.

Professioneller Onboarding-Prozess selten

In einer Umfrage von Haufe, an der im Oktober und November 2021 insgesamt 363 HR-Verantwortliche teilgenommen haben, wurde ermittelt, welche Bedeutung Onboarding in den Unternehmen hat, welche Onboarding-Maßnahmen die Unternehmen bereits bei der Mitarbeitergewinnung nutzen und wo noch Optimierungspotenzial besteht. Das Ergebnis ist deutlich: Die große Mehrheit (68 Prozent) der befragten HR-Verantwortlichen sieht Verbesserungspotenzial beim derzeitigen Onboarding-Prozess.

Wie wenig verbreitet ein professioneller Onboarding-Prozess derzeit in den Unternehmen ist, zeigt sich auch daran, dass die wenigsten Firmen dafür ein Extra-Budget eingeplant haben. Nur 16 Prozent der befragten Unternehmen können oder wollen ein eigenes Budget für Onboarding-Maßnahmen bereitstellen. (Mehr zu den Ergebnissen der Haufe Onboarding-Studie 2021 lesen Sie hier).

Onboarding-Programme als Teil des Talent Managements

In einigen Unternehmen sind systematische Onboarding-Programme bereits fester Bestandteil des Talent Managements. Onboarding wird dort als komplexer Prozess begriffen, der deutlich über eine "erste Orientierung" hinausgeht.

Im Zeitalter der Digitalisierung setzen Unternehmen auch bei Onboarding-Prozessen auf digitale Unterstützung. Eine Reihe von Softwarelösungen und Apps bieten hier vielfältige Möglichkeiten. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel "Remote Onboarding: Tipps für das virtuelle Onboarding" sowie im Kapitel "Digitales Onboarding: Software, Plattformen, Apps".

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