Remote Onboarding: Tipps für das virtuelle Onboarding

Durch die Corona-Pandemie findet der Onboarding-Prozess seit März 2020 für viele komplett im Homeoffice statt. Was beim sogenannten Remote Onboarding besonders zu beachten ist und wie die virtuelle Integration neuer Mitarbeiter gelingt, erfahren Sie hier.

Viele Unternehmen stehen derzeit vor der großen Herausforderung, den ohnehin oftmals mangelhaften Onboarding-Prozess auch noch ohne persönlichen Kontakt fortzuführen. Die Integration neuer Mitarbeiter wird dadurch erheblich erschwert. Denn Teamaktivitäten wie das gemeinsame Mittagessen oder regelmäßige Kaffeepausen sind in Zeiten der Corona-Krise aufgrund von Remote Work und Social Distancing nur virtuell durchführbar.

Für einen rein virtuellen Onboarding-Prozess sind natürlich die im Kapitel "Digitales Onboarding" beschriebenen Softwarelösungen, wie Onboarding-Plattformen und Onboarding-Apps eine ideale Grundlage. Darüber hinaus gibt es jedoch noch einige weitere Besonderheiten zu beachten.

Remote Onboarding: Auch virtuelle Integration beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Beim virtuellen Onboarding sollte der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag voll arbeitsfähig sein. Stellen Sie also sicher, dass neue Mitarbeiter einen Laptop zur Verfügung haben, der nach Möglichkeit über einen VPN-Zugang verfügt, um von zuhause auf die Firmenlaufwerke zugreifen zu können. Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Standardprogramme wie zum Beispiel  Mail-Client oder mitarbeiterspezifische Programme wie Bildbearbeitungssoftware installiert sind. Wichtige Tools zur Kommunikation sind außerdem Videokonferenz-Tools und Messenger (zum Beispiel WebEx, Microsoft Teams, Skype) sowie Tools für die Aufgabenplanung (zum Beispiel Microsoft Planner, Trello). Lesen Sie dazu mehr im Beitrag  "Das sind die beliebtesten Kommunikationskanäle und -Tools".

Da Technik allein kein gutes Remote Onboarding ausmacht, ist es auch eine nette Geste, vor dem ersten Arbeitstag den neuen Mitarbeitern ein Willkommenspaket mit zum Beispiel Firmen-T-Hirt, Visitenkarten, Kaffeetasse mit Firmenlogo oder ähnlichem nach Hause ins Homeoffice zu senden.

Virtuelles Onboarding: Tipps für den ersten Arbeitstag

Versuchen Sie, am ersten Arbeitestag des neuen Mitarbeiters trotz des rein virtuellen Kontakts eine "Willkommensatmosphäre" zu schaffen. Dazu gehören die Begrüßung im Einzelgespräch durch den Vorgesetzen sowie eine Videokonferenz mit dem Team. Alle bisherigen Teammitglieder sollten vorher Bescheid wissen, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt und welche Aufgaben dieser übernehmen wird. Darüber hinaus sollte jedes Teammitglied in den ersten Tagen und Wochen mit dem neuen Kollegen eine Art "virtuelle Kaffeepause" machen (zum Beispiel ein Treffen per Video-Chat), um einen persönlichen Draht aufzubauen. Lesen Sie dazu auch: "Digitale Kaffeepausen für soziales Miteinander".

Onboarding im Homeoffice: Pate als Unterstützung

Stellen Sie dem Onboardee einen erfahrenen Mitarbeiter als Pate zur Seite, an den er sich jederzeit wenden kann. Dabei ist es auch sinnvoll, bestimmte Rahmenbedingungen für einen regelmäßigen Austausch zu setzen, zum Beispiel einen wöchentlichen Jour Fixe. Damit der neue Mitarbeiter sich nötiges Wissen aneignen oder vertiefen kann, sind E-Learning-Angebote in dieser Zeit eine sehr gute Möglichkeit, um Lücken zu schließen. Geht es konkret um bestimmte interne Workflows, stellen Sie für Ihre Mitarbeiter Tutorials im Videoformat oder als Skript (PDF, Word, PowerPoint) zur Verfügung.

Soziale Integration beim virtuellen Onboarding

Beim Onboarding geht es nicht nur darum, Informationen zu vermitteln. Genauso wichtig ist es, neue Mitarbeiter emotional ans Unternehmen zu binden und sie dabei zu unterstützen, sich ein internes Netzwerk aufzubauen. Neben der Integration in das eigene Team ist es hilfreich, wenn Sie den Kontakt zu anderen Onboardees herstellen, die ungefähr zeitgleich ihre Stelle im Unternehmen angetreten haben. Die Datev hat hierfür während der Corona-Krise ihren Welcome Day in ein digitales Format übersetzt. Lesen Sie mehr dazu im Beitrag "Virtuelles Onboarding erfordert ein Umdenken".

Remote Onboarding braucht Zeit

Last but not least: Geben Sie sich und dem Onboardee mehr Zeit für die virtuelle Einarbeitung und rechnen Sie mit mehr notwendiger Kommunikation und Koordination. Es fehlt etwa der "Blick über die Schulter" auf die Aufgaben der Kollegen im Büro oder auch der inoffizielle Plausch in der Kaffee-Küche, und damit teilweise der Einblick in die Zusammenhänge der Arbeitsprozesse. Das erschwert zum Teil auch das umfängliche Verständnis für die eigenen Aufgaben und deren Bedeutung.

Weitere Tipps zum Remote Onboading finden Sie im Beitrag "So gelingt Onboarding im Homeoffice".


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