Die erste Zeit im neuen Job ist für Mitarbeitende meist aufregend und voller Unsicherheiten. Häufig wünschen sie sich Unterstützung und einen Ansprechpartner für ihre vielen Fragen. Genau hier kann ein Onboarding-Buddy wertvolle Starthilfe leisten. Diese erfahrenen Mitarbeitenden unterstützen neue Kolleginnen und Kollegen und bieten Orientierung.
Fachwissen Das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen. Denn die Neuen sollen schnell ins Team und ins Unternehmen integriert werden, damit sie bald produktiv mitarbeiten und soziale Kontakte aufbauen können.
Was ist ein Onboarding-Buddy – Definition
Ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Onboarding-Konzepts ist ein Onboarding-Buddy. Er oder sie ist so etwas wie ein Lotse, der einem Neuling dabei hilft, sich im neuen Unternehmen zurechtzufinden und sich im Team heimisch zu fühlen. Als erfahrener Mitarbeiter oder erfahrene Mitarbeiterin kann er/sie:
- helfen, dass sich neue Mitarbeitende in der neuen Arbeitsumgebung schneller zurechtfinden,
- Teile der fachlichen Einarbeitung übernehmen,
- die Arbeitsabläufe und -prozesse erklären und vermitteln,
- wichtiges Erfahrungswissen an neue Mitarbeitende weitergeben,
- häufig auftretende Fragen beantworten,
- beim internen Networking unterstützen.
Der Onboarding-Buddy fungiert häufig als Mentor und Ansprechpartner und spielt eine wichtige Rolle dabei, das Vertrauen und die Zugehörigkeit des neuen Mitarbeitenden zum Unternehmen zu stärken. Das Konzept des Onboarding-Buddies ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses und kann dazu beitragen, dass neue Mitarbeitende sich schneller im Unternehmen zurechtfinden und schneller produktiv werden.
Vorteile des Konzepts Onboarding-Buddy
Gerade in der Anfangszeit bietet ein Onboarding-Buddy Unterstützung bei Unsicherheiten oder unklaren Aufgaben. Durch die Möglichkeit, niederschwellig Fragen zu stellen, werden neue Mitarbeitende schneller in die Arbeitsprozesse und Unternehmenskultur integriert. Der Onboarding-Buddy zeigt, wie Aufgaben erledigt werden und klärt Erwartungen, die mit den Aufgaben und Verantwortlichkeiten verbunden sind.
Der Buddy trägt auch zur Fehlervermeidung bei, denn die Neuzugänge haben jederzeit das Gefühl, dass sie bei Fragen auf ihren Ansprechpartner oder ihre Ansprechpartnerin zukommen können. Da der Onboarding-Buddy neue Mitarbeitende auch anderen Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Teams vorstellt, unterstützt er das Ankommen der Neuen im Unternehmen und trägt zur wichtigen Vernetzung bei.
Durch die Unterstützung werden Onboardees schneller produktiv und benötigen weniger Zeit, um sich in ihrer neuen Rolle zurechtzufinden und in ihre Aufgaben einzuarbeiten. Wer sich selbst schon in der Anfangszeit als produktiv wahrnimmt, ist motivierter und fühlt sich dem Team zugehörig und verbunden. Daher kann ein Onboarding-Buddy-Konzept auch dazu beitragen, die Anfangsfluktuation (Kündigung innerhalb der Probezeit) zu senken.
Die Aufgaben eines Onboarding-Buddies
Onboarding-Buddies können den neuen Mitarbeitenden - oft besser als Führungskräfte - das Unternehmen und seine Abläufe erklären und bei alltäglichen Herausforderungen zur Seite stehen. Durch die Übernahme verschiedener Aufgaben tragen sie zudem zur Entlastung der Führungskräfte bei. Ein Onboarding-Buddy
- übernimmt die Begrüßung des neuen Mitarbeiters, holt ihn z. B. persönlich am Empfang ab und begleitet ihn am ersten Arbeitstag zu den ersten Kennenlern-Terminen. Er zeigt die Räumlichkeiten und das Unternehmen bei einem Betriebsrundgang.
- hilft bei administrativen Aufgaben wie z. B. ersten Terminen bei HR oder der IT, um notwendige Geräte und Zugänge zu bekommen und begleitet den Neuzugang bei diesen Aufgaben.
- stellt den Onboardee den anderen Kollegen und Kontaktpersonen (auch außerhalb des Teams) vor und unterstützt damit die soziale Integration in das Team. Damit fördert er gleichzeitig die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit anderen Kolleginnen und Kollegen und unterstützt beim Aufbau eines informellen Netzwerks, z. B. durch Einladungen zu gemeinsamen Mittagessen oder Kaffeepausen.
- stellt die wichtigsten betrieblichen Regelungen und Gepflogenheiten vor wie z. B. die Arbeitszeit- und Pausenregelung und gibt Einblicke in die Unternehmenskultur.
- erklärt dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin die fachlichen Aufgaben und vermittelt die Prozesse und Arbeitsabläufe.
- gibt dem/der neuen Mitarbeitenden Feedback zu seiner/ihrer Arbeit und bietet Coaching, Unterstützung bei Fragen oder Unsicherheiten sowie bei der Bewältigung neuer Herausforderungen.
- vermittelt notwendige Schulungen und Einführungsveranstaltungen, um sicherzustellen, dass der/die neue Mitarbeitende die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse erworben hat und damit die Aufgaben erledigen kann.
- gibt der Führungskraft regelmäßige Rückmeldungen zum Stand und Erfolg der Einarbeitung, um auf eventuell auftauchende Probleme oder Konflikte rechtzeitig hinweisen zu können.
Wie Unternehmen ein Onboarding-Buddy-Programm aufsetzen
Damit die Buddies künftig zielgerichtet und effektiv eingesetzt werden können, macht es Sinn, ein Onboarding-Buddy-Programm zu entwickeln. Darin können Rolle und Aufgaben der Buddies genauer definiert werden. Gleichzeitig gewährleistet das Programm eine gleichbleibende qualitativ hochwertige Einarbeitung. Folgendes Vorgehen hat sich bewährt:
- Ziele definieren: Welche Ziele sollen mit dem Onboarding-Buddy-Programm erreicht werden? Welche Erwartungen haben die Führungskräfte? Welchen zeitlichen Umfang sollte der Buddy für die Einarbeitung einplanen?
- Ressourcen bereitstellen: Führungskräfte sollten sicherstellen, dass die Buddies ausreichend zeitliche Ressourcen zur Verfügung haben, z. B. für die Einarbeitung oder Schulungen.
- Buddies auswählen: Die Auswahl geeigneter Buddies ist entscheidend für den Erfolg des Programms. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass die ausgewählten Personen die notwendigen Eigenschaften und Fähigkeiten besitzen (siehe Checkliste für die Auswahl geeigneter Onboarding-Buddies), damit sie neue Mitarbeitende bestmöglich unterstützen können.
- Buddies schulen: Mit Schulungen und Checklisten stellen Führungskräfte sicher, dass die Buddies auf ihre Rolle und Aufgaben vorbereitet sind und über das notwendige Wissen und die Kompetenzen verfügen. Dadurch wird zudem ein einheitlicher Qualitätsstandard für eine hochwertige Einarbeitung garantiert.
- Absprachen treffen: Eine klare Kommunikation und klare Absprachen zwischen Führungskräften, Buddies und neuen Mitarbeitenden stellen sicher, dass alle Beteiligten über die Ziele, den Ablauf und ihre Rollen im Programm informiert sind.
- Buddy-Programm weiterentwickeln: Führungskräfte sollten das Programm in Absprache mit den Buddies regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Damit stellen sie sicher, dass es auch künftig den Bedürfnissen der neuen Mitarbeitenden und des Unternehmens entspricht.
Am erfolgreichsten ist ein Onboarding-Buddy-Programm, wenn es in einen klar strukturierten Onboarding-Prozess und in ein unterstützendes Umfeld für neue Mitarbeitende eingebettet ist.
Onboarding-Buddy: Checkliste für die richtige Auswahl
Um passende Mitarbeitende für die Aufgaben eines Buddies zu finden, eignet sich die folgende Checkliste. Die Kandidatinnen und Kandidaten sollten möglichst viele "ausgeprägt"-Bewertungen mitbringen. Allerdings könnte auch ein Kandidat mit einigen "mittel"-Bewertungen in Betracht gezogen werden, wenn er/sie in anderen Bereichen besonders stark ist. Wer jedoch sechs oder mehr "wenig"-Bewertungen hat, ist möglicherweise nicht der beste Kandidat / die beste Kandidatin für die Rolle eines Onboarding-Buddies.
Eigenschaften | Beschreibung | Ausgeprägt | mittel | gering |
| Erfahrung | Der Buddy verfügt über ausreichend Erfahrung und Kenntnisse im Unternehmen und in der Branche, um neuen Mitarbeitenden bei der Einarbeitung und bei Fragen helfen zu können. | |||
Fachwissen | Der Buddy verfügt über das nötige Fachwissen zu den Arbeitsprozessen, Produkten oder Dienstleistungen und kann idealerweise auch einen Teil der fachlichen Einarbeitung leisten. | |||
Empathie | Der Buddy ist in der Lage, sich in die Lage des neuen Mitarbeitenden zu versetzen und ihn/sie bei Bedarf zu unterstützen und zu motivieren. | |||
Kommunikationsfähigkeit | Der Buddy kann effektiv kommunizieren und den neuen Mitarbeitenden alle notwendigen Informationen und Anleitungen klar und präzise vermitteln. Er sollte sich proaktiv bemühen, bei der Eingewöhnung zu helfen. | |||
Offenheit & Neugier | Der Buddy ist offen für neue Ideen wie auch Ansichten und neugierig auf die Perspektive des neuen Mitarbeitenden. | |||
Zeitmanagement | Der Buddy verfügt über ausreichend Zeit und ist gut erreichbar. | |||
Geduld | Der Buddy ist geduldig und in der Lage, neuen Mitarbeitenden Zeit zu geben, um sich an die neue Arbeitsumgebung und die Abläufe zu gewöhnen. | |||
Teamorientierung | Der Buddy hat eine positive Einstellung zur Teamarbeit und kann gut mit anderen Kollegen zusammenarbeiten, um eine möglichst reibungslose Einarbeitung zu ermöglichen. | |||
Vernetzung | Der Buddy ist angesehen und im Unternehmen gut vernetzt, sodass es neuen Mitarbeitenden auch abteilungsübergreifend Kontakte vermitteln kann. | |||
Konfliktfähigkeit | Der Buddy kann bei Konflikten vermitteln und traut sich, die Patenschaft abzugeben, falls die Chemie nicht stimmt oder sich die Patenschaft als schwierig erweist. | |||
Zuverlässigkeit & Vertrauenswürdigkeit | Der Buddy ist zuverlässig und hält Zusagen ein. Er ist in der Lage, persönliche Informationen vertraulich zu behandeln und dem/der neuen Mitarbeitenden ein Gefühl der Sicherheit und des Vertrauens zu vermitteln. | |||
Loyalität zum Unternehmen | Der Buddy ist dem Unternehmen gegenüber loyal eingestellt und kann ein positives Bild des Unternehmens vermitteln. |
Tipp: Optimal ist es, wenn sich Beschäftigte freiwillig melden, um die Patenschaft zu übernehmen.
Unterschied zwischen Onboarding-Buddy und Mentor
Auch Mentoren sind wichtige Unterstützer. Ein Buddy ist jedoch in der Regel ein Kollege / eine Kollegin auf der gleichen Ebene oder in einer ähnlichen Position wie der Onboardee, während ein Mentor normalerweise eine erfahrene Führungskraft oder ein externer Berater ist, der den Karriereweg eines Mitarbeitenden fördert. Der Fokus eines Mentorships liegt auf der langfristigen Unterstützung und Orientierung bei der beruflichen Entwicklung, indem er eigene Erfahrungen und Fachkenntnisse teilt und als Vorbild und Ratgeber dient. Mentoren beraten ihre Mentees oft über einen längeren Zeitraum hinweg und begleiten ihren Karriereweg, wobei die Kontakte nicht zwingend persönlich erfolgen.
Ein Buddy ist in erster Linie dafür da, einem neuen Mitarbeiter bei der Eingewöhnung in das Unternehmen zu helfen und eine Vertrauensperson zu sein, mit der er sich austauschen und Unterstützung suchen kann. Der Buddy arbeitet normalerweise im gleichen Team und steht dem Onboardee in der Regel nur für einen begrenzten Zeitraum während des Onboarding-Prozesses zur Verfügung.
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