Der Begriff „Onboarding“ bezeichnet die Einarbeitung und Integration, also „an Bord nehmen“ von neuen Mitarbeitern durch ein Unternehmen und umfasst alle Maßnahmen, die die Integration fördern.

Eine systematische Einarbeitung trägt dazu bei, dass der Mitarbeiter…

  • die volle Leistungsfähigkeit schneller erreicht.
  • längerfristig im Unternehmen verbleibt.
  • sich motiviert und zufrieden fühlt.
  • sein Wissen gerne intern einbringt und sich weiterentwickelt.
  • sich loyal gegenüber dem Unternehmen verhält.
  • die Firma gerne als attraktiven Arbeitgeber weiterempfiehlt.

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Onboarding Ebenen

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters vollzieht sich auf drei Ebenen:

  1. Die fachliche Integration bezieht sich auf das faktische Wissen im neuen Arbeitsbereich.
  2. Die soziale Integration umfasst alle sozialen Kontakte – vom direkten Kollegen bis zum Vorgesetzen.
  3. Die werteorientierte Integration bezieht sich auf alle Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie.

In einigen Unternehmen sind systematische Onboarding-Programme bereits fester Bestandteil des Talent Managements. Das Onboarding wird dort als komplexer Prozess begriffen, der deutliche über eine „erste Orientierung“ hinausgeht.

Onboarding Phasen

Der gesamte Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach der Probezeit. Das Onboarding lässt sich in drei Phasen unterteilen:

1. Vorbereitungsphase: Die Vorbereitungsphase umfasst die Zeitspanne vom Beginn der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag. Diese Phase kann auch als Preboarding bezeichnet werden. Das Ziel dieser Phase ist es, das Signal eines professionellen Arbeitgebers zu geben, der sich um seine Mitarbeiter kümmert. Dazu gehört beispielsweise, dem neuen Mitarbeiter wichtige Informationen zuzusenden, offene Fragen zu klären und einen Einarbeitungsplan zu erstellen. Außerdem sollte der Arbeitsplatz des künftigen Mitarbeiters mit allen notwendigen Arbeitsmitteln (Telefon, E-Mail, Account, IT-Berechtigungen etc.) vorbereitet werden.

Checkliste: Kontaktmöglichkeiten zwischen Vertragsunterschrift und 1. Arbeitstag

2. Orientierungsphase: Die Orientierungsphase umfasst die Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis circa zum dritten Monat. Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen, indem er das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe kennen- und verstehen lernt. In dieser Phase muss das Unternehmen den neuen Mitarbeiter mit seinen Kollegen und Vorgesetzten bekannt machen, in Arbeitsabläufe und Tätigkeiten einführen usw.

Leitfaden: Wie gestalte ich den ersten Arbeitstag?

Arbeitshilfe: Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter

3. Integrationsphase: Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat eines Mitarbeiters im Unternehmen. In dieser Phase geht es darum, neue Mitarbeiter immer mehr ins Unternehmen zu integrieren und bei vielen Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen zu lassen. Das Unternehmen unterstützt diese Zeitspanne zum Beispiel durch gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops oder Informationstage, regelmäßige Feedbackgespräche etc.

Arbeitshilfe: Maßnahmenkatalog zur Mitarbeiterintegration

Feedback zum Onboarding Prozess

Regelmäßiges Feedback ist entscheiden für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess. Ein Vertreter von HR und/oder der Vorgesetzte sollten sich mit dem neuen Mitarbeiter zu vorher festgelegten Terminen zusammensetzen: zum Beispiel zwei Wochen nach dem Arbeitsbeginn, dann einen Monat später und so weiter - in Abständen, die der Tätigkeit und dem Integrationsfortschritt des neuen Mitarbeiters entsprechend sinnvoll erscheinen. Im Zentrum dieser Feedbackgespräche stehen Themen wie: Wie gut versteht der neue Mitarbeiter das Unternehmen und seine Rolle darin? Hat er Fragen, die noch unbeantwortet sind? Sind eventuelle Fortbildungsmaßnahmen zielführend und ihr investiertes Geld wert? Welche zukünftigen Entwicklungsmöglichkeiten wünscht sich der Mitarbeiter?

Diese Feedback-Gespräche sind auch eine gute Gelegenheit, Feedback über die Effektivität des Onboarding-Prozesses einzuholen.

Onboarding Software

Vom Anlegen der Personalakte über die Entgeltabrechung bis zur Zeugniserstellung werden heutzutage fast alle HR-Prozesse mithilfe von Software gestaltet und abgewickelt. Das gilt auch für das Onboarding. Nahezu alle großen HR-Management-Softwareplattformen bieten inzwischen eigene Onboarding-Module an, so zum Beispiel Oracle Taleo, SAP Successfactors und Haufe Onboarding. Daneben gibt eine Vielzahl an spezialisierter Softwarelösungen fürs Onboarding.

Solche Softwarelösungen unterstützen HR im backend dabei, den Onboarding-Prozess zu managen. Idealerweise fügt sich das Onboarding-Management nahtlos in andere HR-Prozesse, wie das Bewerbermanagement, das Talent Management oder die Personalentwicklung ein.

Im Frontend bieten Softwarelösungen zum Onboarding meist eine spezielle Oberfläche, die individuell gestaltet und an das Unternehmens-CI angepasst werden können. Über ein solches Onboarding-Portal werden neue Mitarbeiter durch alle Stufen des Onboarding-Prozesses geführt. Im Rahmen einer persönlichen Roadmap für die erhalten neue Angestellte sofort einen Überblick über die Stationen und den Zeitplan, des individuell für sie gestalteten Einarbeitungsprozesses.

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