Die Corona-Krise ist ein Belastungstest für die virtuelle Kommunikation, weil der persönliche Austausch im Büro in den vergangenen Monaten fast komplett wegfiel. Eine Studie hat untersucht, welche Kommunikationskanäle und -Tools am häufigsten zum Einsatz kamen und welche die Mitarbeitenden am angenehmsten und effektivsten empfanden.
Die Corona-Krise führt aktuell zu einer massiven Transformation der Arbeitswelt in Deutschland. Laut Daten des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung 2020 hat sich der Zahl derjenigen Beschäftigten, die aktuell von zu Hause arbeiten, von 12 auf 35 Prozent der Erwerbsbevölkerung fast verdreifacht (DIW, 2020). In einem Forschungsprojekt am Lehrstuhl für Organisational Studies unter Leitung von Professor Dr. Florian Kunze untersuchen wir diese Veränderung der Arbeitswelt seit März 2020 durch eine fortlaufende Befragung von 700 Erwerbstätigen, die aktuell von zu Hause arbeiten und nach Alter und Geschlecht der deutschen Erwerbsbevölkerung entsprechen.
Unsere ersten Ergebnisse zeigen, dass viele Mitarbeitende das mobile Arbeiten als effektiv einschätzen und mit hohem Engagement dabei sind. Gleichzeitig berichten auch kontinuierlich circa 20 Prozent der Befragten von erhöhter Erschöpfung und Einsamkeit im Homeoffice (Kunze, Hampel & Zimmermann, 2020). Ein zentraler Faktor für produktives und gesundes Arbeiten im Homeoffice ist, dass eine gute Kommunikation innerhalb des Arbeitsteams und mit der Führungskraft gewährleistet wird. Deshalb haben wir auch untersucht, welche Kommunikationsmittel aktuell im mobilen Arbeit genutzt werden und als produktiv oder belastendend wahrgenommen werden. Die Ergebnisse zur erfolgreichen Kommunikation im Homeoffice, die wir in diesen Beitrag vorstellen, können dazu beitragen, die Transformation zu erfolgreichem mobilem Arbeiten auch über die aktuelle Corona-Krise hinaus sicherzustellen. Zusätzlich bekommen Führungskräfte Anregungen, wie sie effektiv mobil kommunizieren können.
Nutzung von Kommunikationsmitteln: E-Mail und Telefon dominieren, Videokonferenzen nehmen zu
Durch das Wegfallen des physischen Kontakts vor Ort im Büro hat sich durch das Homeoffice vor allem auch der Austausch unter den Beschäftigten deutlich verändert. Wenn man vorher für ein kurzes informelles Gespräch oder auch ein spontanes Meeting kurz an der Bürotür nebenan klopfen konnte, erfordert das Homeoffice nun die verstärkte Nutzung digitaler Medien. Doch diese werden nicht alle gleichmäßig verwendet: Unsere Daten zeigen, dass klassische Medien wie der E-Mail-Verkehr und das Telefon auch während der Corona-Krise im Homeoffice am häufigsten verwendet werden (siehe Infografik). Allerdings hat über die Zeit zwischen Beginn der Corona-Krise im März bis Mitte Mai die Nutzung von Videokonferenzen deutlich zugenommen (+7 Prozent) - auf Kosten der Kommunikation via Telefon (-7 Prozent) und E-Mail (-9 Prozent). Dies deutet darauf hin, dass viele Firmen vermehrt synchrone digitale Meetings durchführen.
Videokommunikationstools: Skype dominiert
Videokonferenzen haben zum Ziel, klassische Besprechungen durch eine Simulation des persönlichen Meetings mit Bild und Ton zu ersetzen. Gerade zur Durchführung von effektiven Interaktionen für komplexe Teamaufgaben sind diese in einem virtuellen Setting unerlässlich. Durch die erhöhte Nachfrage während der Corona-Krise profitieren die vielfältigen Anbieter solcher Videokonferenzdienste. In unserer Studie wollten wir deshalb von den Befragten wissen, welche Anbieter sie für ihre Videokonferenzen nutzen.
Das am meisten genutzte Videokonferenz-Tool ist mit deutlichem Abstand Skype: Fast jede(r) Zweite gab an, Skype in letzter Zeit bei der Nutzung von Videochats verwendet zu haben. Auf dem zweiten Platz folgt mit 25 Prozent Zoom, dicht gefolgt von Microsoft Teams, welches 22 Prozent der Befragten nutzten. Weitere Anbieter, die für Online-Meetings genutzt wurden, sind Webex (13 Prozent), Google Meet (12 Prozent), Adobe Connect (8 Prozent) und Jitsi (7 Prozent). Deutlich wird aus diesen Ergebnissen, dass die amerikanischen Anbieter dominieren, zu denen es insbesondere bei Zoom massive Bedenken in Bezug auf Datenschutz gibt (Süddeutsche, 2020). Anbieter, mit denen die Datenschutzproblematik gelöst werden kann, wie Jitsi, haben bisher nur eine Nischenrolle.
Produktivität und Belastung: Herausforderung Videokommunikation
Doch halten Videokonferenzen, was sie versprechen? Und wie bewerten ihre Nutzer sie im Vergleich zu den anderen Kommunikationstools? Um dies herauszufinden, haben wir die Teilnehmenden unserer Studie gefragt, welche der Kommunikationstools — E-Mail, Telefon, Chat und Videokonferenz — sie einerseits am produktivsten, aber andererseits auch persönlich am belastendsten empfinden. Die beiden am häufigsten genutzten Kommunikationstools E-Mail und Telefon werden von unserer Befragten als am produktivsten wahrgenommen.
Ein wenig überraschend ist hier das Abschneiden der Videokonferenzen: Mit gerade einmal 23 Prozent sieht nur jede(r) Vierte Videokonferenzen als das produktivste Kommunikationstool. Woran dies liegen könnte, zeigt der Blick auf das unterste Diagramme in der Infografik: Mit großem Abstand werden Videokonferenzen von den Befragten als das am belastendste Kommunikationstool wahrgenommen: So empfinden fast 46 Prozent der Teilnehmenden Videokonferenzen als anstrengend, während andere Kommunikationstools wie E-Mail (14 Prozent) und Telefon (18 Prozent) vergleichsweise geringe Werte der empfundenen Belastung aufweisen.
Fazit: Synchrone Videokommunikation im Homeoffice mit Bedacht einsetzen
Die Ergebnisse unserer Befragung machen deutlich, dass es für Mitarbeitende und Führungskräfte darauf ankommt, den richtigen Mix zwischen verschiedenen Kommunikationsformen im mobilen Arbeiten zu finden. Videokonferenzen sind deutlich auf dem Vormarsch in Bezug auf die Häufigkeit der Nutzung, werden aber von den Angestellten im Homeoffice als nicht besonders effektiv und zum Teil belastend empfunden. Dieses Phänomen, das auch schon als "Zoom-Müdigkeit" (Sklar, 2020) beschrieben wurde, lässt sich dadurch erklären, dass längere Videokonferenzen aus verschiedenen Gründen anstrengend sind. Zum einem sieht man sich häufig selbst im Bild und will sich dadurch gut präsentieren, was über längere Zeit ermüdend ist. Zum anderen wird in Gesprächen oft versucht, auch non-verbale Kommunikation zu nutzen, um zum Beispiel Emotionen des Gegenübers zu verstehen. Auch das ist in Videokonferenzen mit häufig sehr kleinen Bildern nur schwer möglich - und Versuche, diese Interpretation von Gesten und Körperhaltung des Gesprächspartners trotzdem vorzunehmen, machen virtuelle Gespräche zusätzlich anstrengend.
Deshalb ist unsere Empfehlung, Videokonferenzen bewusst nur dann einzusetzen, wenn sie wirklich notwendig sind. Dies ist zum Beispiel für offene Diskussionen und Brainstormingprozesse in der Teamarbeit sinnvoll oder auch für Mitarbeitergespräche, in denen es um Feedback, Entwicklungsziele und persönliche Wertschätzung geht und die nicht persönlich durchgeführt werden können. Für andere Kommunikation, die eher zielorientiert ist und bei der zum Beispiel Arbeitsaufgaben verteilt werden oder weniger komplexe Themen im Team besprochen werden, ist es sinnvoll, auf asynchrone Kommunikation per E-Mail oder auf die Nutzung von interaktiven Plattformen zur Projektarbeit zurückzugreifen.
Quellen:
DIW (2020): Vor dem Covid-19-Virus sind nicht alle Erwerbstätigen gleich. DIW aktuell, 41.
Sklar, J. (2020): Zoom fatigue is taxing the brain. Here’s why that happens. National Geographic
Süddeutsche (2020): Skype, Teams, Zoom - in Berlin alle durchgefallen
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